1. დოკუმენტების შენახვის ორგანიზაცია ღონისძიებათა სისტემაა, რომელიც მოიცავს დოკუმენტების რაციონალურ განლაგებას, კონტროლს მათ მოძრაობასა და ფიზიკურ მდგომარეობაზე, სადაზღვევო ფონდისა და სარგებლობის ფონდის შექმნის მიზნით დოკუმენტების პირების გადაღებას, იმ დოკუმენტების თავდაპირველი ან თავდაპირველთან მიახლოებული თვისებებისა და გარე ნიშნების აღდგენას (რესტავრაციას), რომლებიც დაზიანდა ან დაიშალა.
2. დოკუმენტების დაცვის უზრუნველსაყოფად არქივში უნდა ხორციელდებოდეს:
ა) დაცვის ორგანიზაციის ღონისძიებათა კომპლექსი, რომელიც ითვალისწინებს დოკუმენტების შესანახად მატერიალურ-ტექნიკური ბაზის შექმნას (საცავების შენობა და სათავსები, დოკუმენტების შენახვის საშუალებები, დაცვისა და შენახვის უსაფრთხოების საშუალებები, კლიმატური კონტროლის საშუალებები, დოკუმენტების პირგადამღები და დაზიანებული დოკუმენტების აღდგენის საშუალებები და ა.შ);
ბ) დოკუმენტების შენახვის ნორმატიული პირობების შექმნისა და დაცვის ღონისძიებათა კომპლექსი (შენახვის ტემპერატურულ-ტენიანობითი, განათების, სანიტარიულ-ჰიგიენური დაცვითი რეჟიმები).
3. შენახვის ორგანიზაციის ღონისძიებათა სისტემა უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების დაცვასა და ფიზიკურ მდგომარეობაზე კონტროლს დოკუმენტების დაწესებულების არქივში მიღების დროს, მათი შენახვისა და მუდმივ შესანახად გადაცემის დროს. შენახვის ორგანიზაციისა და პირობების შექმნის დროს გათვალისწინებულ უნდა იქნეს კონკრეტული არქივისათვის დამახასიათებელი დოკუმენტების სახეობრივი შემადგენლობის სპეციფიკა