1. საქმეთა ნომენკლატურის პირველ გრაფაში დაისმება ნომენკლატურაში შეტანილი თითოეული საქმის ინდექსი. ინდექსი შედგება სტრუქტურული ქვედანაყოფის (საქმიანობის მიმართულების) ციფრობრივი აღნიშვნისა და საქმის სათაურის რიგითი ნომრისაგან ნომენკლატურის მიხედვით სტრუქტურული ქვედანაყოფის ან მთლიანად დაწესებულების ფარგლებში. ინდექსირების ეს წესი მკვიდრდება საქმისწარმოების ინსტრუქციით. საქმეთა ინდექსები აღინიშნება არაბული ციფრებით. მაგალითად: 12-05, სადაც 12 სტრუქტურული ქვედანაყოფის აღნიშვნაა, ხოლო 05 – საქმის რიგითი ნომერი ნომენკლატურის მიხედვით. ინდექსის ციფრების ჯგუფები ერთმანეთისაგან გამოიყოფა ტირეებით. დაწესებულებაში კლასიფიკატორის არსებობისას საქმის ინდექსები შედგება სტრუქტურული ქვედანაყოფის ციფრობრივი აღნიშვნისაგან, ციფრობრივი აღნიშვნისაგან კლასიფიკატორის მიხედვით და საქმის რიგითი ნომრისაგან სტრუქტურული ქვედანაყოფის ან მთლიანად დაწესებულების ფარგლებში. მაგალითად: 12-25-05, სადაც 12 სტრუქტურული ქვედანაყოფის აღნიშვნაა, 25 – საკითხის პირობითი აღნიშვნა კლასიფიკატორის მიხედვით, ხოლო 05 – საქმის რიგითი ნომერი ნომენკლატურის მიხედვით. თუ საქმე რამდენიმე ტომისაგან (ნაწილისაგან) შედგება, ინდექსი დაისმება თითოეულ ტომზე (ნაწილზე) აღნიშვნების „1ტ“, „მე-2ტ“, „მე-3 ტ“ და ა.შ. დამატებით.
2. საქმეთა ნომენკლატურის მეორე გრაფაში შეიტანება საქმეთა (ტომების, ნაწილების) სათაურები. ნომენკლატურის განაყოფებსა და ქვედანაყოფებში საქმეთა სათაურების განლაგების წესი განისაზღვრება საქმეების შემცველი დოკუმენტების მნიშვნელობით და ურთიერთკავშირით. თავდაპირველად განლაგდება საორგანიზაციო-განკარგულებითი დოკუმენტაციის საქმეთა სათაურები. ამასთან, ზემდგომ დაწესებულებათა განკარგულებითი დოკუმენტების საქმეთა სათაურები განლაგდება დაწესებულების ხელმძღვანელის ბრძანებების საქმეთა სათაურების წინ. შემდეგ განლაგდება საგეგმო და საანგარიშგებო დოკუმენტების საქმეთა სათაურები. გეოგრაფიული და კორესპონდენტების ნიშნით შემოღებულ საქმეთა სათაურები ნომენკლატურაში შეიტანება გეოგრაფიული დასახელებების ან კორესპონდენტების ანბანის მიხედვით.
3. საქმეთა ნომენკლატურის მე-3 გრაფის შევსება ხდება კალენდარული წლის დამთავრების შემდეგ.
4. მე-4 გრაფის მრიცხველში აღინიშნება საქმის შენახვის ვადა, მნიშვნელში – მუხლის ნომერი ნუსხის (ტიპობრივი, საუწყებო) მითითებით, ხოლო ნუსხის არარსებობის შემთხვევაში – საქმეთა ტიპობრივი ან სანიმუშო ნომენკლატურის ან საქმის შენახვის ვადის დადგენის სხვა საფუძვლის მითითებით. თუ ნომენკლატურაში შეიტანება იმ დოკუმენტების საქმეთა სათაურები, რომელთა შენახვის ვადა გათვალისწინებული არ არის დოკუმენტების ტიპობრივი ან საუწყებო ნუსხებით, მათი შენახვის ვადა დგინდება შესაბამისი საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ დაწესებულების საუწყებო არქივისა და ცენტრალური საექპერტო (საექსპერტო) კომისიის წარდგინებით.
5. მე-5 გრაფაში „შენიშვნა“ ნომენკლატურის მოქმედების ვადის მთელ მანძილზე საქმისწარმოების სამსახური აღნიშნავს დოკუმენტების შენახვის ვადების ამსახველი ნუსხების სახელწოდებებს, რომლებიც გამოყენებული იყო საქმეთა შენახვის ვადების განსაზღვრისას ნომენკლატურების შედგენის დროს, აგრეთვე შეაქვს აღნიშვნები საქმეთა შემოღების, გარდამავალი საქმეების, საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის, საქმეების ფორმირებისათვის პასუხისმგებელი პირების, სხვა დაწესებულებაში გასაგრძელებლად საქმეთა გადაცემისა და სხვათა შესახებ.
6. იმ შემთხვევაში, როდესაც ინფორმაცია ტრადიციული მატარებლიდან მანქანურზე გადააქვთ, მანქანურსაკითხავი დოკუმენტის ინდექსი აღინიშნება ამავე გრაფაში.
7. კალენდარული წლის დამთავრების შემდეგ დაწესებულების საქმისწარმოების სამსახური საქმეთა ნომენკლატურის ბოლოს აკეთებს შემაჯამებელ ჩანაწერს საქმეთა (ტომების, ნაწილების) რაოდენობის შესახებ, ცალ-ცალკე მუდმივად, ხანგრძლივად (10 წელზე მეტხანს) და დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახ საქმეებზე. დაწესებულების საქმეთა შემაჯამებელი ჩანაწერი კეთდება სტრუქტურული ქვედანაყოფების საქმეთა ნომენკლატურების შემაჯამებელი ჩანაწერების საფუძველზე. დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შემაჯამებელი ჩანაწერები სავალდებულო წესით ეგზავნება საუწყებო არქივს, რის შესახებაც ნომენკლატურაში შეაქვთ სათანადო აღნიშვნა იმ პირის თანამდებობის მითითებით, რომელმაც გააკეთა ეს ჩანაწერი, აგრეთვე მისი ხელმოწერა და ხელმოწერის გაშიფვრა.
საქმეთა ფორმირე