1. საქმეთა ანაწერები პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტია მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეთა აღრიცხვისათვის.
2. ა) ანაწერები დგება ოთხ ეგზემპლარად. ანაწერს სააღრიცხვო ნომერი მიეკუთვნება ფონდის ფურცლის მიხედვით საერთო წესით.
ბ) თუ ფონდის დოკუმენტები შესანახად უკვე შესულია საარქივო დაწესებულებაში, ანაწერის ნომერს ათანხმებენ ამ დაწესებულებასთან.
გ) როგორც წესი, ერთ ანაწერში შესანახი ერთეულების რაოდენობა არ უნდა აღემატებოდეს ოთხნიშნა ციფრს – 9999-ს. ფონდის შემდგომი შესანახი ერთეულები აღირიცხება ახალ ანაწერში, რომელსაც ფონდის ფურცლის მიხედვით მიეკუთვნება ახალი, შემდეგი სააღრიცხვო ნომერი.
დ) რომელიმე დამთავრებული ანაწერის მიხედვით ყველა საქმის გასვლის შემთხვევაში მისი ნომერი სხვა ანაწერებს არ მიეკუთვნება. გრაფაში ,,შენიშვნა“ თითოეული გასული შესანახი ერთეულის (სააღრიცხვო ერთეულის) გასწვრივ დაისმება შტამპი ,,გასულია“.
3. სათითაო აღრიცხვა ხორციელდება თითოეული საქმისათვის (შესანახი ერთეულისათვის) დამოუკიდებელი ნომრის მიკუთვნებით.
4. ა) ანაწერში საქმეთა შემაჯამებელი აღრიცხვა მიიღება ანაწერების შემაჯამებელი ჩანაწერების შედგენით. შემაჯამებელ ჩანაწერებში მიეთითება შესანახი ერთეულების რაოდენობა (ციფრებითა და ფრჩხილებში – სიტყვებით), შესანახი ერთეულების პირველი და ბოლო ნომრები ანაწერის მიხედვით, გამოტოვებული ნომრები, შესანახი ერთეულები ლიტერიანი ნომრებით, გასული შესანახი ერთეულები.
ბ) დასაკომპლექტებელი და არადასაკომპლექტებელი ფონდების საქმეთა დამთავრებულ ანაწერებს, რომლებიც შედგება წლიური განყოფილებებისაგან, უნდა ახლდეს საერთო შემაჯამებელი ჩანაწერი მთლიანად მთელი ანაწერისათვის.
გ) თუ ანაწერი შედგება რამდენიმე ტომისაგან (ნაწილისაგან), თითოეული ტომის (ნაწილის) ბოლოს დგება როგორც შემაჯამებელი ჩანაწერი შესაბამის ტომთან (ნაწილთან), ასევე შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მონაცემები მიეთითება ზრდადი შედეგით. ბოლო ტომისათვის (ნაწილისათვის) დგება საერთო შემაჯამებელი ჩანაწერი მთელი ანაწერისათვის (ყველა ტომისათვის).
დ) ანაწერში საქმეთა მოცულობის თითოეული ცვლილება, რაც დაკავშირებულია საქმეთა გასვლასთან, შემოსვლასთან, გაერთიანებასა და დაშლასთან, შესაბამისი დოკუმენტების შესაბამისად აისახება ანაწერის შემაჯამებელ ჩანაწერში.
5. ა) სტრუქტურული ქვედანაყოფების საქმეთა ანაწერები გამოიყენება სააღრიცხვო დოკუმენტებად დაწესებულების მუდმივად შესანახ საქმეთა კრებსითი ანაწერის შესაბამისი წლიური განყოფილების შედგენასა და შესაბამისი საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელ კომისიაზე დამტკიცებამდე, რის შემდეგაც ინახება ფონდის საქმეში ამ წლის დოკუმენტების მუდმივ შესანახად გადაცემამდე.
ბ) სტრუქტურული ქვედანაყოფების პირადი შემადგენლობის საქმეთა ანაწერები ინახება დაწესებულების პირადი შემადგნელობის საქმეთა კრებსითი ანაწერის წლიური განყოფილების საარქივო დაწესებულების საექსპერტო-შემმოწმებელ კომისიასთან შეთანხმებამდე.
6. სტრუქტურული ქვედანაყოფების ჩაბარების ანაწერებს სააღრიცხვო ნომრები მიეკუთვნება ანაწერების რეესტრის მიხედვით. სტრუქტურული ქვედანაყოფის ანაწერის ნომერი შედგება სტრუქტურული ქვედანაყოფის ნომრისაგან ინდექსის ,,სქ“ (სტრუქტურული ქვედანაყოფი) დამატებით და კალენდარული წლის ბოლო ორი ციფრის მითითებით, რომლის განმავლობაშიც შეიქმნა ანაწერში შეტანილი საქმეები