1. ა) საქმეთა ნომენკლატურაში გათვალისწინებულ უნდა იქნეს საქმეთა სათაურები იმ დოკუმენტების დასაჯგუფებლად, რომლებიც ასახავენ დაწესებულების საქმიანობის ყველა დოკუმენტირებულ უბანსა და საკითხს.
ბ) დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება დროებით მოქმედი ორგანოების საქმეები, რომელთა დოკუმენტები წარმოადგენენ დაწესებულების უფლებამოსილების ან მისი საქმიანობის შეწყვეტის სამართლებრივ საფუძველს (მაგალითად, დაწესებულების სალიკვიდაციო კომისიის საქმეები შეიტანება ლიკვიდირებული დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურაში);
გ) საქმეთა ნომენკლატურის სტრუქტურას განსაზღვრავს დაწესებულების სტრუქტურა (საშტატო ნუსხა). საქმეთა ნომენკლატურის თავები, ქვეთავები და სხვა ნაწილები უნდა ემთხვეოდეს დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფების სახელწოდებებს (მაგალითად: კანცელარია, კადრების განყოფილება, ბუღალტერია და ა.შ.).
2. დაწესებულების, მისი სტრუქტურული ქვედანაყოფების საქმეთა ნომენკლატურის გრაფები შეივსება შემდეგნაირად:
ა) საქმეთა ნომენკლატურის 1-ლ გრაფაში დაისმება ნომენკლატურაში შეტანილი თითოეული საქმის ინდექსები. საქმის ინდექსი შედგება დაწესებულებაში დადგენილი სტრუქტურული ქვედანაყოფის ციფრობრივი აღნიშვნისა და საქმის სათაურის რიგითი ნომრისაგან საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით სტრუქტურული ქვედანაყოფის ფარგლებში. საქმეთა ინდექსები აღინიშნება არაბული ციფრებით. მაგალითად: 02-03, სადაც 02 სტრუქტურული ქვედანაყოფის ინდექსია, ხოლო 03 – საქმეთა სათაურის რიგითი ნომერი საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით;
ბ) საქმეთა ნომენკლატურაში რეკომენდებულია სხვადასხვა სტრუქტურული ქვედანაყოფების (საქმიანობის მიმართულებების) ერთგვაროვან საქმეებს მიეცეს ერთნაირი ინდექსები. მაგალითად: ,,ძირითადი საქმიანობის ბრძანებები“ (02-03, 03-03, 04-03 და ა.შ.);
გ) საქმეთა ნომენკლატურის მე-2 გრაფაში შეიტანება საქმეების (ტომების) სათაურები;
დ) საქმეთა ნომენკლატურის თავებსა და ქვეთავებში საქმეთა სათაურების განლაგების წესი განისაზღვრება საქმის შემცველი დოკუმენტების მნიშვნელობის დონით და მათი ურთიერთკავშირით;
ე) თავდაპირველად თავსდება სამართლებრივი აქტების შემცველ საქმეთა სათაურები. ამასთან, ზემდგომი დაწესებულებების სამართლებრივი აქტები თავსდება დაწესებულების ხელმძღვანელის სამართლებრივი აქტების წინ. შემდეგ თავსდება საგეგმო და საანგარიშგებო დოკუმენტების შემცველ საქმეთა სათაურები;
ვ) გეოგრაფიული და კორესპონდენტული ნიშნებით შემოღებულ საქმეთა სათაურები საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება გეოგრაფიული და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნების მიხედვით;
ზ) საქმის სათაური გარკვეულად და განზოგადებული ფორმით უნდა ასახავდეს საქმის დოკუმენტების ძირითად შინაარსსა და შემადგენლობას;
თ) საქმის სათაურში არ დაიშვება არაკონკრეტული ფორმულირებების (,,სხვადასხვა მასალები“, ,,საერთო მიმოწერა“ და ა.შ.), აგრეთვე ჩართული სიტყვებისა და რთული სინტაქსური კონსტრუქციების ხმარება;
ი) საქმის სათაურები შეიძლება დაზუსტდეს საქმეთა ფორმირებისა და გაფორმების პროცესში. მიღებული თანმიმდევრობით განლაგებული საქმის სათაურის ელემენტების შემადგენლობა განისაზღვრება საქმის დოკუმენტების ხასიათით;
კ) საქმეში დოკუმენტები განლაგდება შემოღების ნიშნების საფუძველზე: საგნობრივი, ნომინალური, საავტორო, კორესპონდენტული, გეოგრაფიული, ქრონოლოგიური. თუ საქმისწარმოებაში სწორად იქნა საქმეთა ფორმირება მათი შემოღების ნიშნების მიხედვით, მაშინ ადვილი იქნება სათაურის შედგენა, რომელიც მთელი სისრულით ასახავს ამ საქმის დოკუმენტების შემადგენლობასა და შინაარსს;
