1. კერძო და საკუთრების სხვა ფორმებისადმი მიკუთვნებული ეროვნული საარქივო ფონდის საქმეები და დოკუმენტები, რომლებიც მიღებულია დეპოზიტურ შესანახად, აღირიცხება დაწესებულების არქივის ძირითად და დამხმარე სააღრიცხვო დოკუმენტებში.
2. ა) დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარში (დანართი №24, მე-3 გრ.) მიეთითება საქმეთა მიღება-გადაცემის აქტის (მე-4 გრ.) ნომერი და თარიღი, დოკუმენტების მესაკუთრე და შეთანხმების მოქმედების ვადა, მაგალითად, ,,2008 წლამდე“ (დროებითი შენახვისათვის) ან ,,დეპოზიტი“ (შენახვის ვადის მითითების გარეშე) (მე-10 გრ).
ბ) ფონდების სიაში (დანართი №25) ფონდის ნომერს ემატება ინდექსი ,,დ“ (დეპოზიტი), რომელიც უნარჩუნდება მას ყველა სააღრიცხვო დოკუმენტსა და საქმეთა საარქივო შიფრში; ფონდების სიის გრაფაში ,,შენიშვნა“ მიეთითება აგრეთვე დოკუმენტების მესაკუთრე, შეთანხმების ხელმოწერის თარიღი და მოქმედების ვადა.
3. ა) თუ შენახვისათვის შემოდის ფონდის ნაწილი, რომლის დოკუმენტები უკვე ინახება არქივში და შეტანილია ეროვნული საარქივო ფონდის სახელმწიფო ნაწილის შემადგენლობაში, ფონდს უნარჩუნდება მისთვის ადრე მიკუთვნებული ნომერი ინდექსის ,,დნ“ – ,,დეპოზიტური ნაწილობრივ“ დამატებით.
ბ) დოკუმენტების მესაკუთრესთან დადებული შეთანხმება შეიტანება ფონდის საქმეში.
4. ა) დოკუმენტების გასვლის აღრიცხვის დროს:
– თუ ფონდი შეთანხმების თანახმად შენახვის ვადის გასვლასთან დაკავშირებით მთლიანად გასულია, მისი ნომერი სხვა ფონდს არ მიეკუთვნება;
– თუ შეთანხმების ან სხვა მიზეზების თანახმად შენახვის ვადის გასვლასთან დაკავშირებით მესაკუთრეს დაუბრუნდა დოკუმენტები, რომლებიც მთლიანად შეადგენენ ფონდის დეპოზიტურ ნაწილს, ფონდების სიაში, სხვა სააღრიცხვო დოკუმენტებსა და საქმეთა საარქივო შიფრებში ინდექსი ,,დნ“ წაიშლება; შესაბამისი ცნობები შეიტანება ფონდების სიის გრაფაში ,,შენიშვნა“.
ბ) დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთრის შემაჯამებელ ჩანაწერებსა და ფონდების სიაში დეპოზიტური შენახვისათვის არსებული ფონდებისა და საქმეების რაოდენობა მიეთითება ცალკე სტრიქონზე.
გ) ფონდში დეპოზიტური შენახვის დოკუმენტების არსებობისას ფონდის ფურცელში მათი რაოდენობა ფონდის მიხედვით მთლიანად მიეთითება წილადით, მაგალითად, 200/80დ