1. საქმეში ფურცლების რაოდენობის აღრიცხვისა და მათი ნუმერაციის თავისებურებათა ფიქსირების მიზნით დგება საქმის დამადასტურებელი წარწერა.
2. დამადასტურებელი წარწერა დგება ცალკე ფურცელზე, დავთრებში – ბოლო სუფთა ფურცლის მეორე მხარეს, კარტოთეკებში _ ბარათის ფორმატის ცალკე სუფთა ფურცელზე. დამადასტურებელი ფურცელი დგება დადგენილი ფორმით (დანართი 10). აკრძალულია დამადასტურებელი წარწერის გამოტანა საქმის გარეკანზე ან ბოლო დოკუმენტის სუფთა ფურცლის მეორე მხარეზე. თუ საქმე შეკერილია ან აკინძულია დამადასტურებელი ფურცლის ბლანკის გარეშე, იგი ზედა კიდით ეწებება საქმის გარეკანის შიდა მხარეს.
3. საქმის დამადასტურებელ წარწერაში ციფრებით და სიტყვებით აღინიშნება საქმეში დანომრილი ფურცლების რაოდენობა და ცალკე ნიშნის „+“ (პლუსი) შემდეგ შიდა აღწერის (თუ არის) ფურცლების რაოდენობა.
4. დამადასტურებელ წარწერაში აღინიშნება საქმის დოკუმენტების ნუმერაციის შემდეგი თავისებურებანი: ფურცლების სალიტერო ნომრებისა და გამოტოვებული ნომრების არსებობა; იმ ფურცლების ნომრები, რომლებზეც დაწებებულია ფოტოსურათები, დოკუმენტები, გაზეთების ამონაჭრები; დიდფორმატიანი ფურცლების ნომრები; ჩანადებიანი კონვერტების ნომრები და მათში ჩადებული ფურცლების რაოდენობა.
5. დამადასტურებელ წარწერას ხელს აწერს მისი შემდგენელი, იქვე ხდება ხელმოწერის გაშიფვრა, აღინიშნება შემდგენლის თანამდებობა და შედგენის თარიღი. საქმის შემადგენლობისა და მდგომარეობის შემდგომი ცვლილებები (დაზიანება, დოკუმენტთა დედნების შეცვლა ასლებით, ახალი დოკუმენტების ჩამატება და ა.შ.) აღინიშნება დამადასტურებელ წარწერაში შესაბამისი აქტის დადასტურები