დაწესებულებისათვის სპეციფიკური დოკუმენტების თითოეული ნაირსახეობის (სამეცნიერო ანგარიშები, რადიო- და ტელეგადაცემათა პროგრამების ტექსტები და ა.შ.), აგრეთვე სამსახურებრივი საუწყებო გამოცემების ანაწერის შედგენისა და გაფორმების წესი განისაზღვრება მათი შენახვის ვადების მიხედვით მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა ანაწერების შედგენისა და გაფორმების წესის ანალოგიურად. კრებსითი ანაწერების წლიურ განყოფილებებში საქმეთა სისტემატიზაცია ხორციელდება დოკუმენტების სპეციფიკის გათვალისწინებით