1. ნომენკლატურაში დოკუმენტების დასაჯგუფებლად გათვალისწინებული უნდა იყოს საქმეთა სათაურები, რომლებიც ასახავენ დაწესებულების მუშაობის ყველა დოკუმენტირებულ უბანსა და საქმიანობას.

2. საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება დროებით მოქმედი ორგანოების საქმეები, რომელთა დოკუმენტები დაწესებულების უფლებამოსილების დადასტურების ან მისი საქმიანობის შეწყვეტის სამართლებრივი საფუძველია (მაგალითად, დაწესებულების სალიკვიდაციო კომისიის საქმეები შეიტანება ლიკვიდირებული დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურაში).

3. იმ საკითხთა საქმეების სათაურები, რომლებიც ერთი წლის განმავლობაში არ გადაწყვეტილა, „გარდამავალია“ და იმავე ინდექსით შეიტანება დაწესებულების მომდევნო წლის საქმეთა ნომენკლატურაში.

4. დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება იმ ლიკვიდირებული დაწესებულებების საქმისწარმოებით დაუმთავრებელ საქმეთა სათაურები, რომელთა უფლებამოსილი მემკვიდრე არის დაწესებულება.

5. საქმეთა ნომენკლატურაში არ შეიტანება ბეჭდურ გამოცემათა სათაურები.

6. საქმის სათაური მკაფიოდ და განზოგადებული ფორმით უნდა ასახავდეს საქმის დოკუმენტების ძირითად შინაარსსა და შემადგენლობას. საქმის სათაურში დაუშვებელია არაკონკრეტული ფორმულირების („სხვადასხვა დოკუმენტი“, „საერთო მიმოწერა“ და ა.შ.), აგრეთვე ჩართული სიტყვებისა და რთული სინტაქსური ფორმების გამოყენება. საქმეთა სათაურები შეიძლება დაზუსტდეს საქმეთა გაფორმების პროცესში.

7. ა) საქმის სათაური შეიცავს შემდეგ ელემენტებს:

– საქმის სახეობის (მიმოწერა, დავთარი და ა.შ.) ან დოკუმენტების ნაირსახეობის (ოქმები, ბრძანებები და ა.შ.) სახელწოდებას;

– დაწესებულების ან სტრუქტურული ქვედანაყოფის (დოკუმენტის ავტორის) დასახელებას;

– იმ დაწესებულების დასახელებას, რომელსაც გაეგზავნება ან რომლისგანაც მიიღება დოკუმენტები (დოკუმენტის ადრესატი ან კორესპონდენტი);

– საქმის დოკუმენტების მოკლე შინაარსს;

– საქმის დოკუმენტების შინაარსთან დაკავშირებული ადგილმდებარეობის (ტერიტორიის) სახელწოდებას;

– თარიღებს (პერიოდს), რომლებსაც განეკუთვნება საქმის დოკუმენტები;

– საქმის დოკუმენტების ასლებზე მითითებას.

ბ) საქმის სათაურის ელემენტების შემადგენლობა განისაზღვრება საქმის დოკუმენტების ხასიათით.

8. ა) სასამართლო, საგამოძიებო, პირადი (პერსონალური), საარბიტრაჟო და სხვა საქმეთა სათაურებში, რომლებიც მოიცავენ ერთ კონკრეტულ საკითხზე თანამიმდევრობით დაკავშირებულ დოკუმენტებს, საქმის სახეობის აღსანიშნავად გამოიყენება ტერმინი „საქმე“;

ბ) იმ საქმეთა სათაურებში, რომელთა დოკუმენტები ეხება ერთ საკითხს, მაგრამ დაკავშირებული არ არის საქმისწარმოების თანამიმდევრობით, საქმის სახეობის აღსანიშნავად იხმარება ტერმინი „დოკუმენტები“, ხოლო სათაურის ბოლოში ფრჩხილებში მიეთითება იმ დოკუმენტების ძირითადი ნაირსახეობები, რომლებიც უნდა დაჯგუფდეს საქმეში. მაგალითად: „დოკუმენტები დარგთაშორისი და დარგობრივი თემატური გამოფენების მოწყობის შესახებ (გეგმები, სიები, მოხსენებები, ექსპონატების დახასიათებები)“;

