1. დაწესებულების დოკუმენტების საფონდო კუთვნილების განსაზღვრა ნიშნავს შესაბამისი დაწესებულების ფონდისადმი მათ მიკუთვნებას.
2. დაწესებულების დოკუმენტების საფონდო კუთვნილების განსაზღვრისას გასათვალისწინებელია შემდეგი:
ა) შემოსული დოკუმენტები მიეკუთვნება იმ დაწესებულების ფონდს, რომელმაც ისინი მიიღო; მათი საფონდო კუთვნილება განისაზღვრება ფორმულარის ისეთი ელემენტების მიხედვით, როგორებიცაა ადრესატი, სარეგისტრაციო შტამპი, რეზოლუციები და აღნიშვნები დოკუმენტების შესასრულებლად გაგზავნის შესახებ, დოკუმენტების შინაარსის მიხედვით;
ბ) გასული დოკუმენტების პირები მიეკუთვნება იმ დაწესებულების ფონდს, რომელიც დოკუმენტების ავტორია; მათი საფონდო კუთვნილება განისაზღვრება ხელმოწერებით, საქმისმწარმოებლური ჩანიშვნებით, დოკუმენტების შინაარსით;
გ) შიგა მიმოქცევის დოკუმენტები მიეკუთვნება იმ დაწესებულების ფონდს, რომელმაც ისინი შეადგინა; მათი საფონდო კუთვნილება განისაზღვრება დაწესებულების სახელწოდებით, ხელმოწერებით, შინაარსით.
3. საქმეები, რომელთა წარმოება თანმიმდევრულად ხორციელდებოდა ორ დაწესებულებაში, შეიტანება იმ დაწესებულების საარქივო ფონდის შემადგენლობაში, რომელშიც ისინი წარმოებით დამთავრდა. დაწესებულების ლიკვიდაციისა და ახლად შექმნილი დაწესებულებისათვის მისი ფუნქციების გადაცემის შემთხვევაში წარმოებით დამთავრებული საქმეები შეიტანება ლიკვიდირებული დაწესებულების ფონდში, ხოლო დაუმთავრებელი საქმეები წარმოებით დამთავრებისათვის გადაეცემა უფლებამონაცვლე დაწესებულებას და შეიტანება ამ უკანასკნელის ფონდში.
4. ერთსა და იმავე ფონდს შეადგენენ დოკუმენტები:
ა) დაწესებულების რეორგანიზაციამდე (გარდაქმნამდე) და მის შემდეგ, თუ მას არ მოჰყოლია მისი საქმიანობის ძირეული შეცვლა;
ბ) დაწესებულების საქმიანობის ტერიტორიული ფარგლების, დაქვემდებარების, სტრუქტურის, შტატების, ბეჭდის და ა.შ. შეცვლამდე და შემდეგ;
გ) საწარმოების, ორგანიზაციებისა და გაერთიანებების, რომლებმაც შეცვალეს საკუთრების სახელმწიფო ფორმა არასახელმწიფოზე, მაგრამ მათ საწესდებო კაპიტალში სჭარბობს სახელმწიფო საკუთრების წილი;
დ) დაწესებულებისა, რომელმაც დროებით შეწყვიტა თავისი საქმიანობა, მაგრამ შემდეგ აღადგინა იგი იმავე ფუნქციებით;
ე) საკუთრების შერეული ფორმების საწარმოების, ორგანიზაციებისა და გაერთიანებების, რომელთა საწესდებო კაპიტალში სჭარბობს სახელმწიფო საკუთრების წილი.
5. ა) საქართველოს ავტონომიური რესპუბლიკების საკანონმდებლო, აღმასრულებელი და სასამართლო ხელისუფლების, ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოების დოკუმენტები ქმნიან დამოუკიდებელ საარქივო ფონდებს.
ბ) დოკუმენტების ფონდური მიკუთვნების განსაზღვრის დროს გათვალისწინებულ უნდა იქნეს მათი კუთვნილება ისტორიული ეპოქებისადმი. ამჟამინდელი საქართველოს დოკუმენტები ინახება ცალკე საქართველოს საბჭოთა სოციალისტური რესპუბლიკის დოკუმენტებისაგან. ამ ისტორიული ეპოქების გამმიჯვნელ თარიღად ითვლება 1991 წლის 9 აპრილის საქართველოს სახელმწიფოებრივი დამოუკიდებლობის აღდგენის აქტი. საქართველოს სსრ და ამჟამინდელი საქართველოს სამინისტროების დოკუმენტები, როგორც წესი, შეადგენენ სხვადასხვა საარქივო ფონდებს. მათ შორის გამმიჯვნელი თარიღი დგინდება შესაბამისი საკანონმდებლო აქტების საფუძველზე კონკრეტული სამინისტროს (დაწესებულების) შესახებ.
გ) ავტონომიური რესპუბლიკების სახელმწიფო ხელისუფლების ორგანოების დოკუმენტები ავტონომიური საბჭოთა სოციალისტური რესპუბლიკების გაუქმების შემდეგ შეადგენდნენ ახალ საარქივო ფონდებს; მათ შორის გამმიჯვნელი თარიღი დგინდება შესაბამისი კანონმდებლობისა და ნორმატიული აქტების საფუძველზე. ყოფილი სახალხო დეპუტატთა რაიონული და საქალაქო საბჭოების დოკუმენტები მათი ლიკვიდაციის მომენტამდე შეადგენენ დამოუკიდებელ საარქივო ფონდებს.
დ) დაწესებულების უფლებების გაფართოებას ან შემცირებას, რომელიც იწვევს მისი კომპეტენციისა და ფუნქციების ძირფესვიან შეცვლას და ახალი დაწესებულების შექმნას, მოჰყვება ახალი საარქივო ფონდის შექმნა.
6. თითოეულ საარქივო ფონდს, რომელიც შემოდის დაწესებულების არქივში, მიეკუთვნება სახელწოდება და ნომერი (იხ. 45-ე მუხლის მე-2 პუნქტი). ფონდის სახელწოდება შეესაბამება ფონდშემქმნელი დაწესებულების ოფიციალურ სახელწოდებას