1. შენახვის ვადების მიხედვით ხდება საქმეების სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება.
2. სრულ ფორმირებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის საქმეები. საქმეების სრული გაფორმება ითვალისწინებს:
ა) საქმეების ჩაკერებას ან აკინძვას;
ბ) ფურცლების დანომვრას საქმეში;
გ) საქმის დამადასტურებელი წარწერის შედგენას (დანართი 10);
დ) საჭიროების შემთხვევაში საქმის დოკუმენტაციის შიდა აღწერის შედგენას (დანართი 11);
ე) საქმის გარეკანის (დანართი 12) რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებათა (დაწესებულების დასახელების, საქმისწარმოების ინდექსისა და საქმის სათაურის, საქმის თარიღის და ა.შ. დაზუსტება) შეტანას.
3. დროებით შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია ეს საქმეები ინახებოდეს სწრაფჩამკერებში, არ მოხდეს დოკუმენტების ხელახალი სისტემატიზაცია საქმეში, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერ