1. არქივის სააღრიცხვო დოკუმენტების სისტემა იმ ურთიერთდაკავშირებული სააღრიცხვო დოკუმენტებისა და მონაცემთა ბაზების კოლექციაა, რომლებიც ასახავენ დაწესებულების არქივის დოკუმენტების რაოდენობასა და შემადგენლობას, მათ ცვლილებებს. იგი ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების სახელმწიფო აღრიცხვის სისტემის შემადგენელი ნაწილია.
2. დაწესებულების არქივში დოკუმენტების აღრიცხვა წარმოებს ძირითადი და დამხმარე სააღრიცხვო დოკუმენტების მიხედვით. ძირითადი სააღრიცხვო დოკუმენტების შემადგენლობა და ფორმები განსაზღვრულია წინამდებარე წესებით და სავალდებულოა დაწესებულების თითოეული არქივისათვის. დამხმარე სააღრიცხვო დოკუმენტების საჭიროებასა და მათ სახეობებს დამოუკიდებლად განსაზღვრავს დაწესებულების არქივი.
3. დაწესებულების არქივში ძირითადი სააღრიცხვო დოკუმენტებია:
ა) დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარი (დანართი №24) – არქივში დოკუმენტების თითოეული შემოსვლისა და გასვლის, აგრეთვე დროის განსაზღვრულ ქრონოლოგიურ პერიოდში შესანახად შემოსული და გასული დოკუმენტების რაოდენობისა და შემადგენლობის, მათი აღწერის მდგომარეობის აღრიცხვისათვის;
ბ) ფონდების სია (დანართი №25) – შესანახად მიღებული საარქივო ფონდებისა და საარქივო კოლექციების რეგისტრაციისათვის, მათთვის ნომრების მიკუთვნების, შესანახად არსებული და გასული საარქივო ფონდებისა და საარქივო კოლექციების რაოდენობისა და შემადგენლობის აღრიცხვისათვის;
გ) ფონდის ფურცელი (დანართი №8) – საარქივო ფონდის, საარქივო კოლექციის ფარგლებში ანაწერების რაოდენობისა და შემადგენლობის, მათი ნუმერაციის, დოკუმენტების რაოდენობისა და შემადგენლობის, მათი აღწერის, ცვლილებათა დინამიკის მდგომარეობის აღრიცხვისათვის თითოეული ანაწერისა და მთლიანად ფონდის (კოლექციის) მიხედვით, ცვლილებათა დაფიქსირებისათვის თითოეული ანაწერისა და მთლიანად ფონდის (კოლექციის) მიხედვით, ფონდის სახელწოდებაში ცვლილებათა დაფიქსირებისათვის;
დ) საქმეთა ანაწერი (დანართები №№3,4,5) – შესანახი ერთეულების ცალკეული და შემაჯამებელი აღრიცხვისათვის, შესანახი ერთეულების სისტემატიზაციის წესის დასამკვიდრებლად, მოცემულ ანაწერში შეტანილი დოკუმენტების შემადგენლობასა და მოცულობაში ცვლილებათა აღრიცხვისათვის;
ე) ანაწერების რეესტრი – საქმეთა და დოკუმენტთა ანაწერების რეგისტრაციისათვის, მათი რაოდენობისა და შემადგენლობის აღრიცხვისათვის (დანართი №26);
ვ) არქივსაცავის პასპორტი (ნებისმიერი ფორმის) – დაწესებულების არქივის თითოეული არქივსაცავის ფონდებისა და დოკუმენტების შემაჯამებელი აღრიცხვისათვის;
ზ) განსაკუთრებულად ღირებული საქმეთა ანაწერი (დანართი №23) – განსაკუთრებულად ღირებული საქმეებისა და დოკუმენტების ცალკეული და შემაჯამებელი აღრიცხვისათვის (დგება არქივებში, რომლებიც ახორციელებს განსაკუთრებულად ღირებული საქმეებისა და დოკუმენტების გამოვლენას);
თ) სადაზღვევო ფონდისა და სარგებლობის ფონდის შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო დავთარი (დანართი №27) – არქივში სადაზღვევო ფონდისა და სარგებლობის ფონდის თითოეული შემოსვლისა და გასვლის აღრიცხვისათვის (წარმოებს დაწესებულებათა არქივებში, რომლებშიც ხორციელდება დოკუმენტების სადაზღვევო პირების გადაღება);
ი) სადაზღვევო ფონდის ანაწერი (დანართი №28) – განსაკუთრებულად ღირებული დოკუმენტების სადაზღვევო პირების შესანახი ერთეულების ცალკე აღრიცხვისათვის (დგება არქივებში, რომლებიც ახორციელებენ განსაკუთრებულად ღირებული დოკუმენტების სადაზღვევო პირების გადაღებას);
კ) ფონდის საქმე – დოკუმენტების კომპლექსი ფონდშემქმნელისა და ფონდის ისტორიის მიხედვით, წარმოებს თითოეულ საარქივო ფონდსა და საარქივო კოლექციაზე;
ლ) საქმის დამადასტურებელი ფურცელი – საქმეში ფურცლების რაოდენობის აღრიცხვისათვის (დანართი №9).