ლ) ოქმები, დადგენილებები, ბრძანებები, განკარგულებები და სხვა სამართლებრივი აქტები საქმისწარმოებაში ჩვეულებრივ ფორმდება ნომინალური, საავტორო, ხანდახან საგნობრივ-კითხვათა, აგრეთვე ქრონოლოგიური ნიშნების მიხედვით. შესაბამისად, სათაურებში აისახება დოკუმენტების სახეობა, ავტორის დასახელება და თარიღი. იმ შემთხვევაში, თუ საქმის ფორმირების დროს გამოყენებული იქნა საგნობრივ-კითხვათა ნიშანი ან სათაური შედგენილია ცალკეულ დოკუმენტზე, მაშინ სათაურში მიეთითება დოკუმენტის შინაარსი. მაგალითად: 1. ,,საქართველოს ბანკის საბურთალოს ფილიალის გამგეობის 2006 წლის იანვარ-ივლისის №№1-15 სხდომათა ოქმები“. 2. ,,საქართველოს ეკონომიკური განვითარების მინისტრის 2006 წლის განკარგულებები მუშაკთა მიღების, გადაადგილებისა და გათავისუფლების შესახებ“;
მ) გეგმები და ანგარიშები ასევე აიწერება ავტორის მითითებით, ხანდახან შინაარსისა და დროის – დოკუმენტის შედგენის პერიოდის მითითებით. მაგალითად: 1. ,,საქართველოს განათლებისა და მეცნიერების სამინისტროს საბჭოს მუშაობის 2007 წლის გეგმა“. 2. ,,ფირმის 2006 წლის კვარტალური ანგარიშები ავტოტრანსპორტის მუშაობის შესახებ“;
ნ) ცნობები, უწყისები, ინფორმაციები, ცხრილები და სხვა საინფორმაციო-ანალიზური დოკუმენტაცია აღიწერება სათაურში ავტორის, შინაარსის, ტერიტორიისა და დროის მითითებით. მაგალითად: ,,თბილისის სახელმწიფო უნივერსიტეტის პროფესორ-მასწავლებელთა 2006 წლის იანვარ-ივნისის ხელფასის გაცემის უწყისები“;
ო.ა) ცნება ,,მიმოწერა“ გამოიყენება შეკითხვებისა და პასუხების შემცველი დოკუმენტების კომპლექსში, რომლებიც წამოიჭრება ორი ან რამდენიმე დაწესებულების ურთიერთკავშირის პროცესში: სათაურში მიეთითება მხოლოდ კორესპონდენტი და შინაარსი. მაგალითად: ,,მიმოწერა სახელმწიფო საგადასახადო სამსახურის ორგანოებთან გადასახადის შეწერის, გადასახადებისა და საჯარიმო სანქციების გასტუმრებაზე განვადების მიცემის, გადასახადების შეწერის საკითხებში აზრთა სხვადასხვაობის, მოსაკრებლების აკრეფის შესახებ“;
ო.ბ) იმ საქმეთა სათაურებში, რომლებიც მოიცავენ მიმოწერას ერთგვაროვან კორესპონდენტებთან, ამ უკანასკნელთა ჩამოთვლა საჭირო არ არის, მიეთითება მხოლოდ მათი საერთო სახეობრივი სახელწოდება. მაგალითად, ,,მიმოწერა ფირმებთან სამშენებლო სამუშაოთა მექანიზაციის შესახებ“;
ო.გ) სხვადასხვაგვარ კორესპონდენტებთან მიმოწერის შემცველ საქმეთა სათაურებში კორესპონდენტები არ მიეთითება. მაგალითი: მიმოწერა სამეცნიერო-ტექნიკური მუშაობის გამოცდილების გაზიარების საკითხებზე თათბირების მოწყობის შესახებ“;
ო.დ) საქმის სათაურში მიეთითება კონკრეტული კორესპონდენტი, თუ მიმოწერა მხოლოდ მასთან წარმოებს. მაგალითი: ,,მიმოწერა ენერგეტიკის სამინისტროსთან ელექტროენერგიით მომარაგების შესახებ“;
პ) სამეცნიერო-ტექნიკური დოკუმენტების საქმის სათაური შეიცავს: საქმის სახეობის ან დოკუმენტების სახეობის (ნაირსახეობის) სახელწოდებას; კომპლექსის, პროექტის, სამეცნიერო-კვლევითი სამუშაოების თემის, ეტაპის, ნაწილის, კვანძის, საკრები ერთეულის, შემუშავების სტადიის დასახლებას; სამეცნიერო თემის ნომერს; საწარმოო ინდექსს;
ჟ) მანქანურსაკითხავი დოკუმენტის სათაური შეიცავს: ინფორმაციის წარდგენის სახეობის აღნიშვნას (მონაცემთა ბაზა, ტექსტიანი ფაილი, ციფრული გამოსახულება და სხვ.) და მის მოკლე შინაარსს, მითითებას ინფორმაციის ავტორზე თუ შემდგენელზე. მაგალითად: ,,მონაცემთა ბაზა ,,სააქტო ჩანაწერების არქივი“. შემდგენელი – სააქციო საზოგადოება №“;
რ) მიღებულ თანმიმდევრობაში განლაგებული საქმის სათაურის ელემენტების შემადგენლობა განისაზღვრება საქმის დოკუმენტების ხასიათით. სათაურების შედგენისას ყველაზე რთულია საქმის ხასიათის გარკვევა შემადგენლობის მიხედვით. ხანდახან საქმეში შეტანილია დოკუმენტების სხვადასხვა სახეობები და პირველ რიგში საჭიროა გადაწყდეს რა სახეობასთან გვაქვს საქმე: დოკუმენტებთან თუ საქმესთან;
ს) ცნება ,,საქმე“ გამოიყენება პირადი საქმეების აღწერის დროს, როდესაც მიეთითება მხოლოდ სახელი და გვარი, აგრეთვე იმ საქმეთა აღწერის დროს, რომლებშიც სხვადასხვა სახის დოკუმენტები დაკავშირებულია საკითხის ერთიანობითა და საქმისწარმოების თანმიმდევრობით. როგორც წესი, ეს არის სასამართლო, საგამოძიებო თუ დავის განხილვის საქმეები. მაგალითად: ,,საქმე სააქციო საზოგადოების ვალაუვალობის (გაკოტრების) შესახებ“;
ტ) იმ საქმეთა სათაურებში, რომელთა დოკუმენტები ეხება ერთ საკითხს, მაგრამ დაკავშირებულნი არ არიან საქმისწარმოების თანმიმდევრობით, საქმის სახეობის აღსანიშნავად იხმარება ტერმინი ,,დოკუმენტები“, ხოლო სათაურის ბოლოს ფრჩხილებში მიეთითება იმ დოკუმენტების ძირითადი ნაირსახეობანი, რომლებიც უნდა დაჯგუფდნენ საქმეში. მაგალითად: ,,დოკუმენტები დარგთაშორისი და დარგობრივი თემატური გამოფენების მოწყობის შესახებ (გეგმები, სიები, მოხსენებები, ექსპონატების დახასიათებები)“;
უ) ტერმინი ,,დოკუმენტები“ გამოიყენება აგრეთვე იმ საქმეთა სათაურებში, რომლებიც მოიცავენ რომელიმე დოკუმენტის დანართ დოკუმენტებს;
ფ) იმ საკითხების საქმეთა სათაურები, რომლებიც არ გადაწყდა ერთი წლის განმავლობაში, ,,გარდამავალია“ და დაწესებულების მომდევნო წლის საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება იმავე ინდექსით;
ქ) თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისაგან ან ნაწილისაგან, დგება საქმის საერთო სათაური, ხოლო შემდეგ, საჭიროების შემთხვევაში, ადგენენ თითოეული ტომის (ნაწილის) სათაურებს, რომლებიც აზუსტებენ საქმის სათაურის შინაარსს;
ღ) საქმეთა ნომენკლატურის მე-3 გრაფაში მიეთითება საქმეების (ტომების, ნაწილების) რაოდენობა. იგი შეივსება კალენდარული წლის დამთავრების შემდეგ;
ყ) მე-4 გრაფაში მიეთითება საქმის შენახვის ვადა, მუხლების ნომრები ნუსხის (ტიპობრივი, საუწყებო), ხოლო მისი არარსებობის შემთხვევაში – საქმეთა ტიპობრივი ან სანიმუშო ნომენკლატურის მიხედვით;
შ) როცა ნომენკლატურაში შეიტანება იმ დოკუმენტების შემცველი სათაურები, რომელთა შენახვის ვადები გათვალისწინებული არ არის დოკუმენტების ტიპობრივი ან საუწყებო ნუსხებით, მათი შენახვის ვადები დაწესებულების არქივისა და ცენტრალური საექსპერტო (საექსპერტო) კომისიის წარდგინებით დგინდება შესაბამისი საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ;
ჩ) მე-5 გრაფაში (,,შენიშვნა“) ნომენკლატურის მოქმედების მთელი ვადის განმავლობაში აღინიშნება საქმეების შემოღების, გარდამავალ საქმეთა, საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის, საქმეთა სხვა დაწესებულებაში გასაგრძელებლად გადაცემის შესახებ და სხვა.
3. კალენდარული წლის დამთავრების შემდეგ საქმეთა ნომენკლატურის ბოლოს დგება შემაჯამებელი ჩანაწერი შემოღებული საქმეების (ტომების, ნაწილების) რაოდენობის შესახებ (განცალკევებით მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახად). დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შემაჯამებელი ჩანაწერების შემცველი ცნობები სავალდებულო წესით ეცნობება საარქივო დაწესებულებას და შესაბამისი აღნიშვნა კეთდება საქმეთა ნომენკლატურაში ცნობის წარსადგენი პირის თანამდებობის აღნიშვნით, ხელმოწერით, ხელმოწერის გაშიფრვითა და თარიღით