დოკუმენტები უნდა ინახებოდეს ისეთ პირობებში, რომლებიც უზრუნველყოფენ მათ დაცვას დაზიანებისაგან, გარემოს მავნე ზემოქმედებებისაგან და გამორიცხავენ დოკუმენტების დაკარგვას.
1. განათების რეჟიმი
ა) დოკუმენტების მუდმივი შენახვა უნდა ხორციელდებოდეს სიბნელეში. დოკუმენტებზე ყველა სახის სამუშაოები უნდა ტარდებოდეს განათების შეზღუდულ ან ტექნოლოგიურად საჭირო დონეზე;
ბ) საცავებში განათება შეიძლება იყოს ბუნებრივი და ხელოვნური;
გ) საცავებში ბუნებრივი განათება დაიშვება განბნეული შუქით ფანჯრებზე შუქგანბნეულების, შუქნაკადის რეგულატორების, დამცავი ფილტრების, შტორების, ჟალუზების გამოყენების, მინების შეღებვის პირობით. დოკუმენტების დასაცავად იყენებენ მათ შენახვას ყდებში, საქაღალდეებში, კოლოფებში, კარადებში, დახურული ტიპის სტელაჟებზე, შესაფუთ ქაღალდსა და ა.შ;
დ) ხელოვნური განათებისათვის გამოიყენება გლუვი გარე ზედაპირის მქონე დახურულ პლაფონებში მოთავსებული ვარვარის ლამპები. დაიშვება ლუმინისცენციური ლამპები სპექტრის დამოკლებული ულტრაიისფერი მონაკვეთით;
ე) ხილვადი სპექტრის დიაპაზონში განათების დონე არ უნდა აღემატებოდეს: სტელაჟის შვეულ ზედაპირზე იატაკიდან 1 მეტრის სიმაღლეზე – 20-50 ლუქსს, სამუშაო მაგიდებზე – 100 ლუქსს.
2. ტემპერატურულ-ტენიანობითი რეჟიმი
ა) ჰაერის კონდიცირების სისტემებით მოწყობილი საცავების სათავსებში დაცულ უნდა იქნეს ოპტიმალური ტემპერატურულ-ტენიანობითი რეჟიმი, რომელიც ითვალისწინებს დოკუმენტთა სახეობების სპეციფიკას: ქაღალდის დოკუმენტებისათვის +17+190C ტემპერატურას, 50-55% ჰაერის ფარდობით ტენიანობას; ფირიანი მასალებისათვის – შავ-თეთრი +150C და 40-55% და ფერადი +2+50C და 40-55%; დოკუმენტებისათვის მაგნიტურ ლენტებსა და დისკურ მატარებლებზე +15+200C და 50-65%;
ბ) საცავებში არ დაიშვება ტემპერატურისა და ტენიანობის მკვეთრი ცვალებადობა. არარეგულირებულ კლიმატიან სათავსებში უნდა ხორციელდებოდეს კლიმატური პირობების ოპტიმიზაციის ღონისძიებები საცავების რაციონალური გათბობისა და განიავების, ჰაერის გაშრობის თუ დატენიანების საშუალებების გამოყენების საფუძველზე. ჰაერის ფარდობითი ტენიანობის ხანგრძლივი აწევის დროს მიიღება აუცილებელი ზომები კლიმატური პირობების ნორმალიზაციისათვის (საცავების ინტენსიური განიავება, გაშრობის, ტენიანობის აწევის მიზეზების აღმოფხვრა);
გ) საცავებში ტემპერატურულ-ტენიანობითი რეჟიმი მოწმდება ჰაერის პარამეტრების რეგულარულად გაზომვის გზით: კონდიცირებულ სათავსებში – კვირაში ერთხელ, არარეგულირებულ კლიმატიან სათავსებში – კვირაში ორჯერ, შენახვის რეჟიმის დარღვევების დროს – ყოველდღიურად;
დ) საკონტროლო-საზომი ხელსაწყოები (თერმომეტრები, ფსიქრომეტრები, ჰიგრომეტრები) უნდა განლაგდეს მთავარ გასასვლელში სტელაჟებზე გასათბობი და სავენტილაციო სისტემებისაგან მოშორებით. ხელსაწყოების ჩვენებები ფიქსირდება სარეგისტრაციო ჟურნალში.
