1. ა) საარქივო ფონდის ფარგლებში სააღრიცხვო-საკლასიფიკაციო ერთეულია დოკუმენტების შესანახი ერთეული (იხ. 43-ე მუხლის პირველი პუნქტი). შესანახი ერთეულები უნდა იქნეს აღწერილი, სისტემატიზებული, შეტანილი ანაწერებში და გაფორმებული იმ წესით, რომელიც უზრუნველყოფს მათ აღრიცხვას, მოძებნასა და გამოყენებას.
ბ) საარქივო ფონდის შესანახი ერთეულების (საქმეების) სისტემატიზაცია ხორციელდება ფონდის ფარგლებში სისტემატიზაციის სქემის შესაბამისად. დოკუმენტების სისტემატიზაცია ტარდება საქმისწარმოებასა და დაწესებულების არქივში დოკუმენტების მომზადების დროს საარქივო დაწესებულებაში გადასაცემად.
2. ფონდის შესანახი ერთეულების (საქმეების) სისტემატიზაციის სქემა წარმოადგენს საფუძველს საარქივო ფონდის შიდა ორგანიზაციისათვის და მკვიდრდება ფონდის საქმეთა ანაწერით (ანაწერებით).
3. ფონდის შიგნით საქმეთა განაწილება სისტემატიზაციის სქემის დანაყოფების მიხედვით ტარდება შემდეგი ნიშნების გათვალისწინებით:
ა) სტრუქტურული (სტრუქტურული ქვედანაყოფებისადმი შესანახი ერთეულების მიკუთვნების შესაბამისად);
ბ) ქრონოლოგიური (იმ პერიოდების თუ თარიღების მიხედვით, რომლებსაც მიეკუთვნებიან დოკუმენტები);
გ) ფუნქციური, დარგობრივი, თემატური, საგნობრივ-კითხვათა (დაწესებულების ფუნქციების, დარგებისა და საქმიანობის მიმართულებების, იმ თემებისა და საკითხების გათვალისწინებით, რომლებსაც ეხება დოკუმენტების შინაარსი);
დ) ნომინალური (საქმისწარმოების ფორმით – სახეობებისა და ნაირსახეობების მიხედვით);
ე) კორესპონდენტური (დაწესებულებებისა და პირების მიხედვით, რომლებთანაც მიმოწერის შედეგად შეიქმნა დოკუმენტები);
ვ) გეოგრაფიული (განსაზღვრული ტერიტორიების, დასახლებული პუნქტებისა და სხვა გეოგრაფიული დასახელებების შესაბამისად, რომლებთანაც დაკავშირებულია დოკუმენტების შინაარსი, მათი ავტორები, კორესპონდენტები);
ზ) საავტორო (დაწესებულებათა სახელწოდებების ან პირთა გვარების მიხედვით, რომლებიც დოკუმენტების ავტორებია).
თ) როგორც წესი, შესანახი ერთეულების დაჯგუფება ხორციელდება თანამიმდევრულად იმ ნიშნების მიხედვით, რომელთა გამოყენება ყველაზე მიზანშეწონილია ფონდის დოკუმენტების ყველა ან ცალკეული ჯგუფებისათვის.
4. სტრუქტურული და ქრონოლოგიური ნიშნების შეთავსება გვაძლევს სისტემატიზაციის სქემის ორ ვარიანტს: ქრონოლოგიურ-სტრუქტურულსა და სტრუქტურულ-ქრონოლოგიურს.
ა) სისტემატიზაციის ქრონოლოგიურ-სტრუქტურული სქემა გამოიყენება მოქმედი დაწესებულებების (ფონდების შემდგომი შევსების გათვალისწინებით) და ხშირად ცვალებადი სტრუქტურის მქონე ლიკვიდირებული დაწესებულებების ფონდების მიმართ. ამ სქემის მიხედვით საქმეებს აჯგუფებენ, უპირველეს ყოვლისა, მათი წარმოქმნის დროის (წლების, პერიოდების) მიხედვით, ხოლო თითოეული ქრონოლოგიური ჯგუფის ფარგლებში – დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიხედვით.
ბ) სისტემატიზაციის სტრუქტურულ-ქრონოლოგიური სქემა გამოიყენება იმ დაწესებულებათა ფონდების მიმართ, რომლებსაც ჰქონდათ სტაბილური სტრუქტურა და არ იყო რთული. ამ სქემით სისტემატიზაციის დროს საქმეების დაჯგუფება ხორციელდება დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიხედვით, ხოლო თითოეული სტრუქტურული ჯგუფის ფარგლებში – მათი წარმოქმნის დროის მიხედვით.
5. ა) სისტემატიზაციის ქრონოლოგიურ-ფუნქციური ან ფუნქციურ-ქრონოლოგიური სქემები გამოიყენება ხშირად ცვალებადი სტრუქტურის მქონე დაწესებულებათა ფონდების მიმართ.
