ძირითად სააღრიცხვო დოკუმენტებში თითოეული ჩაწერის საფუძველია:
1. დაწესებულების არქივში დოკუმენტების შემოსვლისას:
ა) სტრუქტურული ქვედანაყოფების მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის დოკუმენტების ჩაბარების ანაწერები (დანართი №12);
ბ) დაწესებულების საქმეთა კრებსითი ნომენკლატურა ან სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ნომენკლატურა გაფორმებული შემაჯამებელი ჩანაწერით შემოღებულ და დამთავრებულ საქმეთა რაოდენობის შესახებ (დანართები №№1,2);
გ) სხვა დაწესებულებიდან, იურიდიული ან ფიზიკური პირისაგან, მათ შორის დეპოზიტურ შესანახად, დოკუმენტების მიღება-გადაცემის აქტი (დგება დანართი №35-ის ფორმის მიხედვით).
2. დაწესებულების არქივიდან დოკუმენტების გასვლისას:
ა) საარქივო დაწესებულებაში მუდმივ შესანახად ან სხვა დაწესებულების არქივში დოკუმენტების მიღება-გადაცემის აქტი (დანართი №35);
ბ) მესაკუთრისთვის დოკუმენტების დაბრუნების აქტი (დგება დანართ №35-ის ფორმის მიხედვით);
გ) დოკუმენტების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტი, რომელიც არ ექვემდებარება შენახვას (დანართი №6);
დ) იმ დოკუმენტების აღმოუჩენლობის აქტი, რომელთა მოძებნის გზები ამოწურულია (დანართი №36);
ე) დოკუმენტების გამოუსწორებელი დაზიანებების აქტი (დანართი №37).
3. შიდა საარქივო სამუშაოთა (კრებსითი ანაწერების შედგენის, პირადი წარმოშობის დოკუმენტების, საარქივო კოლექციების სამეცნიერო აღწერის, განსაკუთრებულად ღირებული საქმეებისა და დოკუმენტების, სადაზღვევო ფონდისა და სარგებლობის ფონდის ანაწერების შედგენის, გაერთიანებული საარქივო ფონდების შექმნის, დოკუმენტების არსებობისა და მდგომარეობის შემოწმების, სააღრიცხვო დოკუმენტების გადამოწმების) შესრულების შედეგად ფორმდება:
ა) მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ, პირადი შემადგენლობის საქმეთა კრებსითი ანაწერი (დანართები №№3,4,5);
ბ) განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა ანაწერი (დანართი №23);
გ) სადაზღვევო ფონდის ანაწერი (დანართი №28);
დ) პირადი წარმოშობის დოკუმენტების, საარქივო კოლექციის აღწერის აქტი (დანართი №38);
ე) გაერთიანებული საარქივო ფონდის შექმნის აქტი (დანართი №39);
ვ) სააღრიცხვო დოკუმენტებში ტექნიკური შეცდომების აქტი (დანართი №40);
ზ) დოკუმენტების აღმოჩენის აქტი (რომელიც არ მიეკუთვნება მოცემულ ფონდს, არქივს, აღურიცხავი და ა.შ. (დანართი №41)