1. დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი დოკუმენტების მთელი ერთობლიობა შეადგენს მის დოკუმენტურ ფონდს.
2. ა) დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი დოკუმენტები შენახვის ვადების მიხედვით იყოფა:
– დროებით შესანახ (10 წლის ჩათვლით);
– ხანგრძლივად შესანახ (10 წელზე ზევით);
– მუდმივად შესანახ დოკუმენტებად.
ბ) მუდმივად შესანახი დოკუმენტები, ე.ი. დოკუმენტები, რომლებსაც გააჩნიათ ისტორიული, სამეცნიერო, სოციალური, ეკონომიკური, კულტურული მნიშვნელობა, შეადგენს დაწესებულების საარქივო ფონდს, რომელიც წარმოადგენს ეროვნული საარქივო ფონდის შემადგენელ ნაწილს.
გ) დოკუმენტების შენახვის ვადები დგინდება მათი შემფასებელი ექსპერტიზის საფუძველზე; დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის წესი განსაზღვრულია წინამდებარე წესების III თავში.
3. საარქივო ფონდის ნაირსახეობებია:
ა) დაწესებულების საარქივო ფონდი, რომელიც შედგება მისი საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი დოკუმენტებისაგან;
ბ) გაერთიანებული საარქივო ფონდი, რომელიც შედგება ერთმანეთთან ისტორიულად და/ან ლოგიკურად განპირობებული ურთიერთობების მქონე (საქმიანობის ერთგვაროვნება და მონაცვლეობა, დაქვემდებარებულობა, საქმიანობის ობიექტისა და დროის ერთიანობა, ადგილმდებარეობა და სხვ.) ორი ან მეტი ფონდშემქმნელი დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი დოკუმენტებისაგან;
გ) პირადი წარმოშობის საარქივო ფონდი, რომელიც შედგება ცალკეული პირის, ოჯახის, გვარეულობის ცხოვრებისა და მოღვაწეობის პროცესში წარმოქმნილი და დაწესებულების არქივში შესანახად მიღებული დოკუმენტებისაგან.
4. საარქივო კოლექცია ეწოდება სხვადასხვა წარმოშობის ცალკეული დოკუმენტების ერთობლიობას, რომლებსაც აერთიანებს ერთი ან რამდენიმე ნიშანი (თემატური, სახეობრივი, საობიექტო, საავტორო, ქრონოლოგიური და სხვა)