1. ა) არქივის დაკომპლექტების უზრუნველსაყოფად დაწესებულებაში საქმისწარმოებით დამთავრებულ ყველა მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეზე, რომელმაც გაიარა შემფასებელი ექსპერტიზა, დგება საარქივო ანაწერები.
ბ) საარქივო ანაწერი (შემდგომში – ანაწერი) საარქივო ცნობარია, რომელიც შეიცავს საარქივო ფონდის, კოლექციის შესანახი ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად.
გ) ანაწერები დგება ცალკე: მუდმივად შესანახ საქმეებზე; ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე; პირადი შემადგენლობის საქმეებზე; მხოლოდ მოცემული დაწესებულებისათვის დამახასიათებელი დოკუმენტებისაგან შემდგარ საქმეებზე (სასამართლო, საგამომძიებლო საქმეები, სამეცნიერო ანგარიშები თემების მიხედვით და ა.შ.).
დ) ცალკე ანაწერი წარმოადგენს საქმეთა ჩამონათვალს დამოუკიდებელი მთლიანი (რიგითი) ნუმერაციით.
2. ა) დაწესებულებაში, თითოეულ სტრუქტურულ ქვედანაყოფში ანაწერები დგება ყოველწლიურად არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. ამ ანაწერებით დოკუმენტები გადაეცემა არქივს. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიერ მომზადებული ანაწერების საფუძველზე დგება დაწესებულების საქმეთა კრებსითი ანაწერი, რომელსაც ამზადებს არქივი და რომლის მიხედვითაც იგი აბარებს საქმეებს მუდმივ შესანახად.
ბ) სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერები დგება დადგენილი ფორმის მიხედვით (დანართი №12) სამ ეგზემპლარად და წარედგინება დაწესებულების არქივს საქმისწარმოებაში საქმეთა დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ.
3. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერის აღწერილობითი სტატია შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან:
ა) საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგითი ნომრისაგან ანაწერის მიხედვით;
ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსისაგან;
გ) საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაურისაგან, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე;
დ) საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღისაგან;
ე) საქმეში (ტომში, ნაწილში) ფურცლების რაოდენობისაგან;
ვ) საქმის შენახვის ვადისაგან.
4. ა) სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერის შედგენის დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები:
– ანაწერში საქმეთა სათაურები შეიტანება საქმეთა ნომენკლატურის საფუძველზე სისტემატიზაციის მიღებული სქემის შესაბამისად;
– თითოეული საქმე ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი რიგითი ნომრით (თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისა ან ნაწილისაგან, თითოეული ტომი თუ ნაწილი ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით);
– ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის წესია მთლიანი ნუმერაცია რამდენიმე წლის განმავლობაში; სტრუქტურული ქვედანაყოფების ანაწერებისათვის ნომრების მიკუთვნების წესი დგინდება არქივთან შეთანხმებით;
– ანაწერის გრაფები ივსება იმ ცნობების მიხედვით, რომლებიც გამოტანილია საქმის გარეკანზე;
– ანაწერში ერთიმეორის მიყოლებით ერთნაირი სათაურების მქონე საქმეების შეტანის დროს მთლიანად იწერება პირველი საქმის სათაური, ხოლო ყველა დანარჩენი ერთგვაროვანი საქმე აღინიშნება სიტყვით ,,იგივე“, ამასთან, სხვა ცნობები საქმის შესახებ ანაწერში შეიტანება მთლიანად (ანაწერის თითოეულ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად);
– ანაწერის გრაფა ,,შენიშვნა“ გამოიყენება აღნიშვნებისათვის საქმეთა მიღების, მათი ფიზიკური მდგომარეობის თავისებურებების, საქმეთა სხვა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში გადაცემის შესახებ აუცილებელი აქტის ჩვენებით, პირების არსებობის შესახებ და ა.შ.
ბ) ანაწერის ბოლოს უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით) საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა);
გ) სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერს ხელს აწერს შემდგენელი მისი თანამდებობის მითითებით და ამტკიცებს სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი;
დ) დაწესებულების არქივის მოთხოვნით ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები