1. დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმება ტარდება შესანახი ერთეულების ფაქტობრივი არსებობისა და მათი სააღრიცხვო დოკუმენტებში შეტანილ რაოდენობასთან შესაბამისობაში დადგენის, აგრეთვე იმ დოკუმენტების გამოვლენის მიზნით, რომელთაც რესტავრაცია და პროფილაქტიკური დამუშავება ესაჭიროება. შემოწმების მიმდინარეობის დროს ხორციელდება:
ა) არქივში დაცული დოკუმენტების ფიზიკური არსებობის დადგენა;
ბ) დოკუმენტების აღრიცხვაში ნაკლის გამოვლენა და აღმოფხვრა;
გ) არარსებული დოკუმენტების გამოვლენა და მათი მოძებნის ორგანიზაცია;
დ) იმ დოკუმენტების გამოვლენა და აღრიცხვა, რომლებსაც ესაჭიროება რესტავრაცია, კონსერვაცია, პროფილაქტიკური და ტექნიკური დამუშავება.
2. ა) დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმება ტარდება სულ ცოტა 5 წელიწადში ერთხელ მაინც, აგრეთვე მათი სახელმწიფო შესანახად გადაცემის წინ.
ბ) დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის ერთდროული შემოწმებები არქივში ტარდება:
– სხვა სათავსში საქმეთა გადატანის შემდეგ;
– იმ საგანგებო შემთხვევების შემდეგ, რომლებმაც გამოიწვია საქმეების გადაადგილება (ევაკუაცია) ან საცავებში უცხო პირთა შესვლამ;
– არქივის ხელმძღვანელის ან არქივზე პასუხისმგებელი პირის შეცვლის დროს;
– დაწესებულების რეორგანიზაციის ან ლიკვიდაციის დროს.
3. დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმების დროს საჭიროა:
ა) სტელაჟებსა და შენახვის პირველად საშუალებებზე დოკუმენტების განლაგების წესის დაცვა;
ბ) შემოწმების დროს აღმოჩენილი არასწორად დადებული საქმეებისა და დოკუმენტების თავის ადგილეზე დადება;
გ) იმ საქმეების ამოღება, რომლებიც ანაწერში არ არის შეტანილი;
დ) იმ საქმეების ამოღება და იზოლირება, რომლებიც ობით ან სხვა ბიოლოგიური მავნებლებით არის დასნეული;
ე) შემოწმების დროს აღურიცხავ საქმეთა ანაწერში შეტანა აკრძალულია. აღურიცხავი საქმეები იდება აღრიცხული საქმეების შემდეგ შემდგომი დამუშავებისა და აღწერისათვის.
4. საქმეთა არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმების დაწყებამდე შეისწავლება წინა შემოწმებების დოკუმენტები, მოწმდება საქმეთა კრებსითი ანაწერის თითოეულ წლიურ განყოფილებაში საქმეთა ნუმერაციის სისწორე, საქმეთა ნუმერაციის შესაბამისობა ანაწერებში შემაჯამებელ ჩანაწერებსა და ფონდების ფურცლების ცნობებთან.
5. ა) საქმეთა არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმება ტარდება ანაწერის აღწერილობითი სტატიების შეჯერებით გარეკანზე საქმეთა აღწერასთან (შიფრის, ფონდშემქმნელისა და მისი სტრუქტურული ქვედანაყოფების სახელწოდების, საქმეთა საქმისწარმოების ინდექსების, საქმეთა თარიღების, ფურცლების რაოდენობის).
ბ) საქმეთა ფიზიკური მდგომარეობა განისაზღვრება მათი ვიზუალური გადათვალიერებით (დანართი №22).
გ) შემოწმების მსვლელობისას საქმეთა ანაწერებსა და სხვა სააღრიცხვო დოკუმენტებში რაიმე ჩანიშვნებისა და ჩანაწერების შეტანა აკრძალულია.
