1. ა) საქმეთა ფორმირება ეწოდება შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად.
ბ) საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს, ამასთან აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება.
2. ა) დაწესებულებებში, სადაც ცენტრალიზებული საქმისწარმოებაა, საქმეების ფორმირებას ახორციელებს დაწესებულების საქმისწარმოების სამსახური, დეცენტრალიზებული საქმისწარმოებისას საქმეების ფორმირება ხორციელდება როგორც სტრუქტურული ქვედანაყოფების (საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელი პირების), ასევე დაწესებულების საქმისწარმოების სამსახურის მიერ.
ბ) საქმეთა ფორმირება ხორციელდება დაწესებულების არქივის, ხოლო, საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.
3. საქმეთა ფორმირების დროს საჭიროა შემდეგი ძირითადი მოთხოვნების დაცვა:
ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში;
ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი;
გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენენ: გარდამავალი საქმეები; სასამართლო საქმეები; პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება მოცემული დაწესებულების მუშაობის მთელი პერიოდის მანძილზე; არჩევითი ორგანოებისა და მათი მუდმივი კომისიების, სადეპუტატო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში; სასწავლებელთა დოკუმენტები, რომელთა ფორმირება ხდება სასწავლო წლის ფარგლებში; თეატრების დოკუმენტები, რომლებიც ასახავენ სასცენო საქმიანობას, – თეატრალური სეზონის ფარგლებში; ფილმების, ხელნაწერების საქმეები, ავადმყოფობის ისტორიები და სხვა;
დ) საქმე უნდა შეცავდეს არა უმეტეს 250 ფურცლისა, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 4 სანტიმეტრს.
4. ა) საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდეს განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან, დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული – შემოსვლის თარიღის, გასული – გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნით;
ბ) დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა, უერთდებიან დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთვნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტში.
5. სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება:
ა) ნორმატიული აქტებით დამტკიცებული წესდებები, დებულებები, ინსტრუქციები, ნუსხები მათი დანართებია და ჯგუფდება მითითებულ დოკუმენტებთან ერთად, ხოლო, თუ ისინი დამტკიცებულია როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტი, მათ აჯგუფებენ ცალკე საქმეებად;
ბ) ძირითადი საქმიანობის და პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება ცალ-ცალკე;
გ) პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება მათი შენახვის დადგენილი ვადების შესაბამისად. მიზანშეწონილია დოკუმენტების დიდი მოცულობისას პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები, რომლებიც ეხება დაწესებულების საქმიანობის სხვადახვა მხარეს (სამუშაოზე მიღება, გადაადგილება, გათავისუფლება, მივლინებები და ა.შ.). დაჯგუფდეს ცალკეულ საქმეებად;
დ) ზემდგომი დაწესებულებების დავალებები და მათი შესრულების დოკუმენტები ჯგუფდება საქმეებში დაწესებულების საქმიანობის მიმართულებების მიხედვით;
ე) დამტკიცებული გეგმები, ანგარიშები, ხარჯთა ნუსხები, ლიმიტები, სატიტულო სიები და სხვა დოკუმენტები ჯგუფდება განცალკევებით მათი პროექტებისაგან;
ვ) პირად საქმეებში დოკუმენტების განლაგება ხდება ქრონოლოგიურად მათი შემოსვლის კვალობაზე;
ზ) მუშა-მოსამსახურეთა ხელფასის პირადი ანგარიშები ჯგუფდება ცალკე საქმეებად და განლაგდება მათში გვარების ანბანის მიხედვით;
თ) მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები და საჩივრები დაწესებულების მუშაობის საკითხებზე, ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკევებით;
ი) მიმოწერა, როგორც წესი, ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით, დოკუმენტი – პასუხი თავსდება დოკუმენტშეკითხვის შემდეგ. გარკვეულ საკითხზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში დოკუმენტები შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით. დაწესებულების საქმიანობის სპეციფიკის მიხედვით მიმოწერა შეიძლება დაჯგუფდეს აგრეთვე სასწავლო წლის, არჩევითი ორგანოების მოწვევის ვადისა და ა.შ. ფარგლებში.
თავი III
დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზ