1. საქმეში შემავალი დოკუმენტები ოთხი ნაჩხვლეტით ჩაიკერება მუყაოს გარეკანში ან აიკინძება ისე, რომ თავისუფლად იკითხებოდეს ყველა დოკუმენტის ტექსტი, თარიღები, ვიზები და რეზოლუციები. ჩასაკერებლად (ასაკინძად) საქმეების მომზადების დროს დოკუმენტებიდან ამოიღებენ ლითონის სამაგრებსა და ქინძისთავებს.
2. მუდმივად შესანახი საქმეები, რომლებიც მოიცავენ განსაკუთრებული სამეცნიერო-ისტორიული, მხატვრული და სხვა ფასეულობის ან განსხვავებული ფორმატის დოკუმენტებს, ინახება სამსარქველიან შესაკრავ მაგარ საქაღალდეებში ან მუყაოს ფუტლარებში (კოლოფებში).
3. თუ საქმეში მოთავსებულია ცალკეული განსაკუთრებულად ფასეული დოკუმენტები ან მოუკითხავი პირადი დოკუმენტები (შრომის წიგნაკები, პასპორტები და სხვ.), ისინი ჩაიდება კონვერტში, რომელიც შემდეგ ჩაიკერება ამ საქმეში. თუ ასეთი დოკუმენტი ბევრია, ისინი შეიძლება ამოღებულ იქნეს საქმეებიდან და აღიწეროს ცალკე.
4. თითოეული საქმის ბოლოს ჩაიკერება დამადასტურებელი წარწერის ფორმის სუფთა ბლანკი (დანართი 10), ხოლო საქმის თავში (საჭიროების შემთხვევაში) – საქმის დოკუმენტების შიდა აღწერის ფორმის ბლანკი (დანართი 11