1. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომელთა შინაარსი შეესაბამება საქმის სათაურს, ამასთან აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (საქმეში შეიძლება განსაკუთრებულად ფასეული დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების შეტანა), აგრეთვე დასაბრუნებელი დოკუმენტების მოთავსება.

2. დაწესებულებებში საქმეთა ფორმირებას უზრუნველყოფს დაწესებულების საქმისწარმოების სამსახური. საქმეთა ფორმირება წარმოებს საუწყებო არქივის, ხოლო აუცილებლობის შემთხვევაში შესაბამისი სახელმწიფო არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.

3. საქმეთა ფორმირების დროს საჭიროა შემდეგი ძირითადი მოთხოვნების დაცვა:

ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები საჭიროა მოთავსდეს სხვადასხვა საქმეში;

ბ) საქმეში თავსდება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი;

გ) საქმეში მოთავსებული დოკუმენტი უნდა გაფორმდეს სახელმწიფო სტანდარტისა და სხვა ნორმატიული აქტების მოთხოვნათა შესაბამისად;

დ) საქმეში თავსდება ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი, სასამართლო და პირადი საქმეები, რომელთა ფორმირება ხდება დაწესებულებაში ამა თუ იმ პირის მუშაობის მთელი პერიოდის განმავლობაში; არჩევითი დაწესებულებებისა და მათი მუდმივი კომისიების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში; სასწავლებელთა დოკუმენტები, რომელთა ფორმირება ხდება სასწავლო წლის განმავლობაში; თეატრების დოკუმენტები, რომლებიც ასახავს მათ საქმიანობას თეატრალური სეზონის განმავლობაში; ფილმების, ხელნაწერების საქმეები, ავადმყოფობის ისტორიები და სხვა საქმეები;

ე) მანქანოგრამები საქმეებში თავსდება საერთო წესის მიხედვით;

ვ) საქმეში უნდა მოთავსდეს არა უმეტეს 250 ფურცლისა, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 4 სმ.

4. საქმეში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდეს გარკვეულ საკითხებს. ამასთან, დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიური წესით (შემოსული _ შემოსვლის თარიღების, გასული _ გაგზავნის თარიღების მიხედვით) ან ავტორებისა თუ კორესპონდენტების ანბანის მიხედვით. ამასთანავე, მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეებში ქრონოლოგიური წესით განლაგებისას ადრინდელი დოკუმენტები უნდა მოთავსდეს საქმის დასაწყისში, ხოლო გვიანდელი საქმის ბოლოში. დოკუმენტების პირუკუ განლაგება დაიშვება მხოლოდ დროებით შესანახ საქმეთა ფორმირებისას. დოკუმენტების დანართები, მათი დამტკიცებისა და შედგენის თარიღის მიუხედავად, უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი განეკუთვნებიან. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართები შეადგენენ ცალკე ტომს, რის შესახებაც დოკუმენტში გაკეთდება აღნიშვნა.

5. დაწესებულებასა და მის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში საქმეთა ფორმირების სისწორის კონტროლს ახორციელებს საქმისწარმოების სამსახური ან საქმისწარმოებისათვის პასუხისმგებელი პირ