1. აღწერის ბოლოს, უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ, კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც აღინიშნება (ციფრებით და სიტყვებით) აღწერაში შეტანილ საქმეთა რაოდენობა, აღწერის მიხედვით საქმეთა პირველი და ბოლო ნომერი, აგრეთვე საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (საქმეთა სალიტერო და გამოტოვებული ნომრები).
2. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა აღწერილობას ხელს აწერს შემდგენელი თავისი თანამდებობის აღნიშვნით და დაწესებულების საქმისწარმოების სამსახურის ხელმძღვანელთან შეთანხმების შემდეგ ამტკიცებს სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი. საუწყებო არქივის მოთხოვნით შეიძლება შედგეს აღწერის საინფორმაციო-საძიებო სისტემის ცალკეული სახეობები (სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები).
3. დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა აღწერილობა დგება ორ ეგზემპლარად. ერთი ეგზემპლარი საქმეებთან ერთად გადაეცემა საუწყებო არქივს, ხოლო მეორე, როგორც საკონტროლო ეგზემპლარი, რჩება სტრუქტურულ ქვედანაყოფში.
4. სტრუქტურული ქვედანაყოფის აღწერილობაში შეტანილ საქმეთა გარეკანზე, საუწყებო არქივთან შეთანხმებით, რბილი, შავი გრაფიტის ფანქრით კეთდება საქმეთა დროებითი დაშიფვრ