1. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა ხორციელდება ყოველწლიურად საქმისწარმოების მუშაკების მიერ დაწესებულების ცენტრალურ საექსპერტო (საექსპერტო) კომისიასთან ერთად არქივის მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.
2. სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის ჩატარების დროს ხორციელდება მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა შერჩევა არქივში გადასაცემად; დროებით შესანახ (10 წლის ჩათვლით) საქმეთა შერჩევა, რომლებიც ექვემდებარება შენახვას სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში; წინა წლების საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფა, რომელთა შენახვის ვადები გავიდა. ამასთან ერთად, მოწმდება დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის ხარისხი და საქმეთა შენახვის ვადების განსაზღვრის სისწორე.
3. ა) მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი დოკუმენტების შერჩევა ტარდება საქმეთა ფურცლობრივი გადათვალიერებით. არ დაიშვება დოკუმენტების შესანახად და გასანადგურებლად შერჩევა მხოლოდ საქმეთა სათაურების საფუძველზე;
ბ) საქმეები ნიშნით ,,სშკ“ ექვემდებარება ფურცლობრივ გადათვალიერებას მათ შემადგენლობაში მუდმივად შესანახი დოკუმენტების გამოვლენისა და გამოყოფის მიზნით;
გ) საქმეები ნიშნით ,,სშკ“, რომლებიც მოიცავს მუდმივად შესანახ დოკუმენტებს, ექვემდებარება ხელახალ ფორმირებას. მათი შემადგენლობიდან გამოყოფილი მუდმივად შესანახი დოკუმენტები უერთდება ერთგვაროვან საქმეებს ან ფორმდება დამოუკიდებელ საქმეებად;
დ) საქმეთა შენახვის ვადები, რომლებიც მოიცავს დარჩენილ დროებით შესანახ დოკუმენტებს, განისაზღვრება დოკუმენტების ნუსხით (მათი შენახვის ვადების მითითებით) ან დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურით;
ე) ახლად ფორმირებულ საქმეთა ჩაკერება ხორციელდება მხოლოდ დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის დასრულების შემდეგ.
4. არქივი დოკუმენტების შემფასებელ ექსპერტიზას მათი მუდმივ შესანახად შერჩევის დროს ატარებს შესაბამისი საარქივო დაწესებულების მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.
5. ა) ელექტრონული დოკუმენტების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადება შედგება შემდეგი ეტაპებისაგან:
– არქივში გადასაცემი მანქანური მატარებლების ფიზიკური მდგომარეობის შემოწმება;
– ელექტრონული დოკუმენტების ჩაწერა მანქანურ მატარებლებზე;
– ჩაწერის ხარისხის შემოწმება;
– ელექტრონული დოკუმენტების აღწერა;
– შესანახ ერთეულებზე (ფუტლარებზე) საარქივო შიფრების დასმა მუდმივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო ანაწერის (ანაწერების) შესაბამისად;
– თანდართული დოკუმენტაციის კომპლექტის მომზადება;
ბ) ელექტრონული დოკუმენტების თანდართული დოკუმენტაცია უნდა უზრუნველყოფდეს მათ დაცვასა და გამოყენებას. მასში აისახება შემდეგი ინფორმაცია: დოკუმენტის სახელწოდება, მისი შექმნის თარიღი, შინაარსის დახასიათება (ანოტაცია), ელექტრონული ფორმატი, ფიზიკური და ლოგიკური სტრუქტურა, დოკუმენტის მოცულობა