1. სტრუქტურული ქვედანაყოფების საქმეთა ანაწერების საფუძველზე დგება დაწესებულების საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილება, რომლის მომზადება ეკისრება დაწესებულების არქივს შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.
2. მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებაში შეიტანება სტრუქტურული ქვედანაყოფების საქმიანობაში ერთი წლის განმავლობაში დაგროვილი მუდმივად შესანახ საქმეთა სათაურები, აგრეთვე იმ საქმეთა სათაურები, რომლებიც ფორმდება ,,სშკ“ ნიშნის მქონე ხანგრძლივად შესანახი საქმეებიდან გამოყოფილი დოკუმენტებისაგან. ამასთან ეს სათაურები შეიტანება ანაწერში მხოლოდ იმავე წლის კრებსით ნომენკლატურასთან მათი შეჯერების, საქმეთა ფორმირებისა და გაფორმების სისწორის შემოწმების შემდეგ.
3. ა) მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილება დგება დადგენილი ფორმის მიხედვით (დანართი №3). აღწერილობითი სტატიის ელემენტები, მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებაში საქმეთა სათაურების შეტანის წესი, გრაფების შევსება მე-18 მუხლის მე-3 და მე-4 პუნქტებში მითითებული ელემენტებისა და წესების ანალოგიურია.
ბ) ფონდის საქმეთა კრებსითი ანაწერის პირველ წლიურ განყოფილებას მიეკუთვნება ნომერი ფონდის ფურცლის მიხედვით, ყველა მომდევნო წლიური განყოფილება დამთავრებული ანაწერის შექმნამდე ირიცხება ამ ნომრით.
4. მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის პირველ წლიურ განყოფილებაში შეტანილი საქმეთა სათაურები ინომრება საერთო წესით.
5. ა) დამატებით აღმოჩენილ საქმეთა სათაურების შეტანა წლიურ განყოფილებაში მათი რაოდენობის გათვალისწინებით შეიძლება სალიტერო ნომრებით მიღებული სისტემატიზაციის შესაბამისად ან წლიური განყოფილების ბოლოს.
ბ) ანაწერში საქმეთა შემოსვლის ან გასვლის ჩანაწერების შეტანის შემდეგ დგება საბოლოო შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება აგრეთვე შეტანილი ცვლილებების საფუძვლები.
გ) საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილების დამტკიცების შემდეგ მასში ცვლილებების შეტანა დაიშვება მხოლოდ მას შემდეგ, რაც შესაბამის გადაწყვეტილებას მიიღებს საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისია, რომელმაც ანაწერის ეს განყოფილება დაამტკიცა.
6. მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის პირველი წლიური განყოფილებისათვის დგება წინასიტყვაობა და საჭიროების შემთხვევაში საძიებლები, სარჩევი, შემოკლებულ სიტყვათა სია, რაც ანაწერის წლიური განყოფილების საცნობარო აპარატს შეადგენს.
7. ა) წინასიტყვაობაში შეიტანება ცნობები დაწესებულების იმ პერიოდის საქმიანობის ძირითადი მიმართულებებისა და სტრუქტურის შესახებ, რომელსაც ანაწერის საქმეები მოიცავენ; მოცემულ უნდა იქნეს ანაწერის განყოფილებაში შეტანილი ფონდის დოკუმენტების შინაარსისა და სისრულის მოკლე დახასიათება; მიეთითება იმ საქმეთა არსებობა, რომლებიც სცილდება ფონდის ქრონოლოგიურ ფარგლებს, აღინიშნება საქმეთა ყველაზე უფრო ტიპური ჯგუფები, როგორც დოკუმენტების ნაირსახეობების, ასევე შინაარსის მიხედვით; მოცემულ უნდა იქნეს ანაწერში ასახული ინფორმაციის მოკლე დახასიათება საქვეუწყებო ან ზემდგომი დაწესებულების შესახებ; აღინიშნება საქმეთა სათაურების ფორმირების, აღწერისა და სისტემატიზაციის თავისებურებანი, საცნობარო აპარატის არსებობა, მისი შედგენის ძირითადი პრინციპები და სარგებლობის წესი.
ბ) წინასიტყვაობას ხელს აწერენ შემდგენელი თანამდებობისა და შედგენის თარიღის მითითებით და დაწესებულების არქივის გამგე (არქივზე პასუხისმგებელი პირი).
8. სარჩევი დგება იმ შემთხვევაში, თუ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებაში არის ქვეგანყოფილებები სხვა, საქმეთა უფრო მცირე ჯგუფები, განყოფილების საცნობარო აპარატი. სარჩევში უნდა შედიოდეს: წინასიტყვაობა, შემოკლებათა სია (რომელიც დგება საჭიროების შემთხვევაში), განყოფილებაში შესული ყველა ქვეგანყოფილების და საქმეთა უფრო მცირე ჯგუფის დასახელებები (თუ ისინი არის.)
9. ა) საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილება დგება 4 ეგზემპლარად.
ბ) წლიური განყოფილებები, თუ ისინი არ წარმოადგენენ დამთავრებულ ანაწერს, არ იკერება და არ იკინძება; ისინი უნდა ინახებოდეს სარქველიან და შესაკრავიან საქაღალდეებში.
10. ა) მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილება ექვემდებარება დაწესებულების ცენტრალური საექსპერტო (საექსპერტო) კომისიის მიერ განხილვას, რის შემდეგ მოწონების შემთხვევაში ანაწერის ბოლოს დაისმება გრიფი ,,მოწონებულია“ იმ სხდომის ოქმის ნომრისა და თარიღის მითითებით, რომელზედაც იგი განხილული იყო. მოწონებული წლიური განყოფილებები განსახილველად იგზავნება საარქივო დაწესებულებებში არა უგვიანეს 4 წლისა მას შემდეგ, რაც საქმისწარმოებით დამთავრდა განყოფილებაში შეტანილი საქმეები. წარედგინება მისი 4 ეგზემპლარი.
ბ) საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ წლიური განყოფილების დამტკიცების შემდეგ იგი მტკიცდება აგრეთვე დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ. ამის შემდეგ კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილების პირველი ეგზემლპარი, როგორც საკონტროლო, გადაეცემა საარქივო დაწესებულებას, ხოლო დანარჩენი ეგზემპლარები რჩება დაწესებულებაში