1. ა) მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი ცალკეულ კატეგორიათა საქმეების იმ დოკუმენტების აღრიცხვისათვის, რომელიც გამოწვეულია მოცემული დოკუმენტაციის სპეციფიკით (განსაკუთრებულად ფასეული პირადი, სასამართლო და საგამოძიებო, სამეცნიერო ხარისხისა და სამეცნიერო წოდების მინიჭების, საავტორო მოწმობების, გამოგონებათა პატენტების შემცველი საქმეები და ა.შ.), დგება საქმის დოკუმენტების შიდა აღწერილობა;

ბ) შიდა აღწერილობის შედგენა საჭიროა მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეებშიც, რომლებიც ფორმირებულია იმ დოკუმენტების ნაირსახეობებით, რომელთა სათაურები არ ასახავენ დოკუმენტების კონკრეტულ შინაარსს;

გ) საქმის დოკუმენტების შიდა აღწერილობის შედგენის საჭიროება განისაზღვრება დაწესებულების საქმისწარმოების ინსტრუქციით, სპეციალური ინსტრუქციებითა და დებულებებით.

2. ა) შიდა აღწერილობა დგება ცალკე ფურცელზე დადგენილი ფორმის მიხედვით (დანართი 11). იგი მოიცავს საქმის დოკუმენტების რიგითი ნომრების, მათი ინდექსების, თარიღების, სათაურებისა და საქმის იმ ფურცლების ნომრების ცნობებს, რომლებზეც განლაგებულია თითოეული დოკუმენტი;

ბ) საქმის შიდა აღწერისათვის დგება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც ციფრებითა და სიტყვებით აღინიშნება მასში შეტანილი დოკუმენტებისა და შიდა აღწერილობის ფურცლების რაოდენობა;

გ) შიდა აღწერილობას ხელს აწერს მისი შემდგენელი, იქვე ხდება ხელმოწერის გაშიფვრა, აღინიშნება შემდგენლის თანამდებობა და აღწერილობის შედგენის თარიღი;

დ) თუ საქმე აკინძულია ან ჩაკერილია დოკუმენტების შიდა აღწერილობის ბლანკის გარეშე, დადგენილი ფორმით შედგენილი აღწერილობა დაეწებება საქმის გარეკანის წინა პირის შიდა მხარეს.

3. საქმის დოკუმენტების შემადგენლობის შეცვლის შემთხვევაში (დოკუმენტების ამოღება, ჩამატება, მათი შეცვლა ასლებით და ა.შ.) ცვლილებები აისახება გრაფაში „შენიშვნა“ შიდა აღწერის შესაბამისი აქტების დადასტურებით, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში დგება შიდა აღწერილობის ახალი შემაჯამებელი ჩანაწერი და საქმის დამადასტურებელი ჩანაწერ