1. საქმეთა გაფორმება ხდება საქმისწარმოების სამსახურის ან სხვა სტრუქტურული ქვედანაყოფების მუშაკების მიერ დაწესებულების არქივის მეთოდიკური დახმარებითა და კონტროლით. მათივე მოვალეობაში შედის საქმეთა შემოღება და ფორმირებაც.
2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება.
3. ა) სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგნელობის საქმეები.
ბ) საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს:
– საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას;
– საქმის ფურცლების ნუმერაციას;
– დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას;
– საჭირო შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას;
– საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება).
გ) დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები.
4. საქმეში მოთავსებულ დოკუმენტებს ოთხი ნაჩხვლეტით აკერებენ მუყაოს გარეკანში ან კინძავენ ისე, რომ თავისუფლად იკითხებოდეს ყველა დოკუმენტის ტექსტი, თარიღები, ვიზები და რეზოლუციები. ჩასაკერებლად (ასაკინძად) საქმეთა მომზადების დროს დოკუმენტებიდან იღებენ ლითონის სამაგრებს.
5. განსაკუთრებულად ღირებული ან განსხვავებული ფორმატის დოკუმენტებისაგან შედგენილი მუდმივად შესანახი დოკუმენტები ინახება სამსარქველიან შესაკრავებით დახურულ მაგარ საქაღალდეებში ან კოლოფებში.
6. საქმეში მოუკითხავი დოკუმენტების (პირადობის მოწმობების, შრომის წიგნაკების, სამხედრო ბილეთების) არსებობისას, ეს დოკუმენტები ჩაიდება კონვერტში, რომელიც ჩაიკერება საქმეში. ასეთი დოკუმენტების დიდი რაოდენობის არსებობის შემთხვევაში მათ იღებენ საქმეებიდან და ადგენენ ცალკე ანაწერს.
7. თითოეული საქმის ბოლოს აკერებენ დამადასტურებელი ფურცლის სუფთა ბლანკს, ხოლო საქმის დასაწყისში (განსაკუთრებულად ღირებული დოკუმენტების აღრიცხვისათვის) – საქმის დოკუმენტების შიგა ანაწერის ბლანკს.
8. საქმეში შეტანილი დოკუმენტების დაცვის უზრუნველყოფისა და განლაგების წესის განმტკიცების მიზნით ამ საქმის ყველა ფურცელი (დამადასტურებელი ფურცლისა და შიგა ანაწერის გარდა) ინომრება არაბული ციფრებით მთლიანი ნუმერაციით ფურცლის მარჯვენა ზედა კუთხეში უბრალო ფანქრით ან ნუმერატორით. საქმის დოკუმენტების შიგა ანაწერის ფურცლები ინომრება ცალკე.
9. რამდენიმე ტომისა თუ ნაწილისაგან შემდგარ საქმეთა ფურცლები ინომრება ცალკე თითოეული ტომისა თუ ნაწილის მიხედვით.
10.  ფოტოსურათები, ნახაზები, დიაგრამები და სხვა საილუსტრაციო დოკუმენტები, რომლებიც საქმეში წარმოადგენენ დამოუკიდებელ ფურცელს, ინომრება ფურცლის მეორე მხარეს ზედა მინდორზე.
11. დაკეცილი ფურცელი (ა3, ა2 ფორმატის) იშლება და ინომრება ფურცლის ზედა მინდვრის მარჯვენა ნაწილში. ამასთან ცალი მხარით ჩაკერებული ნებისმიერი ფორმატის ფურცელი ინომრება როგორც ერთი ფურცელი; დაკეცილი და შუა ნაწილით ჩაკერილი ფურცელი უნდა ხელახლა ჩაიკეროს და დაინომროს როგორც ერთი ფურცელი.
12. ფურცელი ყრუდ დაწებებული დოკუმენტებით (ფოტოსურათებით, ამონაჭრებით, ამონაწერებით და ა.შ.) ინომრება როგორც ერთი ფურცელი. თუ დოკუმენტს ცალი მხარით მიწებებული აქვს სხვა დოკუმენტები (ტექსტის ჩანართები, თარგმანები, ამონაჭრები და ა.შ.), მაშინ თითოეული დოკუმენტი ცალკე ინომრება.
13. საქმეში ჩაკერებული კონვერტები, რომლებშიც ჩადებულია დოკუმენტები, ინომრება. ამასთან, ჯერ ინომრება კონვერტი, ხოლო მორიგი ნომრით კონვერტში მოთავსებული თითოეული დოკუმენტი.
14. საქმეში ჩაკერებული დოკუმენტები, რომლებსაც საკუთარი ნუმერაცია აქვთ (დაბეჭდილი გამოცემების ჩათვლით), შეიძლება დაინომროს საერთო წესით ან დარჩეს მათი ნუმერაცია, თუ იგი შეესაბამება საქმის ფურცლების განლაგების წესს.
