1. საცავებიდან საქმეები გაიცემა:
ა) დაწესებულების მუშაკთა მიერ გამოსაყენებლად;
ბ) სამკითხველო დარბაზში მოქალაქეთა მიერ სამეცნიერო და სხვა გამოკვლევებში გამოსაყენებლად;
გ) სხვა დაწესებულებებისათვის დროებით სარგებლობაში გამოსაყენებლად;
დ) დოკუმენტებზე საარქივო სამუშაოების ჩასატარებლად;
ე) დოკუმენტების სადაზღვევო პირის გადაღებისა და სპეციალური დამუშავების ჩასატარებლად მათი ფიზიკური მდგომარეობის გაუმჯობესების მიზნით.
2. საცავებიდან საქმეები დროებით სარგებლობაში გაიცემა ვადით, რომელიც არ აღემატება:
ა) 1 თვეს დაწესებულების მუშაკთა მიერ გამოსაყენებლად;
ბ) 1 თვეს სამკითხველო დარბაზში დოკუმენტების გამოსაყენებლად;
გ) 3 თვეს სხვა დაწესებულებებისათვის დროებით სარგებლობაში;
დ) 6 თვეს დოკუმენტების ექსპონირებისათვის;
ე) სასამართლოსა და პროკურატურის ორგანოებს საქმეები გაეცემა საქმის შეწყვეტის ან სასამართლო გადაწყვეტილების გამოტანამდე;
ვ) დოკუმენტების დროებით სარგებლობაში გაცემის დადგენილი ვადების გაგრძელება, მათ შორის, სასამართლოსა და პროკურატურისათვის, აგრეთვე ექსპონირებისათვის – დაიშვება განსაკუთრებულ შემთხვევებში დაწესებულების ხელმძღვანელის ნებართვით მოსარგებლის წერილობითი დადასტურების საფუძველზე დოკუმენტების დაცვის შესახებ.
3. საცავებიდან დოკუმენტების გაცემა ფორმდება შემდეგი დოკუმენტებით:
ა) სამკითხველო დარბაზებსა და დაწესებულების თანამშრომლებისათვის საქმეთა გაცემის შეკვეთებით (მოთხოვნებით) (დანართი №17);
ბ) სხვა დაწესებულებებზე, მათ შორის, სასამართლო და პროკურატურის ორგანოებზე ან დოკუმენტების ექსპონირებისათვის, დროებით სარგებლობაში საქმეთა გაცემის აქტებით (დანართი №18);
გ) სადაზღვევო პირების გადაღებისა და დოკუმენტების რესტავრაციაზე სამუშაოთა ჩატარების შეკვეთებით.
4. საცავიდან საქმეთა გაცემის რეგისტრაცია წარმოებს:
ა) დაწესებულების მუშაკებზე საქმეთა გაცემის;
ბ) სამკითხველო დარბაზში საქმეთა გაცემის;
გ) სხვა დაწესებულებებზე დროებით სარგებლობაში საქმეთა გაცემის დავთრებში (დანართი №19).
5. მკვლევართა შესრულებული შეკვეთები (მოთხოვნები) ინახება მკვლევართა პირად საქმეებში, ყველა დანარჩენი – მათი შენახვის ვადების გასვლამდე. მიზანშეწონილია შეკვეთები (მოთხოვნები) ინახებოდეს საქმეთა არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმების ჩატარებამდე.
6. სხვა დაწესებულებებში დროებით სარგებლობაში საქმეთა გაცემა ფორმდება აქტით, რომელიც დგება ორ ეგზემპლარად, ერთი რჩება დაწესებულების არქივში, მეორე გაეცემა მიმღებს. აქტს ხელს აწერენ საქმეთა გადამცემი და მიმღები დაწესებულებების ხელმძღვანელები: ხელმოწერები დასტურდება დაწესებულებათა გერბიანი ბეჭდებით. საქმეთა დაბრუნების შემდეგ აქტის ორივე ეგზემპლარში დაისმება შესაბამისი ნიშანი: ერთი ეგზემპლარი რჩება მიმღებ დაწესებულებაში, ხოლო მეორე ინახება საქმეთა გამცემი დაწესებულების არქივის ფონდის საქმეში.
7. საქმეთა გადაცემა სადაზღვევო პირის გადასაღებად, სარესტავრაციოდ და ასაკინძად ფორმდება შეკვეთით დაწესებულების არქივში სხვა დაწესებულებისათვის დროებით სარგებლობაში საქმეთა გაცემის აქტის ფორმით.
8. ა) სადაზღვევო პირების გამოსაყენებლად, რესტავრაციის, აკინძვის სამუშაოთა ჩასატარებლად საცავიდან საქმეები გაიცემა მხოლოდ დამუშავებული სახით.
ბ) საცავიდან საქმეთა გაცემამდე მოწმდება გარეკანზე საქმის შიფრისა და სათაურის შესაბამისობა ანაწერში საქმის შიფრთან და სათაურთან; საქმეთა გაცემის წინ და დაბრუნების დროს საცავში მოწმდება თითოეული გაცემული საქმის ფურცლების ნუმერაცია და დოკუმენტების მდგომარეობა.
გ) საცავიდან გაცემულ თითოეულ საქმეს უნდა ჰქონდეს გამოყენების ფურცელი (დანართი №20).
9. საცავიდან საქმეთა გაცემის დროს გაცემული საქმის ადგილზე იდება შემცვლელი ბარათი, რომელშიც მიეთითება საქმის ნომერი, ანაწერის ნომერი, ფონდის ნომერი, როდის და ვის გაეცა საქმე, მისი დაბრუნების თარიღი და საქმის გამცემი თანამშრომლის ხელმოწერა თანამდებობის მითითებით (დანართი №21). საცავში საქმის დაბრუნების დროს შემცვლელ ბარათს იღებენ.
10. ა) გამოყენების შემდეგ არქივში დაბრუნებულ საქმეთა მდგომარეობა უნდა შემოწმდეს იმ პირის თანდასწრებით, რომელიც ამ დოკუმენტებს აბრუნებს.
ბ) თუ აღმოჩნდა საქმეების ან მათში ცაკლეული ფურცლების დანაკლისი, აგრეთვე საქმეებისა და დოკუმენტების დაზიანება, არქივის თანამშრომლების მიერ დგება აქტი ორ ეგზემპლარად, რომელთაგან ერთი წარედგინება სამკითხველო დარბაზის მკვლევარს ან იმ დაწესებულების ხელმძღვანელს, რომელმაც დოკუმენტები გამოიყენა, რათა პასუხისგებაში მიეცნენ ბრალეული პირები, ხოლო მეორე – რჩება არქივში.
11. ა) არქივის ფარგლებს გარეთ დოკუმენტების გატანის დროს დაცულ უნდა იქნეს უსაფრთხოების ზომები.
ბ) ტრანსპორტირების დროს დაცულ უნდა იქნეს ზომები დოკუმენტების გარემოს მავნე ფაქტორების ზემოქმედებისაგან საფუთავების სპეციალური სახეობების გამოყენებით, რომლებიც უზრუნველყოფენ მათ დაცვას ნალექისაგან, სინათლისაგან, მექანიკური დაზიანებებისაგან