1. ა) დოკუმენტების აღრიცხვა დაწესებულების არქივში წარმოადგენს მათი რაოდენობისა და შემადგენლობის განსაზღვრას დადგენილ სააღრიცხვო ერთეულებში. იგი ითვალისწინებს აგრეთვე თითოეული სააღრიცხვო ერთეულის განსაზღვრული კომპლექსისადმი მიკუთვნებისა და სააღრიცხვო დოკუმენტებში მათი საერთო რაოდენობის ფიქსაციას (რეგისტრაციას).
ბ) სააღრიცხვო დოკუმენტი დადგენილი ფორმის დოკუმენტია, რომელიც სააღრიცხვო ერთეულებში აფიქსირებს სააღრიცხვო დოკუმენტების შემოსვლას, გასვლას, რაოდენობას, შემადგენლობასა და მდგომარეობას.
გ) დაწესებულების არქივში დოკუმენტების აღრიცხვა მათი დაცვის უზრუნველყოფისა და არსებობის კონტროლის ერთ-ერთი საშუალებაა.
2. აღრიცხვას ექვემდებარება დაწესებულების არქივში დაცული ყველა დოკუმენტი, მათ შორის, აღუწერელი და ამ არქივისათვის არაპროფილური, აგრეთვე დოკუმენტების სადაზღვევო პირები, სარგებლობის ფონდის პირები (არსებობის შემთხვევაში), საქმეთა და დოკუმენტთა ანაწერები.
3. დაწესებულების არქივი ახორციელებს ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების აღრიცხვას, რომლებიც დროებით დაცულია დაწესებულების არქივში და წარუდგენს სააღრიცხვო ცნობებს შესაბამის საარქივო დაწესებულებას.
4. ა) აღრიცხვა ხორციელდება საარქივო დოკუმენტებისათვის (სააღრიცხვო ერთეულებისათვის; შესანახი ერთეულებისათვის) სააღრიცხვო ნომრების მიკუთვნებით, რომლებიც საარქივო შიფრის ნაწილია.
ბ) საარქივო შიფრი აღნიშვნაა თითოეულ შესანახ ერთეულზე მისი აღრიცხვისა და იდენტიფიკაციის უზრუნველსაყოფად. საარქივო შიფრი შედგება ნომრებისაგან: საარქივო ფონდის დაწესებულების არქივის ფონდების სიის მიხედვით და წილადით იმ საარქივო დაწესებულების ფონდების სიის მიხედვით, რომლის დაკომპლექტების წყაროა დაწესებულება, აგრეთვე საარქივო კოლექციის, ანაწერის, შესანახი ერთეულის ნომრებისაგან.
გ) საარქივო ფონდის ნომერი მიეკუთვნება საარქივო დაწესებულების მიერ დაწესებულების დოკუმენტების მუდმივ შესანახად პირველი მიღების გაფორმების შემდეგ