1. ა) საქმეთა, დოკუმენტთა ანაწერი საარქივო ცნობარია, რომელიც განკუთვნილია შესანახი ერთეულების, სააღრიცხვო ერთეულების შემადგენლობისა და შინაარსის გასახსნელად, ფონდის შიგნით მათი სისტემატიზაციის დამკვიდრებისა და აღრიცხვისათვის.
ბ) ანაწერი შედგება აღწერილობითი სტატიებისაგან, შემაჯამებელი ჩანაწერის (იხ. თავი IV, მე-18 მუხლი, მე-4 პუნქტი), დამადასტურებელი ფურცლისა (დანართი №9) და ანაწერის საცნობარო აპარატისაგან.
გ) ანაწერში აღწერის ობიექტია შესანახი ერთეული, სააღრიცხვო ერთეული.
2. ანაწერის აღწერილობითი სტატია მოიცავს: შესანახი ერთეულის, სააღრიცხვო ერთეულის რიგით ნომერს; საქმისწარმოების ინდექსს ან ძველ საინვენტარო ნომერს; შესანახი ერთეულის, სააღრიცხვო ერთეულის სათაურს, დოკუმენტების კიდურ თარიღებს, შესანახი ერთეულის ფურცლების რაოდენობას, ენას, მითითებას დედანზე, პირზე, ასახვის ხერხზე, დოკუმენტების დაცვის მდგომარეობაზე, გარეგნულ თავისებურებებზე. აღწერილობითი სტატია შეიძლება შეივსოს შესანახი ერთეულის, სააღრიცხვო ერთეულის ცალკეული დოკუმენტების (დოკუმენტების ჯგუფის) ანოტაციით.
3. ა) ანაწერის საცნობარო აპარატში შედის: სატიტულო ფურცელი; სარჩევი; წინასიტყვაობა; შემოკლებათა სია; შიფრების გადასაყვანი ცხრილები (ანაწერის გადამუშავების შემთხვევაში); საძიებლები.
ბ) ანაწერის სატიტულო ფურცელზე თავსდება: დაწესებულების არქივის სრული დასახელება, ფონდის სახელწოდება, ფონდის ნომერი, ანაწერის ნომერი, ანაწერის სახელწოდება, ანაწერში შეტანილი დოკუმენტების კიდური თარიღები.
გ) წინასიტყვაობა შეიძლება შედგეს როგორც საერთო ფონდის ყველა ანაწერისათვის, ასევე ცალკეული ანაწერისათვის. ფონდის ანაწერების საერთო წინასიტყვაობა თავსდება პირველ ანაწერში.
დ) ფონდის ყველა ანაწერის საერთო წინასიტყვაობაში გადმოიცემა: ფონდშემქმნელის ისტორია, ფონდის ისტორია; ფონდის დოკუმენტების შემადგენლობისა და შინაარისის ანოტაცია (ამასთან გამოიყოფა შესანახი ერთეულების ყველაზე ტიპობრივი ჯგუფები მათი სახეობებისა და ნაირსახეობების, შინაარისის მიხედვით); ანაწერების საცნობარო აპარატის შემადგენლობა.
ე) ფონდის თითოეული ანაწერისათვის ცალკე წინასიტყვაობის შედგენის დროს ფონდშემქმნელი დაწესებულების ისტორიისა და ფონდის ისტორიის ყველა საერთო მონაცემი თავსდება პირველი ანაწერის წინასიტყვაობაში.
4. ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს საძიებლები (როგორც საერთო, ასევე სპეციალური). ანაწერის საძიებლის მითითებითი მონაცემები მოცემულია შესანახი ერთეულების, სააღრიცხვო ერთეულების რიგით ნომრებზე (იხ. თავი VII, 43-ე მუხლი)