15. ა) საქმის ფურცლების ნუმერაციაში დიდძალი შეცდომების აღმოჩენის შემთხვევაში ტარდება მათი ხელახალი ნუმერაცია. ფურცლების ხელახალი ნუმერაციის დროს ძველ ნომრებს ხაზი გადაესმება და მის გვერდით დაისმება ფურცლის ახალი ნომერი. საქმის ბოლოს დგება ახალი დამადასტურებელი ფურცელი, ამასთან, ძველ დამადასტურებელ ფურცელს ხაზი გადაესმება, მაგრამ რჩება საქმეში.
ბ) თუ დაწესებულების არქივის მიერ საქმეთა სახელმწიფო შენახვისათვის გადასაცემად მომზადების დროს ფურცლების ნუმერაციაში აღმოჩნდება ცალკეული შეცდომები, საარქივო დაწესებულებასთან შეთანხმებით დაიშვება ფურცლების სალიტერო ნომრების გამოყენება.
16. ა) დამადასტურებელი ფურცელი დგება საქმეში ცალკე ფურცელზე, დავთრებში – ბოლო სუფთა ფურცლის მეორე მხარეს, კარტოთეკებში – ბარათის ფორმატის ცალკე სუფთა ფურცელზე.
ბ) საქმის დამადასტურებელი ფურცელი დგება დადგენილი ფორმით (დანართი №9), რომელშიც მიეთითება ციფრებითა და სიტყვებით საქმის დანომრილი ფურცლების რაოდენობა, შიგა ანაწერის ფურცლების რაოდენობა, აღინიშნება საქმის ფურცლების ნუმერაციის თავისებურებანი (საქმის სალიტერო ნომრების, გამოტოვებული ნომრების, ფოტოსურათებით დაწებებული ფურცლების ნომრების, მსხვილფორმატიანი ფურცლების ნომრების, დოკუმენტებიანი კონვერტების არსებობა და მათში ჩადებული ფურცლების რაოდენობა), აგრეთვე მიეთითება საქმეში ბროშურების სტამბური ეგზემპლარების არსებობა ბროშურების ფურცლების რაოდენობით, თუ ისინი არ იქნა აღნიშნული საქმის საერთო ნუმერაციაში.
გ) დამადასტურებელ ფურცელს ხელს აწერს მისი შემდგენელი. საქმის შემადგენლობასა და მდგომარეობაში ყველა შემდგომი ცვლილება (დაზიანება, დოკუმენტების დედნების შეცვლა პირებით) აღინიშნება დამადასტურებელ ფურცელში შესაბამისი აქტის დამოწმებით;
დ) აკრძალულია დამადასტურებელი ფურცლის გამოტანა საქმის გარეკანზე ან ბოლო დოკუმენტის ფურცლის მეორე სუფთა მხარეს. თუ საქმე ჩაკერებულია ან აკინძულია დამადასტურებელი ფურცლის ბლანკის გარეშე, მაშინ იგი ფურცლის ზედა ნაწილით უნდა მიეწებოს საქმის გარეკანის შიგა მხარეს.
17. ა) საქმის დოკუმენტების შიგა ანაწერი დგება მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი დოკუმენტების აღრიცხვისათვის, რომელთა აღრიცხვა გამოწვეულია მოცემული დოკუმენტაციის (განსაკუთრებულად ღირებული, პირადი, სასამართლო, საგამოძიებო საქმეებისა და ა.შ.) სპეციფიკით, აგრეთვე იმ მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა აღრიცხვისათვის, რომლებიც ფორმირებულია დოკუმენტების ნაირსახეობების მიხედვით და რომელთა სათაურები არ ასახავენ დოკუმენტის კონკრეტულ შინაარსს.
ბ) შიგა ანაწერი დგება ცალკე ფურცელზე დადგენილი ფორმის (დანართი №10) მიხედვით, რომელშიც მოცემულია ცნობები საქმის დოკუმენტების რიგითი ნომრების, მათი ინდექსების, თარიღების, სათაურების და საქმის ფურცლების ნომრების შესახებ. შიგა ანაწერს ახლავს შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც ციფრებითა და სიტყვებით მიეთითება მასში შეტანილი დოკუმენტების და შიგა ანაწერის ფურცლების რაოდენობა.
გ) შიგა ანაწერს ხელს აწერს მისი შემდგენელი. თუ საქმე აკინძულია ან ჩაკერებულია დოკუმენტების შიგა ანაწერის ბლანკის გარეშე, დადგენილი ფორმის მიხედვით შედგენილი ანაწერი ეწებება საქმის წინა გარეკანის შიგა მხარეს.
დ) საქმის დოკუმენტების შემადგენლობის ცვლილებები (დოკუმენტების ამოღება, ჩამატება, მათი პირებით შეცვლა და ა.შ.) აისახება გრაფაში ,,შენიშვნა“ შესაბამისი აქტების დამოწმებით. საჭიროების შემთხვევაში დგება შიგა ანაწერის ახალი შემაჯამებელი ჩანაწერი და საქმის დამადასტურებელი წარწერა.
