1. დაწესებულებაში დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის შედეგების მიხედვით დგება მუდმივად (დანართი №3), ხანგრძლივად შესანახი (დანართი №4) და პირადი შემადგენლობის (დანართი №5) საქმეთა ანაწერები, აგრეთვე იმ საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის აქტები, რომლებიც შენახვას არ ექვემდებარებიან (დანართი №6).
2. ა) დაწესებულების არქივში ეროვნული საარქივო ფონდის ელექტრონული დოკუმენტების შემადგენლობისა და მოცულობის მიხედვით დგება მუდმივად შესანახი (დანართი №7) და პირადი შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების ანაწერები. მმართველობითი, სამეცნიერო-ტექნიკური დოკუმენტაცია, ელექტრონული დოკუმენტების ცალკეული კომპლექსები შეიტანება დამოუკიდებელ ანაწერებში.
ბ) ანაწერების გაფორმებისა და დამტკიცების წესი დადგენილია წინამდებარე წესების IV თავის მე-18–22-ე მუხლებით.
3. საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისია ამტკიცებს მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერებს და ათანხმებს პირადი შემადგნელობის საქმეთა ანაწერებს (მათ შორის ელექტრონული დოკუმენტების საქმეთა ანაწერებს).
4. მითითებული (მე-16 მუხლის პ.1) ანაწერები და აქტები ერთდროულად განიხილება დაწესებულების ცენტრალური საექსპერტო (საექსპერტო) კომისიის სხდომაზე. ცენტრალური საექსპერტო (საექსპერტო) კომისიის მიერ მოწონებული აქტები და ანაწერები მტკიცდება დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ მხოლოდ საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერების დამტკიცების შემდეგ; ამის შემდეგ დაწესებულებას უფლება აქვს გაანადგუროს მოცემულ აქტებში შეტანილი საქმეები.
5. ა) აქტში საქმეები შეიტანება, თუ მათთვის გათვალისწინებული შენახვის ვადა ამოიწურა იმ წლის 1 იანვრისთვის, რომელშიც დგება აქტი. მაგალითად, 2001 წელს შენახვის ხუთწლიანი ვადის მქონე დასრულებული საქმეები შეიძლება შეტანილ იქნეს აქტში, რომელიც შედგება 2007 წლის 1 იანვრის შემდეგ.
ბ) საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის აქტი დგება მთელი დაწესებულების საქმეებისათვის. თუ აქტში მითითებულია რამდენიმე ქვედანაყოფის საქმეები, მაშინ თითოეული ქვედანაყოფის სახელწოდება აღინიშნება ამ ქვედანაყოფის საქმეთა სათაურების ჯგუფის წინ. გასანადგურებლად შერჩეულ ერთგვაროვან საქმეთა სათაურები აქტში შეიტანება საერთო სათაურით ამ ჯგუფში შემავალ საქმეთა რაოდენობის მითითებით.
6. საარქივო დაწესებულებები ამოწმებენ მუდმივ შესანახად საქმეთა შერჩევის სისწორეს და საჭიროების შემთხვევაში უფლება აქვთ მოითხოვონ მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერებში შეიტანონ დროებით შესანახი თუ გასანადგურებლად შერჩეული საქმეები.
7. ა) გასანადგურებლად გამოყოფილი საქმეები გადაიცემა გადასამუშავებლად. საქმეთა გადაცემა ფორმდება მიღება-ჩაბარების ზედნადებით, რომელშიც მიეთითება გადაცემის თარიღი, ჩასაბარებელ საქმეთა რაოდენობა და ქაღალდის მაკულატურის წონა.
ბ) დატვირთვა და უტილიზაციაზე გატანა ხორციელდება არქივის დოკუმენტების დაცვის უზრუნველყოფაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის კონტროლით.
თავი IV
საქმეთა გაფორმება, საქმეთა ანაწერების შედგენა და გაფორმებ