1. სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზები (მბ) წარმოებს:
ა) ავტომატიზებულ რეჟიმში ცენტრალიზებული აღრიცხვის დოკუმენტების შესადგენად;
ბ) სხვადასხვა სახის სტატისტიკური ცნობების, ანალიზური ცხრილების, მათ შორის, საარქივო დოკუმენტების მოცულობის, შემადგენლობისა და მდგომარეობის ცვლილებების დინამიკის შესახებ, ავტომატიზებულ რეჟიმში მოსამზადებლად;
გ) დროის განსაზღვრულ მონაკვეთში არქივში დოკუმენტების არსებობის შესახებ ცნობების ოპერატიული წარდგენისათვის.
2. ა) სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზების ნუსხა დგება ტრადიციულ სააღრიცხვო დოკუმენტებში იმ ძირითადი მაჩვენებლების საფუძველზე, რომლებიც აღწერენ აღრიცხვის ობიექტს – ფონდს, ანაწერში შეტანილ შესანახ ერთეულს, სააღრიცხვო ერთეულს, შესანახი ერთეულების, სააღრიცხვო ერთეულების ჯგუფს.
ბ) სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზები უნდა შეესაბამებოდნენ საარქივო დაწესებულებების სხვა საინფორმაციო მონაცემთა ბაზებს.
გ) სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზებისა და ტრადიციული ძირითადი სააღრიცხვო დოკუმენტების მემკვიდრეობითობა უზრუნველყოფილია მონაცემთა ბაზებში ძირითადი სააღრიცხვო დოკუმენტების რეკვიზიტების გამოყენებით.
დ) ცენტრალიზებული აღრიცხვის დოკუმენტების განზოგადებული მაჩვენებლები, აგრეთვე მათ მისაღებად საჭირო საწყისი მონაცემები შედის სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზების სავალდებულო რეკვიზიტების რიცხვში.
3. ა) სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზები შეივსება არქივის სააღრიცხვო დოკუმენტების საფუძველზე. სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზების შევსებისა და წარმოების ერთგვაროვნების უზრუნველსაყოფად მუშავდება ინსტრუქცია, რომელიც აღწერს თითოეული რეკვიზიტის შინაარსსა და მონაცემთა ბაზების წარმოების ორგანიზაციას. მუშაობის დაწყების წინ ტარდება სააღრიცხვო დოკუმენტების მიზნობრივი შემოწმება, მოწმდება სააღრიცხვო დოკუმენტების დაბალანსება.
ბ) გეგმური წესით ხორციელდება სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზების შევსება მომდევნო საანგარიშო წლის 1 იანვრის მდგომარეობით. შემდგომში წარმოებს ცვლილებების ოპერატიული შეტანა სააღრიცხვო დოკუმენტებსა და სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზებში.
თავი VIII
არქივის დოკუმენტების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატ