1. ფონდის საქმე წარმოებს თითოეულ ფონდზე. მასში შეიტანება ფონდშემქმნელი დაწესებულებისა და მისი ფონდის ისტორიის ამსახველი დოკუმენტები: ისტორიული ცნობა, ფონდის სისტემატიზაციის სქემა, ფონდის დამუშავების მეთოდიკური სახელმძღვანელოები, ფონდის ძველი ფურცლები მათი ხელახალი შედგენის შემდეგ, სახელმწიფო შესანახად ფონდის საქმეთა გადაცემის, ფონდის დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის, ფონდის დოკუმენტებისა და საქმეების გამოუსწორებლად დაზიანების, საქმეთა არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმების ჩატარების აქტები და ა.შ.
2. აქტები და სხვა დოკუმენტები, რომლებიც აფიქსირებენ ცვლილებებს ფონდის შემადგენლობასა და მოცულობაში, ფონდის საქმეში შეიტანება მხოლოდ აღნიშვნით დაწესებულების არქივის ყველა სააღრიცხვო დოკუმენტში ცვლილებების შეტანის შესახებ. აქტები ინომრება ფონდის ფარგლებში აქტების სახეობების მიხედვით მთლიანი წესით.
3. ფონდის საქმეში ყველა დოკუმენტი განლაგებულია მათი შედგენის ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. ფონდის საქმის დოკუმენტებზე დგება შიგა ანაწერი, საქმის ფურცლები ინომრება, ფონდის საქმისათვის დგება დამადასტურებელი წარწერა. ფონდის შევსების კვალობაზე ხელახლა დგება დამადასტურებელი წარწერა და შიგა ანაწერი.
4. ფონდის თითოეულ საქმეს მიეკუთვნება შესაბამისი ფონდის ნომერი.
5. ფონდების საქმეები ინახება ფონდების ნომრების ზრდის მიხედვით