1. ა) დაწესებულების განსაკუთრებულად ღირებულ და უნიკალურ დოკუმენტებზე მიკროფილმირების გზით იქმნება სადაზღვევო პირები (პირველი თაობის ნეგატივები რულონურ ფირზე ან მიკროფიშებზე).
ბ) არქივში დაცული დოკუმენტების სადაზღვევო პირების ერთობლიობა შეადგენს სადაზღვევო ფონდს. სადაზღვევო ფონდი იქმნება ღირებული დოკუმენტური ინფორმაციის შენარჩუნების მიზნით დედნების დაკარგვის ან დაზიანების შემთხვევაში.
2. ა) სადაზღვევო ფონდის შექმნასთან ერთად იქმნება სარგებლობის ფონდი (პოზიტიური მიკროფილმები და ციფრული მატარებლები).
ბ) სარგებლობის ფონდი შეიძლება აგრეთვე შეიქმნას მიზნობრივი წესით ყველაზე უფრო გამოყენებული დოკუმენტური კომპლექსების მიხედვით დოკუმენტების ქსეროპირგადაღების ან პირების შექმნის გზით ელექტრონულ მატარებლებზე, რომლებიც უზრუნველყოფენ დოკუმენტის პირისა და დედნის იდენტურობას.
თავი VI
დოკუმენტების ორგანიზაცია არქივშ