1. ფონდების სია დგება იმ დაწესებულების არქივში, სადაც ინახება ორი ან მეტი ფონდი.
2. ა) საარქივო ფონდი, საარქივო კოლექცია ფონდების სიაში შეიტანება დაწესებულების არქივში მათი დოკუმენტების პირველად შემოსვლის დროს. თითოეულ ფონდს მიეკუთვნება რიგითი ნომერი ფონდების სიის მიხედვით მისი შემოსვლის ქრონოლოგიური თანმიმდევრობის შესაბამისად. მუდმივი შენახვისათვის გადასაცემი ფონდის ნომერს ემატება (წილადით) ნომერი, რომელიც მას მიაკუთვნა შესაბამისმა საარქივო დაწესებულებამ მისთვის ფონდის ნაწილის პირველი გადაცემის შემდეგ.
ბ) გაერთიანებულ საარქივო ფონდს, რომელიც შეიქმნა ადრე დამოუკიდებლად აღრიცხული ფონდებისაგან, მიეკუთვნება გაერთიანებულის შემადგენლობაში შეტანილი ფონდების ერთ-ერთი ნომერი.
გ) თუ ფონდი შეიცავს განსაკუთრებულად ღირებულ დოკუმენტებს, მის ნომერს ემატება ინდექსი ,,გღ“.
3. სხვა არქივში ფონდის გადაცემის, მისი გაერთიანებული საარქივო ფონდის შემადგენლობაში შეტანის ან ფონდის ყველა დოკუმენტის გასვლის შემთხვევაში განთავისუფლებული ნომერი სხვა ფონდს არ მიეკუთვნება, ფონდის სიის მე-4–5 გრაფებში (,,აღნიშვნა გასვლის შესახებ“) მიეთითება იმ არქივის დასახელება, რომელსაც ფონდი გადაეცა, აგრეთვე იმ დოკუმენტის დასახელება, ნომერი და თარიღი, რომლის საფუძველზეც გასულია ფონდი.
4. ფონდის სახელწოდება სიაში შეიტანება ანაწერის სატიტულო ფურცლიდან. ფონდშემქმნელის სახელწოდების შეცვლის შემთხვევაში ფონდების სიაში მიეთითება: მოქმედი დაწესებულებებისათვის – სახელწოდება, რომელიც არსებობდა ფონდის შემოსვლის მომენტში, ლიკვიდირებული დაწესებულებებისათვის – ბოლო სახელწოდება. გაერთიანებული საარქივო ფონდი შეიტანება გაერთიანებული საარქივო ფონდის განზოგადებული სახელწოდებით.
5. ფონდების სიასთან ყოველი წლის 1 იანვრისათვის დგება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება: წლის განმავლობაში შემოსული და გასული ფონდების რაოდენობა და დაცული ფონდების საერთო რაოდენობა; ფონდების რაოდენობა, რომლებიც შეიცავენ განსაკუთრებულად ღირებულ დოკუმენტებს; ფონდების სიაში თავისუფალი ნომრები, თუკი ასეთები არსებობენ.
6.  ფონდების სია უნდა იქნეს ჩაკერილი (ზონრით შეკრული) და ჩადებული მაგარ ყდაში; ფურცლები უნდა დაინომროს; დგება დამადასტურებელი ფურცელი