3. სანიტარიულ-ჰიგიენური რეჟიმი
ა) არქივის სათავსებში დაცულ უნდა იქნეს სისუფთავე, შეიქმნას პირობები, რომლებიც გამორიცხავენ ობის, მწერების, მღრღნელების, მტვრის გაჩენას;
ბ) საცავების სათავსებში უზრუნველყოფილ უნდა იქნეს ჰაერის თავისუფალი ცირკულაცია, რომელიც გამორიცხავს სანიტარიულ-ბიოლოგიურ მხრივ სახიფათო არაგანიავებული ზონების შექმნას;
გ) წლის თბილ დროს საცავების გაღებული ფანჯრები, აგრეთვე სავენტილაციო ხვრელები კედლებში, ჭერში, იატაკზე და სავენტილაციო სისტემების გარე ხვრელები დაცულ უნდა იქნეს ბადეებით, რომელთა უჯრედები არ უნდა აღემატებოდეს 0,5 მმ;
დ) საცავების სათავსებში აკრძალულია ზედა ტანსაცმელში, სველ და ტალახიან ფეხსაცმელებში ყოფნა, საკვები სურსათის შენახვა და გამოყენება, მოწევა;
ე) საცავების სათავსებში აუცილებლად უნდა ტარდებოდეს სისტემატური ტენიანი დალაგება, წელიწადში ერთხელ მაინც უნდა ტარდებოდეს სტელაჟების, კარადების, შენახვის საშუალებების განმტვერიანება; იატაკი, პლინტუსები, ფანჯრის რაფები, სტელაჟების ცოკოლის ნაწილები მუშავდებოდეს ანტისეპტიკების წყლის ხსნარით (2%-იანი ფორმალინი, 5%-იანი კატამინი და ა.შ.);
ვ) წელიწადში ორჯერ (გათბობის სეზონის დაწყებისა და დამთავრებისას) დოკუმენტებსა (შერჩევით) და საცავების სათავსებს ამოწმებენ მწერებისა და ობიანი სოკოების გამოსავლენად. ბიოლოგიური მავნებლების გამოვლენისას მიიღება სასწრაფო ზომები არქივის, სანეპიდსადგურების ან საკარანტინო სამსახურების ძალებით სათავსების დეზინფექციისა და დეზინსექციის ჩასატარებლად;
ზ) დალაგების თუ სანიტარიული დამუშავების ჩატარების დროს წყალი და ანტისეპტური ხსნარი არ უნდა ხვდებოდეს დოკუმენტებს.
4. დაცვითი რეჟიმი
ა) დაცვითი რეჟიმი უზრუნველყოფილ უნდა იქნეს შენობაში არქივის განლაგების ადგილის შერჩევით, დაცვის ტექნიკური საშუალებებით, დაცვის სისტემის, სიგნალიზაციის ორგანიზაციით, შესაშვები რეჟიმის ზომების, საცავში დაშვების წესის დაცვით, სათავსების დალუქვით. არქივისა და საცავების გარე კარებს უნდა ჰქონდეს ლითონის პირნაკეთობა და მაგარი საკეტები. ადვილად მისადგომ ფანჯრებზე გარედან უყენებენ ჩასაკეტ, გარედან გასაშლელ გისოსებს. არქივების სათავსებში ამონტაჟებენ დაცვით სიგნალიზაციას, არასამუშაო დროს სათავსები ილუქება. სამუშაო საათებში საცავები დაკეტილი უნდა იყოს გასაღებით. საცავში შესვლის უფლება აქვთ ამ საცავის გამგესა და თანამშრომლებს, ხოლო ცალკეულ შემთხვევებში სხვა პირებს მათი თანდასწრებით. არქივიდან დოკუმენტების გამოტანა ხორციელდება დადგენილი წესით მხოლოდ სპეციალური საშვებით;
ბ) დაცვითი რეჟიმი აგრეთვე ვრცელდება სათავსებზე, რომლებშიც დროებით ინახება საარქივო დოკუმენტები და არქივის მატერიალური ფასეულობები (სამკითხველო, საგამოფენო დარბაზები, ლაბორატორიები და ა.შ.)