1. საცავებში დოკუმენტები განლაგებულ უნდა იქნეს იმ წესით, რომელიც უზრუნველყოფს მათ კომპლექსურ შენახვას სააღრიხცვო დოკუმენტების შესაბამისად და ოპერატიულ მოძებნას. არქივში დოკუმენტების განლაგების წესი განისაზღვრება მათი განლაგების გეგმით (სქემით).
2. შენახვის საშუალებანი
ა) საცავები აღიჭურვება სტაციონარული და მოძრავი ლითონის სტელაჟებით, შენახვის დამხმარე საშუალებად იყენებენ ლითონის კარადებს, სეიფებს, კარადასტელაჟებსა და ა.შ;
ბ) სტელაჟები და შენახვის ღია საშუალებები იდგმება იმ კედლების პერპენდიკულარულად, რომლებსაც გააჩნიათ ფანჯრის სიო, ხოლო უფანჯრებო სათავსებში სათავსებისა და მოწყობილობების თავისებურებების გათვალისწინებით. დაუშვებელია შენახვის საშუალებების მჭიდრო განლაგება შენობის გარე კედლებთან და გათბობის წყაროებთან. შენახვის საშუალებების განლაგება ხორციელდება შემდეგი ნორმების შესაბამისად:
– სტელაჟების რიგებს შორის მანძილი (მთავარი გასასვლელი) – 120სმ;
– სტელაჟებს შორის მანძილი (გასასვლელი) – 75სმ;
– შენობის გარე კედელსა და კედელთან პარალელურ სტელაჟებს შორის მანძილი – 75სმ;
– კედელსა და სტელაჟის ან კარადის ტორსს შორის მანძილი – 45სმ;
– იატაკსა და სტელაჟის (კარადის) ქვედა თაროს შორის მანძილი – არანაკლებ 15სმ, ცოკოლის სართულებზე – არანაკლებ 30სმ;
– უჯრებიან (სექციებიან, კარებიან) მოწყობილობას ათავსებენ სპეციალური ნორმების მიხედვით შენახვის საშუალებების ტიპური ზომების გათვალისწინებით.
გ) დოკუმენტებს ალაგებენ სტელაჟებზე და კარადებში შენახვის პირველადი დამცავი საშუალებების (კოლოფების, საქაღალდეების, სპეციალური ფუტლარების, პაკეტების და ა.შ.) გამოყენებით დოკუმენტების სახეობების, ფორმატის და სხვა გარე თავისებურებების შესაბამისად:
– მუდმივად შესანახი ქაღალდის დოკუმენტები ინახება მუყაოს კოლოფებში, საქაღალდეებში, ხოლო ხანგრძლივად შესანახი დოკუმენტები – შეკვრებში;
– სადაზღვევო ფონდისა და სარგებლობის ფონდის მიკროფილმებს უნდა ჰქონდეთ სტანდარტული და დამცავი რაკორდები, რულონივით დაეხვიოს გულარს ფოტოფენით გარეთ და ინახებოდეს ლითონის კოლოფებში;
– მიკროფილმებსა და ფოტოდოკუმენტებს ბრტყელფირიან ან სხვა ფორმატიან მატარებლებზე ალაგებენ კონვერტებსა და კასეტებში და ინახავნ კოლოფებში, საქაღალდეებში, სხვა საფუთავებში;
დ) ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის ადგილს განსაზღვრავს დაწესებულების ხელმძღვანელი, ისინი შეიძლება ინახებოდეს დაწესებულების არქივში ან სპეციალიზებულ ქვედანაყოფებში (გამოთვლით ცენტრში, საინფორმაციო განყოფილებაში და ა.შ.);
ე) ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო შენახვის აუცილებელი პირობებია:
– არქივში საპროგრამო-აპარატურული საშუალებების არსებობა ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის, გადაღებისა და აღდგენისათვის, ახალ ფორმატებში მათი გადაწერის, კავშირგაბმულობის არხებით ინფორმაციის გადაცემისათვის და სხვა;
– ინფორმაციისადმი მოსარგებლეების დადგენილი კატეგორიების დაშვების უზრუნველყოფა, აგრეთვე არასანქციონირებული დაშვებისაგან ინფორმაციის დაცვის უზრუნველყოფა (შესაბამისი ტექნიკური საშუალებებისა და სამართლებრივი ნორმების გამოყენებით);
– ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის რეჟიმის უზრუნველყოფა, რომელიც გამორიცხავს ინფორმაციის დაკარგვას, განადგურებას თუ დამახინჯებას;
– ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის უზრუნველყოფა ითვალისწინებს აგრეთვე ამ დოკუმენტების მატარებლების შენახვის ოპტიმალური რეჟიმების შენარჩუნებას. მატარებლის მოძველებისას უნდა წარმოებდეს ელექტრონული დოკუმენტების ხელახალი ჩაწერა ახალ მატარებლებეზე;
ვ) არ დაიშვება დოკუმენტების განლაგება იატაკზე, ფანჯრების რაფებზე, დაულაგებელ დასტად;
ზ) საიდუმლო დოკუმენტების განლაგება ხორციელდება საიდუმლო მასალებზე მუშაობის ინსტრუქციის შესაბამისად.
3. ტოპოგრაფირება
ა) არქივის ყველა სათავსი, სტელაჟი, კარადა, თარო ინომრება. თითოეულ ცალკე სათავსში სტელაჟები, კარადები, თაროები ინომრება ზემოდან ქვევით, მარცხნიდან მარჯვნივ;
ბ) საცავებში დოკუმენტების შენახვის ადგილის დამკვიდრების მიზნით დგება სასტელაჟო, ხოლო დიდძალი ფონდების შემთხვევაში საფონდო ტოპოგრაფიული საძიებლები;
გ) სასტელაჟი ტოპოგრაფიული საძიებლის ბარათები დგება თითოეულ სტელაჟზე და განლაგდება სტელაჟების ნომრების მიხედვით ყოველი ცალკე სათავსის ფარგლებში (დანართი №15);
დ) საფონდო ტოპოგრაფიული საძიებლის ბარათები დგება თითოეულ ფონდზე და განლაგდება ფონდების ნომრების მიხედვით (დანართი №16). საჭიროების შემთხვევაში დაწესებულების არქივს შეუძლია ჩაატაროს არქივში დაცული დოკუმენტების ტოპოგრაფირება დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფების გათვალისწინებით