18. ა) მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგნელობის საქმეთა გარეკანი დგება და ფორმდება დადგენილი ფორმის მიხედვით (დანართი №11), რომელშიც მიეთითება დაწესებულების, სტრუქტურული ქვედანაყოფის დასახელება, საქმის ინდექსი, საარქივო შიფრი, საქმის (ტომის, ნაწილის) ნომერი საქმეთა კრებსითი ანაწერის მიხედვით, საქმის სათაური.
ბ) მუდმივად შესანახ საქმეთა გარეკანზე გათვალისწინებულ უნდა იქნეს ადგილი იმ საარქივო დაწესებულების დასახელებისათვის, რომელსაც გადაეცემა დაწესებულების საქმეები, საარქივო დაწესებულებისა და დაწესებულების კოდების აღნიშვნისათვის.
გ) თუ დაწესებულების (სტრუქტურული ქვედანაყოფის) დასახელება შეიცვალა იმ პერიოდში, რომელსაც საქმის დოკუმენტები მოიცავს ან საქმე სხვა დაწესებულებას (სხვა სტრუქტურულ ქვედანაყოფს) გადაეცა, საქმის გარეკანზე მიეთითება ამ დაწესებულების ან უფლებამონაცვლე დაწესებულების ახალი დასახელება, ხოლო დაწესებულების (სტრუქტურული ქვედანაყოფის) უწინდელი დასახელება ჩაისმება ფრჩხილებში.
დ) საქმის სათაური გარეკანზე გამოიტანება დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურიდან, რომელიც შეთანხმებულია შესაბამისი საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელ კომისიასთან. საჭიროების შემთხვევაში სათაურში შეიტანება დაზუსტებები (ბრძანებების, ოქმების და სხვ. ნომრები).
ე) იმ შემთხვევაში, როცა საქმე შედგება რამდენიმე ტომისაგან (ნაწილისაგან), თითოეული ტომის (ნაწილის) გარეკანზე გამოიტანება საქმის საერთო სათაური და თითოეული ტომის (ნაწილის) სათაური.
ვ) დოკუმენტთა პირების შემცველ საქმეთა სათაურებში მიეთითება, რომ ეს პირებია. თუ საქმეში ჩაკერებულია დოკუმენტების დედნები, ეს სათაურში არ მიეთითება.
ზ) საქმის გარეკანზე არაბული ციფრებით მიეთითება საქმის კიდური თარიღები – საქმის შემოღებისა და დამთავრების წელი (წლები).
ზ.ა) თუ საქმეში შეტანილია დოკუმენტები (დანართები და ა.შ.), რომელთა თარიღები სცილდება საქმის კიდურ თარიღებს, საქმის თარიღების ქვეშ, ახალი სტრიქონიდან ჩაიწერება: ,,საქმეში არის ... წლის (წლების) დოკუმენტები“. საქმის თარიღები შეიძლება არ მიეთითოს იმ საქმეთა გარეკანზე, რომლებიც შეიცავენ წლიურ გეგმებსა და ანგარიშებს, რადგანაც ისინი ასახულია საქმეთა სათაურებში.
ზ.ბ) იმ საქმეთა კიდური თარიღები, რომლებიც მოიცავენ სამართლებრივ აქტებს, შემოქმედებით და სხვა დოკუმენტაციას (ოქმები, სტენოგრამები, წერილები, მოხსენებები და ა.შ.), რომელთათვის ზუსტ დათარიღებას დიდი მნიშვნელობა აქვს, აგრეთვე რამდენიმე ტომისაგან (ნაწილისაგან) შემდგარ საქმეთა კიდური თარიღები წარმოადგენენ საქმეში მოთავსებული ყველაზე ადრეული და ყველაზე გვიანი დოკუმენტების რეგისტრაციის (შედგენის) თარიღებს.
ზ.გ) თუ საქმე წარმოადგენს ბრძანებების, განკარგულებების და ა.შ. რეგისტრაციის ჟურნალს, საქმის თარიღები იქნება ჟურნალში პირველი და ბოლო ჩანაწერის ზუსტი კალენდარული თარიღები.
ზ.დ) სხდომათა ოქმების შემცველი საქმის კიდური თარიღებია საქმის შემცველი პირველი და ბოლო ოქმის დამტკიცების (იმ დოკუმენტებისა, რომლებიც მტკიცდება) ან შედგენის თარიღები.
ზ.ე) პირადი საქმის კიდური თარიღებია იმ პირის მიღებისა და დათხოვნის ინდივიდუალური სამართლებრივი აქტის ხელმოწერის თარიღები, რომელზედაც ეს საქმეა შემოღებული.
თ) საქმის გარეკანის სავალდებული რეკვიზიტებია საქმეში ფურცლების რაოდენობა, რომელიც დაისმება საქმის დამადასტურებელი ჩანაწერის საფუძველზე, და საქმის შენახვის ვადები (მუდმივად შესანახ საქმეებზე იწერება ,,მუდმივად შესანახი“)