1. არქივს ათავსებენ სპეციალურად აშენებულ ან დოკუმენტების შესანახად გამოსაყენებელ შენობებში ან შენობის ცალკე სათავსებში. დაწესებულებათა არქივებისათვის სპეციალური სათავსები გათვალისწინებულ უნდა იქნეს ადმინისტრაციული შენობების მშენებლობის ან ხელახალი მოწყობის დროს.
2. სპეციალური სათავსის არარსებობისას დაწესებულების ადმინისტრაციულ შენობაში გამოიყოფა არქივისათვის გამოსაყენებელი სათავსი. გამოსაყენებელ სათავსებში განლაგება ხორციელდება დადგენილი წესით მათი ექსპერტიზის შემდეგ. ექსპერტიზა ადგენს სათავსის ვარგისობას (ცეცხლმედეგობა, ხანგამძლეობა, კონსტრუქციის გამძლეობა, ტექნიკური გამაგრება), სათავსის მდგომარეობას, სათბობი და სავენტილაციო სისტემების არსებობას. ექსპერტიზა ტარდება საარქივო, საექსპლუატაციო, სახანძრო, დაცვითი, სანიტარიული და სხვა პროფილური სამსახურების წარმომადგენელთა მიერ. ექსპერტიზის შედეგები ფორმდება აქტით.
3. არ დაიშვება ექსპლუატაციაში ძველი, ნესტიანი, ცივი სათავსების მიღება, რომლებიც არ პასუხობენ სანიტარიულ-ჰიგიენურ მოთხოვნებს, აგრეთვე იმ შენობების სათავსების მიღება, სადაც განლაგებულია საზოგადოებრივი კვების სამსახურები, საკვები საწყობები და ორგანიზაციები, რომლებშიც დაცულია აგრესიული და ხანძარსაშიში ნივთიერებები ან გამოიყენებენ საშიშ და ქიმიურ ტექნოლოგიებს.
4. ა) არქივის ძირითადი დანიშნულების სათავსებს მიეკუთვნებიან:
– დოკუმენტების შესანახი საცავები;
– დოკუმენტების მიღების, დროებითი განლაგების, აკლიმატიზაციისა და მათზე დამხმარე სამუშაოების ჩატარების სათავსები;
– დოკუმენტების გამოყენებისათვის სათავსები (სამკითხველო დარბაზი, გაცემის უბანი, სააღრიცხვო-საინფორმაციო და საძებნი სისტემების უბანი);
– არქივის თანამშრომელთა სამუშაო ოთახები.
ბ) დაიშვება ცალკეული სათავსების (დარბაზების) მრავალფუნქციონირება ძირითადი და დამხმარე უბნების ტიხრებით გამოყოფა.
5. ა) საცავები უნდა განლაგდეს იზოლირებულ სათავსებში.
ბ) საცავების სათავსები უსაფრთხო უნდა იყოს ხანძრისაგან, გარანტირებული დატბორვისაგან, უნდა ჰქონდეს სათადარიგო გასასვლელი. სათავსებში არ უნდა იყოს გაზისა და წყალსადენის მაგისტრალური მილსადენები.
გ) ფანჯრების გარეშე საცავებში შენახვა დაიშვება, თუ მათში არსებობს ბუნებრივი ან ხელოვნური ვენტილაცია, რომელიც საათში უზრუნველყოფს 2-3-ჯერად ჰაერგაცვლას.
6. საცავებში ელექტროგაყვანილობა უნდა იყოს დახურული, შტეფსელის როზეტები – ჰერმეტული, გადასატან ელექტროაპარატურას უნდა ჰქონდეს ზონარების რეზინის იზოლაცია. საერთო და სართულების ჩამრაზები თავსდება საცავების სათავსების გარეთ.
7. საცავების სათავსების მოწყობას ახორციელებენ არააგრესიული, არამტვერადი მასალების გამოყენებით, ხოლო ხანძარსაქრობ სისტემებსა და საშუალებებში იყენებენ ნეიტრალურ დოკუმენტებისათვის უსაფრთხო ნივთიერებებს.
8. საცავებში აკრძალულია ცეცხლის, სახურებელი ხელსაწყოების გამოყენება, გარეშე ობიექტების განლაგება. სარემონტო-სამონტაჟო სამუშაოები ტარდება დაცვის ზომებისა და დოკუმენტების დაცვის უზრუნველყოფით