1. დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარი განკუთვნილია დაწესებულების არქივში ფონდებისა და საქმეების შემადგენლობასა და მოცულობაში ყველა იმ მიმდინარე და შემაჯამებელ (ყოველი წლის 1 იანვრისათვის) ცვლილებათა აღრიცხვისათვის, რომლებიც დაკავშირებულია საქმეთა მიღებასთან, იმ საქმეთა გამოყოფასთან, რომლებიც შემდგომ შენახვას არ ექვემდებარებიან, საარქივო დაწესებულების ან სხვა არქივში საქმეთა გადაცემასთან. დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარი წარმოადგენს საფუძველს ფონდების ფურცლების, არქივის პასპორტის შესადგენად.
2. ა) თითოეული შემოსვლა თუ გასვლა ღებულობს დამოუკიდებელ რიგით ნომერს.
ბ) თუ შემოსვლა შედგება რამდენიმე ფონდის დოკუმენტებისაგან, თითოეული ფონდის მონაცემები (ფონდის სახელწოდება, მისი ნომერი და ა.შ.) იწერება ახალ სტრიქონზე იმავე რიგითი ნომრით. არქივში, სადაც დაცულია ერთი ფონდი, დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის აღრიცხვა წარმოებს ფონდის ფურცლის მიხედვით.
გ) რთული სტრუქტურის მქონე დაწესებულების არქივს შეუძლია დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარში დამოუკიდებლად აღრიცხოს თითოეული სტრუქტურული ქვედანაყოფის დოკუმენტების შემოსვლა თუ გასვლა.
3. თუ ფონდის დოკუმენტები არქივში შემოდის პირველად, ფონდის ნომერი დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარში დაისმება იმის შემდეგ, რაც მას მიეკუთვნება ნომერი ფონდების სიის მიხედვით. თუ შემოსული დოკუმენტები არქივში დაცული ფონდის ნაწილია, დავთრის შესაბამის გრაფაში მიეთითება ამ ფონდისათვის ადრე მიკუთვნებული ნომერი. თუ შემოვიდა ან გავიდა აღუწერელი დოკუმენტები, მე-6 გრაფაში დაისმება ნიშანი: ,,აღუწერელია“, ხოლო ცნობები მოცულობის შესახებ აღინიშნება მე-13 და მე-14 გრაფებში.
4. დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარში ყოველწლიურად ჯამდება წლის განმავლობაში შემოსული და გასული დოკუმენტების (საქმეების) რაოდენობა