1. განკარგულებითი დოკუმენტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით მათთვის განკუთვნილი დანართებით.

2. განკარგულებითი დოკუმენტებით დამტკიცებული წესდებები, დებულებები, ინსტრუქციები მათი დანართებია და ჯგუფდება მათთან ერთად, ხოლო თუ ისინი დამტკიცებულია როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტები, მათ აჯგუფებენ დამოუკიდებელ საქმეებად.

3. ძირითადი საქმიანობის ბრძანებები და პირადი შემადგენლობის ბრძანებები ჯგუფდება ცალ-ცალკე.

4. პირადი შემადგენლობის ბრძანებები საქმეებად ჯგუფდება მათი შენახვის დადგენილი ვადების მიხედვით. დოკუმენტების დიდი მოცულობის პირობებში მიზანშეწონილია, რომ პირადი შემადგენლობის ბრძანებები, რომლებიც ეხება დაწესებულების საქმიანობის სხვადასხვა მხარეს (სამუშაოზე მიღება, დათხოვნა, გადაადგილება, მივლინებები, პრემირება და ა.შ.), დაჯგუფდეს დამოუკიდებელ საქმეებად.

5. ზემდგომ დაწესებულებათა დავალებები და მათი შესრულების დოკუმენტები საქმეებში ჯგუფდება დაწესებულების საქმიანობის მიმართულებათა მიხედვით.

6. დამტკიცებული გეგმები, ანგარიშები, ხარჯთანუსხები, ლიმიტები, სატიტულო სიები და სხვა დოკუმენტები ჯგუფდება ცალკე მათი პროექტებისაგან.

7. პირად საქმეებში დოკუმენტების განლაგება ხდება ქრონოლოგიურად მათი შემოსვლის კვალობაზე.

8. მუშა-მოსამსახურეთა ხელფასის პირადი ანგარიშები ჯგუფდება დამოუკიდებელ საქმეებად და განლაგდება მათში ანბანური წესით, გვარების მიხედვით.

9. მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები, საჩივრები დაწესებულებათა მუშაობის საკითხებზე და ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება ცალკე, პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან.

10. მიმოწერა, როგორც წესი, ჯგუფდება კალენდარული წლის პერიოდის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხდება ქრონოლოგიური თანამიმდევრობით. დოკუმენტი-პასუხი თავსდება დოკუმენტი-შეკითხვის შემდეგ. გარკვეულ საკითხზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში დოკუმენტი შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით. დაწესებულების საქმიანობის სპეციფიკის მიხედვით მიმოწერის დაჯგუფება შეიძლება სასწავლო წლის, მოწვევის ვადისა და ა.შ. ფარგლებშიც.

11. მანქანურსაკითხავი დოკუმენტები ჯგუფდება საქმეებად ნომენკლატურის მიხედვით.

კარი V

დოკუმენტების მომზადება საუწყებო არქივში გადასაცემ