ბ) ქრონოლოგიურ-ფუნქციური სქემით საქმეთა სისტემატიზაციის დროს მათი დაჯგუფება ხდება ჯერ ქრონოლოგიური ნიშნის, ხოლო შემდეგ დაწესებულების ფუნქციების (საქმიანობის სახეობების, მიმართულებების) მიხედვით. ამასთან, საქმეთა ქვეჯგუფები განლაგდება დაწესებულების ფუნქციების მნიშვნელობის გათვალისწინებით (ხელმძღვანელობა, დაფინანსება, აღრიცხვა და ანგარიშგება და ა.შ.) ან თვით დაწესებულების კლასიფიკატორის მიხედვით.
გ) ფუნქციურ-ქრონოლოგიური სქემით საქმეთა სისტემატიზაციის დროს საქმეების დაჯგუფება ხორციელდება ჯერ დაწესებულების საქმიანობის ფუნქციების, ხოლო შემდეგ ქრონოლოგიური ნიშნის მიხედვით.
6. ა) სისტემატიზაციის ქრონოლოგიურ-თემატური ან თემატურ-ქრონოლოგიური სქემები გამოიყენება მცირე მოცულობის ფონდების, აგრეთვე ცალკეული საარქივო კოლექციების მიმართ.
ბ) როგორც წესი, ქრონოლოგიურ-ნომინალური და ნომინალურ-ქრონოლოგიური სქემები გამოიყენება უსტრუქტურო დაწესებულებათა ფონდების საქმეთა სისტემატიზაციისათვის.
7. ამ მუხლის მე-4–6 პუნქტებში დასახელებული ქვეჯგუფების ფარგლებში საქმეთა დაჯგუფების ნიშნების შერჩევის დროს ითვალისწინებენ ამა თუ იმ ნიშნის მნიშვნელობას თითოეული კონკრეტული ფონდის საქმეთა შორის საქმისმწარმოებლური და აზრობრივი კავშირის ასახვისათვის, აგრეთვე დოკუმენტების გამოყენების მიზნით მათი ორგანიზაციის ყველაზე მოხერხებული სისტემის შექმნისათვის.
8. გაერთიანებულ საარქივო ფონდში შესული დოკუმენტები განლაგდება ფონდშემქმნელების მნიშვნელობის, მათი წარმოქმნის ქრონოლოგიის, სახელწოდებების ანბანისა და ა.შ. მიხედვით. გაერთიანებულ საარქივო ფონდში შესული თითოეული ფონდის ფარგლებში გამოიყენება სისტემატიზაციის სხვადახვა სქემები, რომელთა შერჩევა განისაზღვრება კონკრეტული დაწესებულების საქმიანობის ხასიათით, მათი დოკუმენტების შემადგენლობითა და მოცულობით. ერთგვაროვან დაწესებულებათა ფონდებისათვის გამოიყენება სისტემატიზაციის საერთო სქემა.
9. კოლექციების დოკუმენტების სისტემატიზაცია განისაზღვრება დოკუმენტების თემატიკითა და შემადგენლობით. ერთი სახეობის (ნაირსახეობის) დოკუმენტების კოლექციის ფარგლებში მათი დაჯგუფება შეიძლება ავტორის ნიშნით ჯგუფების განლაგებით დაწესებულებათა სახელწოდებების ან ავტორთა გვარების ანბანური წესის მიხედვით. თემატური ნიშნით წარმოქმნილი დოკუმენტების კოლექციის ფარგლებში შეიძლება შეიქმნას ჯგუფები უფრო მეტი საერთო თემების ან საკითხების მიხედვით, რომლებიც განლაგდება მათი მნიშვნელობის ან ქრონოლოგიის წესით. თემატური ქვეჯგუფების შიგნით დოკუმენტები შეიძლება გაერთიანდნენ სხვადასხვა ნიშნების მიხედვით, რომლებიც გამომდინარეობენ დოკუმენტაციის მოცულობისა და შემადგენლობიდან.
10. სისტემატიზაციის სქემის შესაბამისად საქმეთა განლაგების დროს საჭიროა მხედველობაში მიღებული იქნეს შემდეგი:
ა) საქმეები განეკუთვენება იმ წელს, რომელშიც ისინი დაიწყო ან ამ დაწესებულებაში (სტრუქტურულ ქვედანაყოფში) შემოვიდა სხვა დაწესებულებიდან (სტრუქტურული ქვედანაყოფიდან);
ბ) გეგმები, ანგარიშები, ხარჯთა ნუსხები და მათთან დაკავშირებული მასალები განეკუთვნება იმ წელს, რომლისთვისაც იყო შედგენილი მათი შედგენის თარიღის მიუხედავად; მრავალწლიანი გეგმები მიეკუთვნება მათი მოქმედების საწყის წელს, ხოლო ამავე წლების ანგარიშები – საანგარიშო პერიოდის ბოლო წელს;
გ) ერთ ქვედანაყოფში წარმოებით დაწყებული და გასაგრძელებლად სხვა ქვედანაყოფში გადაცემული საქმეები განეკუთვნება იმ ქვედანაყოფს, რომელშიც ისინი დამთავრდა (ამასთან პირველი ქვედანაყოფის სახელწოდება ჩაისმება ფრჩხილებში, უკანასკნელის სახელწოდება ჩვეულებრივ დაიწერება;
დ) წლისა თუ ქრონოლოგიური პერიოდის ფარგლებში საქმეები განლაგდება ფონდის სტრუქტურული ნაწილების მნიშვნელობის მიხედვით