1. ა) დოკუმენტების ძირითადი სააღრიცხვო ერთეულებია, განურჩევლად მატარებლის სახეობისა, ინფორმაციის დამკვიდრების წესისა და ტექნიკისა:
– საარქივო ფონდი, საარქივო კოლექცია;
– შესანახი ერთეული.
ბ) პირადი წარმოშობის აღუწერავი დოკუმენტები, როგორც წესი, აღირიცხება დოკუმენტებისა და ფურცლების მიხედვით.
გ) დაუმუშავებელი დოკუმენტები აღირიცხება 150 ფურცლის ანგარიშით ერთ პირობით შესანახ ერთეულში.
2. ა) შესანახი ერთეული ფიზიკურად ცალკე დოკუმენტია ან დოკუმენტების ერთობლიობაა, რომლებსაც გააჩნიათ დამოუკიდებელი მნიშვნელობა.
ბ) ქაღალდის ფუძიანი დოკუმენტების შესანახი ერთეული (საქმე) დოკუმენტების ერთობლიობაა, ცალკეული დოკუმენტია, რომელიც მოთავსებულია ცალკე გარეკანში, საქაღალდეში.
3. დაწესებულების არქივში დოკუმენტების აღრიცხვა აგებულია შემდეგი პრინციპების დაცვით: ცენტრალიზაციის, რომელიც გამოხატულია ერთიანი სააღრიცხვო ერთეულების გამოყენებაში; უნიფიკაციის, რომელიც დაფუძნებულია საარქივო დოკუმენტების აღრიცხვის მემკვიდრეობითობის დაცვაზე მათზე მუშაობის ყველა სტადიაში; დინამიურობის, რომელიც უზრუნველყოფილია სააღრიცხვო დოკუმენტებში ცვლილებების დროული და ოპერატიული შეტანით ან ახალი სააღრიცხვო დოკუმენტების შედგენით; აღრიცხვის სისრულისა და უტყუარობის პრინციპებზე.
4. დაწესებულების არქივში ხორციელდება დოკუმენტების ცენტრალიზებული აღრიცხვა, რომელსაც ახორციელებს სპეციალურად გამოყოფილი თანამშრომელი. რამდენიმე საცავის არსებობის შემთხვევაში დოკუმენტების აღრიცხვა წარმოებს თითოეულ საცავში.
5. დაწესებულების არქივის სააღრიცხვო დოკუმენტებთან, აგრეთვე სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზებთან დაშვების წესი განისაზღვრება დაწესებულების ხელმძღვანელის ბრძანებით (განკარგულებით). დაწესებულების არქივის ყველა სააღრიცხვო დოკუმენტი უნდა ინახებოდეს საცავის (ან სპეციალურად გამოყოფილი სათავსის) სეიფებში ან ლითონის კარადებში