1. ა) ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებაში შეიტანება სტრუქტურული ქვედანაყოფების საქმიანობის შედეგად ერთი წლის განმავლობაში შექმნილი საქმეების სათაურები.
ბ) წლიურ განყოფილებაში საქმეთა სათაურების შეტანის წესი მე-18 მუხლის მე-4 პუნქტსა და მე-19 მუხლის მე-2–5 პუნქტებში მითითებული წესის ანალოგიურია.
გ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილება დგება დადგენილი ფორმის მიხედვით (დანართი №4). განყოფილების გრაფების შევსების, საქმეთა სათაურების ნუმერაციის, შემაჯამებელი ჩანაწერისა და დამადასტურებელი წარწერის შედგენის წესი მე-19 მუხლის მე-3–5 პუნქტებსა და მე-20 მუხლის მე-3 პუნქტში მითითებული წესის ანალოგიურია.
დ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებაში საქმეთა სათაურების სისტემატიზაცია შეესაბამება ამავე წლის საქმეთა კრებსითი ნომენკლატურის საქმეთა სისტემატიზაციას.
ე) საჭიროების შემთხვევაში ამ ანაწერის წლიური განყოფილებისათვის დგება სარჩევი, შემოკლებულ სიტყვათა სია (იხ. მე-19 მუხლის მე-6 პუნქტი).
ვ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილება იბეჭდება ორ ეგზემპლარად, რომელსაც თავდაპირველად იწონებს დაწესებულების ცენტრალური საექსპერტო (საექსპერტო) კომისია, ხოლო შემდეგ ამტკიცებს მისი ხელმძღვანელი.
2. პირადი შემადგენლობის საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებას აქვს დადგენილი ფორმა (დანართი №5). განყოფილების გრაფების, ფორმის შევსების, საქმეთა სათაურების ნუმერაციის, შემაჯამებელი ჩანაწერისა და დამადასტურებელი წარწერის შედგენის წესი მე-19 მუხლის მე-3–5 პუნქტებსა და მე-20 მუხლის მე-3 პუნქტში მითითებული წესის ანალოგიურია.
3. ა) პირადი შემადგენლობის საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებაში საქმეთა სათაურების სისტემატიზაცია ხორციელდება ნომინალური ნიშნით შემდეგი თანმიმდევრობის გათვალისწინებით:
– პირადი შემადგენლობის ბრძანებები (განკარგულებები);
– პირადი შემადგენლობის სიები;
– პირადი შემადგენლობის სააღრიცხვო ბარათები (პირადი საქმეების ცალკე ანაწერის არარსებობის შემთხვევაში);
– პირადი საქმეები (პირადი საქმეების ცალკე ანაწერის არარსებობის შემთხვევაში);
– მუშა-მოსამსახურეთა ხელფასის პირადი ანგარიშები (ხელფასის პირადი ანგარიშსწორების უწყისები);
– მოუკითხავი შრომის წიგნაკები (ცალკე ანაწერის არარსებობის შემთხვევაში);
– უბედური შემთხვევების აქტები.
ბ) დაწესებულებაში მითითებული დოკუმენტების სახეობების დიდძალი მოცულობის წარმოქმნისას ისინი შეიძლება გამოიყოს ანაწერის დამოუკიდებელ წლიურ განყოფილებებად (პირადი საქმეები, შრომის წიგნაკები და ა.შ.). პირადი საქმეები (პირადი ბარათები) შეიტანება ანაწერის კრებსით წლიურ განყოფილებაში იმ პირის გათავისუფლების წლის მიხედვით, რომელზედაც შემოღებულია პირადი საქმე, და მათი სისტემატიზაცია ხდება ანბანის მიხედვით;
გ) საჭიროების შემთხვევაში პირადი შემადგენლობის საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიურ განყოფილებასა და დამთავრებულ ანაწერებთან დგება სარჩევი, საძიებლები და შემოკლებულ სიტყვათა სიები;
დ) იმ დაწესებულების პირადი შემადგენლობის საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილება, რომელიც დოკუმენტებს გადასცემს მუდმივ შესანახად, იბეჭდება სამ ეგზემპლარად. მას ხელს აწერს შემდგენელი, ადასტურებს კადრების განყოფილების უფროსი (კადრების ინსპექტორი) და განსახილველად წარედგინება დაწესებულების ცენტრალურ საექსპერტო (საექსპერტო) კომისიას. განყოფილების ცენტრალური საექსპერტო (საექსპერტო) კომისიის მიერ მოწონების შემდეგ იგი თანხმდება შესაბამისი საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელ კომისიასთან და შემდეგ მტკიცდება დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ;
ე) პირადი შემადგენლობის საქმეთა დამთავრებული ანაწერის შედგენისა და გაფორმების წესი მე-20 მუხლის მე-2–6 პუნქტებში მითითებული წესის ანალოგიურია. ასევე ანალოგიურია პირადი შემადგენლობის საქმეთა დამთავრებული ანაწერის სატიტულო ფურცლის ფორმა მუდმივად შესანახ საქმეთა დამთავრებული ანაწერის სატიტულო ფურცლის ფორმასთან (დანართი №14)