1. ფონდის ფურცელი დგება თითოეულ ფონდზე მისი პირველად შემოსვლის დროს. მასში აღირიცხება ფონდის აღწერილი და აღუწერელი დოკუმენტების ყველა შემოსვლა და გასვლა.
2. ფონდის ფურცლის ნომერი შეესაბამება ფონდის ნომერს დაწესებულების არქივის ფონდების სიის მიხედვით.
3. გრაფაში ,,ფონდის ადგილსამყოფელი“ მიეთითება დაწესებულების სახელწოდება, რომლის არქივშიც იგი ინახება.
4. გრაფაში ,,ფონდის პირველი შემოსვლის თარიღი“ მიეთითება ამ არქივში ფონდის პირველი შემოსვლის თარიღი; გაერთიანებული საარქივო ფონდისა და საარქივო კოლექციისათვის – პირველი შემოსვლის ან არქივში მისი შექმნის თარიღი.
5. ა) გრაფაში ,,ფონდის თითოეული სახელწოდების კიდური თარიღები“ მიეთითება თითოეული სახელწოდებით დაწესებულების ფუნქციონირების საწყისი და ბოლო თარიღები, განურჩევლად იმისა, არსებობს თუ არა ფონდში ამ პერიოდის დოკუმენტები.
ბ) გაერთიანებული საარქივო ფონდისათვის, რომელიც დაწესებულების საქმიანობის ობიექტისა თუ დაქვემდებარების მიხედვით შეიქმნა, მიეთითება იმ ობიექტისა თუ ხელმძღვანელი ორგანოს დასახელების საწყისი და ბოლო თარიღები, რომლის ბაზაზეც შეიქმნა ფონდი.
გ) გაერთიანებული საარქივო ფონდისათვის, რომელიც ერთგვაროვანი დაწესებულებების ან თანამიმდევრულად ერთმანეთის შემცვლელი დაწესებულებების დოკუმენტებისაგან შეიქმნა, მიეთითება ერთ-ერთი მათგანის შექმნის ყველაზე ადრეული თარიღი და უკანასკნელის ლიკვიდაციის თარიღი. თუ დაწესებულება ფუნქციონირებას განაგრძობს, ბოლო თარიღი არ დაისმება.
6. ა) გრაფაში ,,ფონდის სახელწოდება“ ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით ჩამოთვლილია ფონდშემქმნელი დაწესებულების ყველა სახელწოდება და დაქვემდებარება მისი შექმნის მომენტიდან, განურჩევლად იმისა, არსებობს თუ არა ფონდში ამ პერიოდის დოკუმენტები.
ბ) გაერთიანებული საარქივო ფონდებისათვის ამ გრაფაში მიეთითება ფონდის განზოგადებული სახელწოდება, ხოლო შემდეგ ჩამოთვლილია ყველა ფონდშემქმნელი დაწესებულების სახელწოდებები, რომელთა დოკუმენტები შევიდა გაერთიანებული ფონდის შემადგენლობაში მათი არსებობის მთელი პერიოდის განმავლობაში.
გ) ფონდშემქმნელი დაწესებულების სახელწოდებასა და დაქვემდებარებაში ყველა მომდევნო ცვლილება შეიტანება ფონდის ფურცელში არქივში ფონდის დოკუმენტების შემოსვლის კვალობაზე.
7. ა) გრაფაში ,,გასვლა“ მიეთითება აქტი, რომლის საფუძველზეც გასულია დოკუმენტები და გასული დოკუმენტების რაოდენობა ცალკე თითოეული ანაწერის მიხედვით.
ბ) გრაფაში ,,არსებობა (ნაშთი)“ მიეთითება აღწერილი დოკუმენტების რაოდენობა, რომლებიც დარჩა გასვლის შემდეგ თითოეული ანაწერისა და მთლიანად ფონდის მიხედვით.
გ) იმ კრებსით ანაწერებში შეტანილ მუდმივად, ხანგრძლივად და პირადი შემადგენლობის საქმეთა რაოდენობა, რომლებიც შედგენილია სტრუქტურული ქვედანაყოფების ანაწერების საფუძველზე, მიეთითება მე-2 განყოფილების ,,აღწერილი დოკუმენტების აღრიცხვა“ მე-11–14 გრაფებში; ხოლო მე-6–9 გრაფებში მიეთითება იმ გასულ საქმეთა რაოდენობა, რომლებიც შეტანილი იყო ჩაბარების ანაწერებში.
8. თუ ფონდის ფურცელი ივსება ორ და მეტ ბლანკზე, პირველზე აღინიშნება ,,იხ. გაგრძელება №...“, შემდგომზე – ,,გაგრძელება №...“.
9. ფონდის ფურცლის ხელახლა შედგენა შეიძლება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ იგი გამოუსწორებლად დაზიანდა, აგრეთვე ფონდის გადამუშავების ან გაერთიანებული საარქივო ფონდის შექმნის შემდეგ, როდესაც ადრე მოქმედი ფონდის ფურცელი აღარ ასახავს ფონდის ფაქტობრივ მდგომარეობასა და მოცულობას. ფონდის ორივე ფურცლის ზემო მარჯვენა კუთხეში აღინიშნება ,,ფურცელი შედგენილია ხელახლა“ ხელახალი შედგენის თარიღის, აღრიცხვაზე პასუხისმგებელი პირის თანამდებობისა და ხელმოწერის მითითებით.
10. ფონდის ფურცლები ინომრება და ფონდების ნომრებისა და ფურცლების ნუმერაციის მიხედვით ინახება სარქველიან საქაღალდეებში. თითოეულ საქაღალდეში ცალკე ფურცელზე დგება დამადასტურებელი წარწერა