გ) ტერმინი „დოკუმენტი“ გამოიყენება აგრეთვე იმ საქმეთა სათაურებში, რომლებიც შეიცავენ რომელიმე დოკუმენტის დანართს. მაგალითად: „სამინისტროს კოლეგიის სხდომის ოქმების დოკუმენტები“;

დ) ერთი ნაირსახეობის დოკუმენტების დაჯგუფებისათვის განკუთვნილ საქმეთა სათაურებში დოკუმენტების ნაირსახეობა აღინიშნება მრავლობით რიცხვში;

ე) დაწესებულების, როგორც დოკუმენტების ავტორის, დასახელება აღინიშნება მოკლედ ან იწერება მისი ზოგადი სახელწოდება. მაგალითად: „ინსტიტუტის სამეცნიერო საბჭოს სხდომათა ოქმები“;

ვ) მიმოწერის შემცველ საქმეთა სათაურებში მიეთითება ვისთან და რა საკითხზე (საკითხებზე) მიმდინარეობს მიმოწერა. იმ საქმეთა სათაურებში, რომლებიც მოიცავს იმოწერას ერთგვაროვან კორესპონდენტებთან, ამ უკანასკნელთა ჩამოთვლა საჭირო არ არის, აღინიშნება მხოლოდ მათი საერთო სახეობრივი სახელწოდება. მაგალითად: „მიმოწერა ტრესტებთან სამშენებლო სამუშაოთა მექანიზაციის საკითხებზე“;

ზ) სხვადასხვაგვარ კორესპონდენტებთან მიმოწერის შემცველ საქმეთა სათაურებში კორესპონდენტები არ მიეთითება. მაგალითად: „მიმოწერა სამეცნიერო-ტექნიკური პროპაგანდისა და მუშაობის გამოცდილების გაზიარების საკითხებზე სემინარებისა და თათბირების მოწყობის შესახებ“;

თ) საქმის სათაურში მიეთითება კონკრეტული კორესპონდენტი, თუ მიმოწერა მხოლოდ მასთან წარმოებს. მაგალითად: „მიმოწერა საქენერგოსთან ელექტროენერგიის განაწილების შესახებ“;

ი) საქმის სათაურებში ადმინისტრაციულ-ტერიტორიული ერთეულების აღნიშვნის დროს გასათვალისწინებელია შემდეგი:

– თუ საქმის შინაარსი ეხება რამდენიმე ერთგვაროვან ადმინისტრაციულ-ტერიტორიულ ერთეულს, საქმის სათაურში არ აღინიშნება მათი კონკრეტული სახელწოდებები, მიეთითება მხოლოდ მათი საერთო სახეობრივი სახელწოდება. მაგალითად: „მიმოწერა ადგილობრივი მმართველობის ორგანოებთან ზოგადსაგანმანათლებლო სკოლების მშენებლობის მიმდინარეობის შესახებ“.

– თუ საქმის შინაარსი ეხება ერთ ადმინისტრაციულ-ტერიტორიულ ერთეულს (დასახლებულ პუნქტს), მისი დასახელება აღინიშნება საქმის სათაურში. მაგალითად: „მიმოწერა ინსტიტუტის გორის ფილიალთან სამეცნიერო-კვლევითი სამუშაოების კოორდინაციის საკითხებზე“.

კ) საგეგმო ან საანგარიშგებო დოკუმენტაციის შემცველ საქმეთა სათაურებში მიეთითება გეგმების (ანგარიშების) მომცველი პერიოდი (თვე, კვარტალი, წელი), მაგალითად: „საწარმოს კვარტალური ანგარიშები ავტოტრანსპორტის მუშაობის შესახებ“.

ლ) თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომის ან ნაწილისაგან, დგება საქმის საერთო სათაური, ხოლო შემდეგ, საჭიროების შემთხვევაში, თითოეული ტომის (ნაწილის) სათაურები, რომლებიც აზუსტებს საქმის სათაურის შინაარს