1. ა) დაწესებულებებში, რომელთა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში დიდი რაოდენობის დოკუმენტებია თავმოყრილი, საუწყებო არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით თითოეული ქვედანაყოფის მიერ ყოველწლიურად დგება მუდმივად შესანახი საქმეების აღწერილობები (დანართი 13). ამ აღწერილობების მიხედვით დოკუმენტები ბარდება საუწყებო არქივს. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიერ მომზადებული აღწერები საფუძველია დაწესებულების კრებსითი აღწერის შესადგენად, რომელსაც ამზადებს საუწყებო არქივი და რომლის მიხედვითაც საქმეებს აბარებს სახელმწიფო არქივს;

ბ) დაწესებულებებში, სადაც ყოველწლიურად იქმნება მცირე რაოდენობის დოკუმენტები, დასაშვებია აღწერაში რამდენიმე წლის დოკუმენტების შეტანა;

გ) პირადი შემადგენლობის საქმეების (პირადი საქმეების) აღწერები შეიძლება შედგეს რამდენიმე წლით საქმეთა საერთო ნუმერაციით.

2. აღწერილობებში საქმეთა სათაურების შეტანამდე მოწმდება საქმეთა ფორმირებისა და გაფორმების ხარისხი, აღწერაში შესატან საქმეთა რაოდენობის შესაბამისობა დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით შემოღებულ საქმეთა რაოდენობასთან. საქმეთა გადათვალიერების დროს მოწმდება საქმის სათაურისა და საქმეში შეტანილი დოკუმენტების შინაარსის შესაბამისობა; საქმეში შეტანილი დოკუმენტების გაფორმებისა და დაჯგუფების სისწორე; საქმის ჩაკერებისა თუ აკინძვის ხარისხი; საქმეთა ფურცლების დანომვრის სისწორე; საჭირო შემთხვევაში საქმის შიდა აღწერილობის არსებობა და მისი შედგენის სისწორე; საქმის გარეკანის გაფორმების სისწორე; საქმის დამადასტურებელი წარწერის არსებობა და მისი შედგენის სისწორე. საქმეთა ფორმირებისა და გაფორმების დადგენილი წესების დარღვევის გამოვლენის შემთხვევაში იგი უნდა გასწორდეს. თუ გამოირკვა დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით გათვალისწინებული საქმეების დანაკლისი, სტრუქტურული ქვედანაყოფი იღებს ყველა ზომას მათ მოსაძებნად. აღმოჩენილი საქმეები შეიტანება აღწერაში. თუ ძიება უშედეგოა, აღმოუჩენელ საქმეებზე დგება საქმეთა დანაკლისის მიზეზების ცნობა, რომელსაც ხელს აწერს სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი, და საქმეთა აღწერილობასთან ერთად გადაეცემა საუწყებო არქივს.

3. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა აღწერის აღწერილობითი სტატია შეიცავს შემდეგ ელემენტებს:

ა) საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგით ნომერს აღწერის მიხედვით;

ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსს;

გ) საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაურს, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე;

დ) საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღს;

ე) ფურცლების რაოდენობას საქმეში (ტომში, ნაწილში);

ვ) საქმის შენახვის ვადას.

4. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა აღწერილობის შედგენის დროს საჭიროა შემდეგი მოთხოვნების დაცვა:

ა) თითოეული საქმე აღწერილობაში შეიტანება დამოუკიდებელი რიგითი ნომრით. თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისაგან (ნაწილისაგან), თითოეული ტომი (ნაწილი) აღწერილობაში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით;

ბ) აღწერაში საქმეთა სისტემატიზაცია და სტრუქტურული ქვედანაყოფის აღწერისათვის ნომრის მიკუთვნება დგინდება საუწყებო არქივის მიერ. როგორც წესი, სტრუქტურული ქვედანაყოფის აღწერაში საქმეთა სისტემატიზაცია შეესაბამება მათ სისტემატიზაციას დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურაში, ხოლო სტრუქტურული ქვედანაყოფის აღწერის ნომერი შედგება სტრუქტურული ქვედანაყოფის ციფრობრივი აღნიშვნისაგან საშტატო ნუსხის მიხედვით აღწერილობაში შეტანილი დოკუმენტების კატეგორიათა დასახელების პირველი ასოსა და იმ წლის ციფრისაგან, როდესაც შეიქმნა აღწერაში შეტანილი საქმეები. ასე, მაგალითად, ნომენკლატურის მიხედვით №5 სტრუქტურული ქვედანაყოფის მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეთა აღწერებს, რომლებიც შემოღებულია 1994 წელს, მიეკუთვნება ნომრები: 5მ-1994, 5ხ-1994 და 5პ/შ-1994;

გ) აღწერილობის გრაფები შეივსება საქმეთა გარეკანზე გამოტანილი ცნობების ზუსტი შესაბამისობით;

დ) აღწერილობაში ზედიზედ ერთნაირი სათაურების მქონე საქმეების შეტანის დროს მთლიანად იწერება პირველი საქმის სათაური, ხოლო ყველა დანარჩენი ერთგვაროვანი საქმე აღინიშნება სიტყვით „იგივე“, ამასთან სხვა ცნობები საქმეების შესახებ აღწერაში შეიტანება მთლიანად (აღწერის ყოველ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად);

ე) აღწერილობების გრაფა „შენიშვნა“ გამოიყენება აღნიშვნებისათვის საქმეთა ფიზიკური მდგომარეობის თავისებურებების, დაწესებულების სხვა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში საქმეთა გადაცემის, ასლების არსებობისა და ა.შ. შესახე