1. სამეცნიერო-საცნობარო აპარატი დოკუმენტების აღწერის ელემენტების (მეორეული დოკუმენტური ინფორმაციის) სტრუქტურული ერთობლიობაა, რომლებიც წარმოდგენილია სხვადასხვა სახის საარქივო ცნობარებში, მონაცემთა ბაზებში და განკუთვნილია დოკუმენტებისა და დოკუმენტური ინფორმაციის მოსაძებნად.
2. დაწესებულების არქივის დოკუმენტების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის სისტემა ურთიერთდაკავშირებული და ურთიერთშემავსებელი საარქივო ცნობარების, მონაცემთა ბაზების კომპლექსია იმ დოკუმენტების შემადგენლობისა და შინაარსის შესახებ, რომლებიც წარმოიქმნება ერთიან სამეცნიერო-მეთოდიკურ საფუძველზე დოკუმენტებისა და დოკუმენტური ინფორმაციის მოსაძებნად ეფექტური გამოყენების მიზნით.
3. დაწესებულებათა არქივების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის სისტემის შემადგენლობა განისაზღვრება არქივის სახეობით, მასში დაცული დოკუმენტების შემადგენლობითა და შინაარსით, ძებნის ხასიათითა და ამოცანებით, დოკუმენტების გამოყენების ინტენსიურობით.
4. დაწესებულების არქივის სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის სისტემის ელემენტებია ანაწერები, კატალოგები, მონაცემთა ბაზები, რომლებიც ასრულებენ ამ ცნობარების ფუნქციებს, აგრეთვე საძიებლები, დოკუმენტთა მიმოხილვები, დაწესებულების საარქივო ფონდების ისტორიული ცნობები.
5. ა) დაწესებულების საარქივო ცნობარები მათი მიზნობრივი დანიშნულების მიხედვით იყოფა ტიპებად: ანაწერი, კატალოგი, საძიებელი, მიმოხილვა.
ბ) საარქივო ცნობარები და მონაცემთა ბაზები დაწესებულების დოკუმენტების შემადგენლობისა და შინაარსის შესახებ შეიძლება იყოს შიდაფონდური და ფონდთაშორისი.
6. ა) სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის სისტემაში ხორციელდება დაწესებულებების საქმისწარმოებასა და არქივებში შექმნილი სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის მემკვიდრეობითობა, მისი საარქივო დაწესებულების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის სისტემასთან შეთავსება.
ბ) დაწესებულებათა არქივების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის სისტემის მემკვიდრეობითობა ეფუძნება მისი აგებულების მოთხოვნებისა და პრინციპების ერთიანობას. ეს მემკვიდრეობითობა ითვალისწინებს დაწესებულებების საქმისწარმოებასა და არქივებში საქმეთა ანაწერების, კატალოგების, მონაცემთა ბაზების შედგენის აუცილებლობას მათთან დაკავშირებული საჭირო საცნობარო აპარატით.
7. სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის სისტემის შექმნისა და განვითარების დროს გამოიყენება დიფერენცირებული მიდგომა, რომელიც შეიცავს საარქივო ცნობარებისა და მონაცემთა ბაზების მიზანშეწონილი შემადგენლობის, აღწერის მეთოდიკის, ცნობარების საცნობარო აპარატის შემადგენლობისა და შევსების შერჩევას, სამუშაოთა საჭირო რიგითობის დადგენას.
8. მრავალმხრივი, დარგთაშორისი ინფორმაციის მქონე დაწესებულებათა ფონდებისა და განსაკუთრებულად ღირებული და უნიკალური დოკუმენტების მქონე პირადი წარმოშობის ფონდების დოკუმენტები აღიწერება პირველ რიგში; ანაწერებს უნდა ახლდეს სხვადასხვა სახის საძიებლები; ფონდების დონეზე დგება ინდივიდუალური დახასიათებები. ყველაზე უფრო ინფორმაციულ ფონდებთან იქმნება მიმოხილვები, საქმეებისა და დოკუმენტების საძიებლები.
9. ერთი დარგის ან საქმიანობის ერთი მიმართულების ინფორმაციის შემცველი დაწესებულებათა ფონდებისა და განსაკუთრებულად ღირებული დოკუმენტების შემცველი პირადი წარმოშობის ფონდების ანაწერებს უნდა ჰქონდეს მხოლოდ ერთი საძიებელი; ფონდის დონეზე შეიძლება შედგეს როგორც ინდივიდუალური, ასევე ჯგუფური დახასიათებები.
10. ერთი თემის მიხედვით ან ზემოაღნიშნული ფონდების დამატებითი ხასიათის მქონე ინფორმაციის შემცველი დაწესებულებათა ფონდების დოკუმენტებისათვის საძიებელი არ დგება