მ) ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების ცენტრალიზებული სახელმწიფო აღრიცხვისათვის დაწესებულების არქივში დგება შემდეგი დოკუმენტები:
– დაწესებულების არქივის პასპორტი, რომელშიც დაცულია მმართველობითი დოკუმენტაცია 20... წლის 1 დეკემბრისათვის (დანართი №29);
– დაწესებულების პასპორტი, სადაც დაცულია დარგობრივი ფონდის დოკუმენტები 20... წლის 1 დეკემბრისათვის (დანართი №30).
4.  დამხმარე სააღრიცხვო დოკუმენტებია: საქმეთა გასვლის სააღრიცხვო დავთრები და ბარათები, პირადი შემადგენლობის საქმეთა სააღრიცხვო დავთრები, ფონდების პასპორტები, საქმეთა შიგა ანაწერები (დანართი №10) და ა.შ.
5. ა) ელექტრონული დოკუმენტების აღრიცხვა ხორციელდება წინამდებარე წესების მოთხოვნათა შესაბამისად და სააღრიცხვო ფორმების მიხედვით.
ბ) ცნობები ელექტრონული დოკუმენტების თითოეული სააღრიცხვო ერთეულის შესახებ შეიტანება ელექტრონული დოკუმენტების სააღრიცხვო მონაცემთა ბაზაში ან ელექტრონული დოკუმენტების სააღრიცხვო ბარათში (დანართი №31).
გ) ელექტრონული დოკუმენტები აღირიცხება ფონდშემქმნელი დაწესებულების საარქივო ფონდის შემადგენლობაში ანაწერების, სააღრიცხვო ერთეულებისა და შესანახი ერთეულების მიხედვით. ელექტრონული დოკუმენტების საინფორმაციო მოცულობა მიეთითება მეგაბაიტებში (მბ).
დ) ელექტრონული დოკუმენტების შესანახი ერთეულების რაოდენობის და/ან საინფორმაციო მოცულობის ცვლილება ახალ მატარებლებზე ხელახალი ჩაწერის ან კონვერტირების შედეგად ფიქსირდება ელექტრონული დოკუმენტების მიგრაციისა და ხელახალი ჩაწერის აქტში (დანართი №32), ანაწერის ახალ შემაჯამებელ ჩანაწერში, ფონდის ფურცელში, არქივის პასპორტის განმარტებით ბარათში.
ე) ელექტრონული დოკუმენტების სააღრიცხვო ერთეულად ითვლება შესანახი ერთეული ან შესანახი ერთეულების კომპლექტი ფაილის ან რამდენიმე ფაილის ჩანაწერით, რომლებიც შეადგენენ ერთიან საპროგრამო-საინფორმაციო ობიექტს (ტექსტი, ჰიპერტექსტი, მულტიმედიური ობიექტი, მონაცემთა ბაზა, მონაცემთა ბანკი, ცოდნათა ბაზა), აგრეთვე თანდართული დოკუმენტაცია.
ვ) ელექტრონული დოკუმენტების შესანახ ერთეულად ითვლება ფიზიკურად განცალკევებული მატარებელი (დისკეტი, ხისტი დისკო, კომპაქტ-დისკო და სხვა) თანდართული დოკუმენტაციით.
ზ) ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო შესანახად შემოტანა აღირიცხება დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის საერთო დავთარში (დანართი №24). თითოეული შემოსვლისა და გასვლის, აგრეთვე ყოველწლიურ ჩანაწერებში დოკუმენტების რაოდენობა აღინიშნება წილადით: სააღრიცხვო ერთეული/შეს. ერთ./ მბ. დამხმარე სააღრიცხვო დოკუმენტის სახით შეიძლება შეიქმნას და გამოყენებულ იქნეს ელექტრონული დოკუმენტების შემოსვლისა და გასვლის სააღრიცხვო ჟურნალი (დანართი №33) და ელექტრონული დოკუმენტების მიგრაციებისა და ხელახალი ჩაწერების სააღრიცხვო ჟურნალი (დანართი №34)