1. ა) მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერების რამდენიმე ან ერთი წლიური განყოფილება, რომლებშიც საქმეთა სათაურების რიცხვმა მიაღწია ოთხნიშნა ციფრს, ითვლება დამთავრებულ საარქივო ანაწერად.
ბ) დაწესებულებაში, რომელშიც ყოველწლიურად იქმნება მცირე მოცულობის მუდმივად შესანახი საქმეები, ანაწერი დამთავრებულად ჩაითვლება, თუ მასში შეტანილია 5 წლის მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერების წლიური განყოფილებები.
2. თითოეულ დამთავრებულ ანაწერს მიეკუთვნება ნომერი.
3. დამთავრებულ ანაწერს აქვს საქმეთა სათაურების დამოუკიდებელი ნუმერაცია, რომლისთვისაც დგება შემაჯამებელი ჩანაწერი და დამადასტურებელი წარწერა. დამთავრებული ანაწერის შემაჯამებელი ჩანაწერი და დამადასტურებელი წარწერა (დანართი №13) ისევე დგება, როგორც საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილების შემაჯამებელი ჩანაწერი და დამადასტურებელი წარწერა. ამასთან, საქმეთა კრებსითი ანაწერების წლიური განყოფილებების დამადასტურებელი წარწერები ამოიღება.
4. ა) დამთავრებული ანაწერის გაფორმების სავალდებულო ელემენტია სატიტულო ფურცელი (დანართი №14).
ბ) მუდმივად შესანახ საქმეთა დამთავრებული ანაწერის სატიტულო ფურცელზე მიეთითება:
– ფონდის დასახელება;
– ფონდის ნომერი;
– ანაწერის ნომერი;
– ანაწერის დასახელება, სადაც ასახულია იმ საქმეთა დოკუმენტების კატეგორიები (მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ, პირადი შემადგენლობის და ა.შ.), რომელთა სათაურები შეტანილია ანაწერებში;
– ანაწერში შეტანილ საქმეთა კიდური თარიღები.
გ) სატიტულო ფურცელზე ფონდის დასახელებამდე ტოვებენ ადგილს იმ საარქივო დაწესებულების სრული დასახელების დასაწერად, რომელშიც მუდმივად შეინახება მოცემული დაწესებულების საქმეები.
5. დამთავრებული ანაწერისთვის აუცილებლად დგება სარჩევი და წინასიტყვაობა, აგრეთვე საძიებელი და შემოკლებულ სიტყვათა სია, თუ ასეთები ახლავს წლიურ განყოფილებებს.
6. დამთავრებული ანაწერი სატიტულო ფურცელთან და ანაწერის საცნობარო აპარატთან ერთად იდება მაგარ გარეკანში და იკინძება