6. დაწესებულების თანამშრომელთათვის, სამკითხველო დარბაზში, სხვა დაწესებულებებში დროებით სარგებლობისათვის გაცემული საქმეები მოწმდება საქმეთა გაცემის დავთრებისა და ფურცლების მიხედვით და ითვლება არსებულად.
7. ფონდში საქმეთა არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმების ფურცელი დგება უშუალოდ შემოწმების მსვლელობისას; შემოწმების ფურცლები ინომრება ნომრების მიხედვით თითოეული ფონდის შემოწმების ფარგლებში, მათ ხელს აწერენ შემსრულებლები. ფონდის შემოწმების დასრულების შემდეგ შემოწმების ფურცლები შეიტანება მოცემული ფონდის საქმეში. თუ შემოწმების შედეგად ნაკლი არ აღმოჩნდა, შემოწმების ფურცელი ფონდის საქმეში არ შეიტანება.
8. დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმების დასრულების შემდეგ თითოეული ანაწერის მიხედვით ანაწერის ბოლოს დამადასტურებელი წარწერის შემდეგ კეთდება წარწერა ,,შემოწმებულია“, დაისმის შემოწმების თარიღი; წარწერას ხელს აწერენ შემოწმების ჩამტარებელი მუშაკები თანამდებობების მითითებით.
9. ა) თუ შემოწმებით გამოვლინდა საქმეებისა და დოკუმენტების დანაკლისი, იწყება მათი მოძებნის ორგანიზაცია. ამ მიზნით რეკომენდებულია:
– შესწავლილ იქნეს ყველა აღრიცხული დოკუმენტი საცავიდან საქმეთა გაცემის მიხედვით;
– ორგანიზებულ იქნეს შემოწმების დროს აღმოუჩენელ საქმეთა მოძებნა იმ შესაბამის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში, რომელთა საქმიანობის პროცესში წარმოიქმნა აღმოუჩენელი საქმეები მათი ჩაბარების ანაწერების წინასწარი შესწავლით;
– შემოწმდეს გვერდით განლაგებული ფონდების საქმეები;
– შესწავლილ იქნეს ფონდის საქმე – საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის აქტები, დროებით სარგებლობაში საქმეთა გაცემის აქტები, შემოწმებული ფონდის დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის ადრე შედგენილი აქტები.
ბ) რეკომენდებულია მოძებნა ჩატარდეს საქმეთა არსებობის შემოწმების დასრულების შემდეგ ერთი წლის განმავლობაში.
10. ა) მოძებნის შედეგად ნაპოვნი საქმეები თავის ადგილზე იდება, ხოლო აღმოუჩენელ საქმეთა სააღრიცხვო შესაბამის ბარათში კეთდება ჩანიშვნა თარიღის მითითებითა და თანამდებობის პირის ხელმოწერით.
ბ) საქმეები, რომელთა არარსებობის მიზეზი დადასტურებულია შესაბამისი დოკუმენტებით, დადგენილი წესით ამოიღება ანაწერებიდან და სხვა სააღრიცხვო დოკუმენტებიდან. შესაბამის ბარათებში მიეთითება იმ აქტების თარიღები და ნომრები, რომლებშიც დადასტურებულია საქმის არარსებობა და დგება ცნობები მოძებნის ჩატარების შესახებ. საექსპერტო კომისიაზე მოძებნის შედეგების განხილვისა და დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ მისი გადაწყვეტილების დამტკიცების შემდეგ აღმოუჩენელი დოკუმენტები იხსნება აღრიცხვიდან.
11. დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმება დამთავრებულად ითვლება მას შემდეგ, რაც შემოწმებით გამოვლენილი ცვლილებები შეიტანება შემოწმებული ფონდის სააღრიცხვო დოკუმენტებში და შესაბამისი ცნობები მუდმივად შესანახი საქმეების შესახებ წარედგინება საარქივო დაწესებულებას, რათა შეტანილ იქნეს ცვლილებები საარქივო დაწესებულებების საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ დამტკიცებული საქმეთა ანაწერების საკონტროლო ეგზემპლარებში