1. მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის საქმეების გარეკანის გაფორმება ხდება დადგენილი ფორმის მიხედვით (დანართი 12). საქმის გარეკანზე აღინიშნება დაწესებულების დასახელება და მისი უშუალო დაქვემდებარება; სტრუქტურული ქვედანაყოფის დასახელება; საქმის ინდექსი; საქმის (ტომის, ნაწილის) ნომერი საქმეთა კრებსითი აღწერის მიხედვით; საქმის სათაური; საქმის დოკუმენტების ანოტაცია (განსაკუთრებულად ფასეული დოკუმენტების შემცველი მუდმივად შესანახი საქმეებისათვის); საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღი; საქმის ფურცლების რაოდენობა; საქმის შენახვის ვადა და საარქივო შიფრი.
2. ა) მუდმივად შესანახი საქმეების გარეკანზე გათვალისწინებულია ადგილი იმ სახელმწიფო არქივის დასახელებისათვის, რომელსაც ისინი გადაეცემა, აგრეთვე სახელმწიფო არქივისა და დაწესებულების კოდებისათვის. მუდმივად შესანახი საქმეების გარეკანზე საარქივო შიფრი დაისმება საუწყებო არქივში მელნით მას შემდეგ, რაც ეს საქმეები შეიტანება შესაბამისი სახელმწიფო არქივის საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ დამტკიცებულ საქმეთა კრებსით აღწერებში (მანამდე იგი დაისმება ფანქრით);
ბ) ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეთა გარეკანზე საარქივო შიფრი დაისმება მელნით მას შემდეგ, რაც საქმეები შეიტანება კრებსით აღწერებში, რომლებიც მოწონებულია დაწესებულების ცენტრალური საექპერტო (საექსპერტო) კომისიის მიერ, შეთანხმებულია შესაბამისი სახელმწიფო არქივის საექსპერტო-შემმოწმებელ კომისიასთან (პირადი შემადგენლობის საქმეთა აღწერებისათვის) და დამტკიცებულია დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ.
3. ა) საქმეთა გარეკანის გაფორმების დროს დაწესებულების დასახელება აღინიშნება სრულად, სახელობით ბრუნვაში, იმ დაწესებულების სრული დასახელების აღნიშვნით, რომელსაც იგი უშუალოდ ექვემდებარება (ასევე სახელობით ბრუნვაში). თუ დაწესებულებას ან ზემდგომ დაწესებულებას აქვთ ოფიციალურად მიღებული შემოკლებული დასახელებები, ისინი აღინიშნება ფრჩხილებში სრული დასახელების შემდეგ, მაგალითად:
საქართველოს ეკონომიკის სამინისტრო
სამეცნიერო-ტექნიკური ინფორმაციისა და
ტექნიკურ-ეკონომიკურ გამოკვლევათა
სამეცნიერო-კვლევითი ინსტიტუტი
(ტექინფორმი)
ბ) თუ დაწესებულების (სტრუქტურული ქვედანაყოფის) დასახელება შეიცვალა იმ პერიოდში, რომელსაც საქმის დოკუმენტები მოიცავს, ან საქმე სხვა დაწესებულებას (სტრუქტურულ ქვედანაყოფს) გადაეცა, გარეკანზე დამატებით იწერება ამ დაწესებულების ან მემკვიდრე დაწესებულების (სტრუქტურული ქვედანაყოფის) ახალი დასახელება, ხოლო ძველი ჩაისმება ფრჩხილებში.
4. ა) საქმის სათაური გარეკანზე გადმოიტანება დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურიდან, რომელიც შეთანხმებულია შესაბამისი სახელმწიფო არქივის საექსპერტო-შემმოწმებელ კომისიასთან. საჭირო შემთხვევებში სათაურში შეიტანება დამატებითი ცნობები და დაზუსტებები (დაისმება ბრძანებების, ოქმების ნომრები და ა.შ.);
ბ) იმ შემთხვევაში, როცა საქმე შედგება რამდენიმე ტომისაგან (ნაწილისაგან), თითოეული ტომის (ნაწილის) გარეკანზე გადმოიტანება საქმის საერთო სათაური და თითოეული ტომის (ნაწილის) სათაური, მაგალითად:
ზესტაფონის რაიონის 2000 წლის სოციალურ-ეკონომიკური განვითარების გეგმა. ნაწილი 1. მრეწველობა
ზესტაფონის რაიონის 2000 წლის სოციალურ-ეკონომიკური განვითარების გეგმა. ნაწილი 2. სოფლის მეურნეობა
5. ა) დოკუმენტების ასლების შემცველ საქმეთა სათაურებში აღინიშნება ასლების არსებობა. მაგალითად: ინსტიტუტის ძირითადი საქმიანობის 1997 წლის №№1-120 ბრძანებები. ასლები;
ბ) თუ საქმე შეიცავს დოკუმენტების დედნებს, ეს სათაურში არ აღინიშნებ