1. ა) კატალოგი ფონდთაშორისი საარქივო ცნობარია, რომელშიც ინფორმაცია არქივის დოკუმენტების შინაარსის შესახებ დაჯგუფებულია ამ კატალოგისათვის მიღებული დოკუმენტური ინფორმაციის კლასიფიკაციის სქემის შესაბამისად განლაგებული საგნების (თემების, დარგების) მიხედვით.
ბ) სხვადასხვა კატალოგების ერთობლიობა შეადგენს არქივის კატალოგების სისტემას.
2. ა) კატალოგების მომზადების, შექმნისა და წარმოების სამუშაოთა ერთობლიობას ეწოდება დოკუმენტების კატალოგიზაცია.
ბ) არქივებში კატალოგიზაცია შეიძლება ტარდებოდეს როგორც სამუშაოს დამოუკიდებელი სახეობა (თემატური დამუშავება), ასევე დოკუმენტების აღწერასა და გამოვლენასთან დაკავშირებულ სამუშაოთა სხვა სახეობების პროცესში (თანხლები კატალოგიზაცია).
გ) კატალოგიზაციის დროს გამოიყენება დიფერენცირებული მიდგომა, რომელიც ითვალისწინებს: საარქივო ფონდების, მათი სტრუქუტურული ნაწილების არჩევის რიგითობის განსაზღვრას; საქმეებისა და დოკუმენტების, მათში არსებული ცნობების შერჩევას; დოკუმენტური ინფორმაციის აღწერის შესაბამისი საშუალებების გამოყენებას.
3. კატალოგიზაცია მოიცავს სამუშაოთა შემდეგ სახეობებს: კლასიფიკაციის სქემის შედგენას, დოკუმენტების გამოვლენასა და შერჩევას, საკატალოგო ბარათებზე აღწერას, ბარათების სისტემატიზაციას, კატალოგების წარმოებას.
4. ა) კლასიფიკაციის სქემის არჩევა განისაზღვრება არქივის დოკუმენტების შემადგენლობითა და მათი გამოყენების ამოცანებით.
ბ) დოკუმენტური ინფორმაციის კლასიფიკაციის სქემა წერილობითი ან გრაფიკული დოკუმენტია, რომელიც მოიცავს განსაზღვრული თანმიმდევრობით განლაგებული კატალოგის საკლასიფიკაციო დანაყოფებს და განკუთვნილია დოკუმენტებიდან ცნობების გასანაწილებლად ამ დანაყოფების მიხედვით.
5. ა) აგებულების სქემის მიხედვით კატალოგები იყოფა სისტემატურ, თემატურ, საგნობრივ და მათი ნაირსახეობების (სახეობრივ, გეოგრაფიულ, საობიექტო) კატალოგებად.
ბ) როგორც წესი, დაწესებულების არქივში დგება სისტემატური და სახეობრივი კატალოგები.
6. სისტემატურ კატალოგში დოკუმენტური ინფორმაციის კლასიფიცირება ხდება ცოდნის დარგებისა და დაწესებულების პრაქტიკული საქმიანობის მიხედვით. იგი განლაგებულია ლოგიკური თანამიმდევრობით.
7. სახეობრივ კატალოგში დოკუმენტური ინფორმაციის კლასიფიცირება ხდება იმ პირთა გვარების ანბანის მიხედვით, რომლებიც მოხსენიებულნი არიან დოკუმენტებში ან არიან მათი ავტორები. შემდგომი სისტემატიზაცია ტარდება ქრონოლოგიური ან ლოგიკური თანამიმდევრობით.
8. ა) კატალოგიზაციისათვის შერჩეული ფონდები და დოკუმენტები აღიწერება საკატალოგო ბარათებზე.
ბ) კატალოგში აღწერის ობიექტი შეიძლება იყოს დოკუმენტი (დოკუმენტების ჯგუფი, დოკუმენტის ნაწილი), შესანახი ერთეული (სააღრიცხვო ერთეული), ანაწერი, კომპლექტი, ფონდი (ფონდების ჯგუფი), რომლებიც შეიცავს ინფორმაციას განსაზღვრული თემის (საკითხის) მიხედვით.
9. ა) კატალოგის აღწერილობითი სტატიის შემადგენლობაში შედის: არქივის სახელწოდება, ინდექსი, რუბრიკა, ქვერუბრიკა, მოვლენის თარიღი, მოვლენის ადგილი, შინაარსი, ფონდის ნომერი, ფონდის სახელწოდება, ანაწერის, საქმის, ფურცლების ნომრები, დოკუმენტის ენა, ასახვის ხერხი, საბარათო კატალოგისათვის – აგრეთვე შემდგენლის გვარი და აღწერილობითი სტატიის შედგენის თარიღი.
ბ) კატალოგის დანაყოფებს შორის ან კატალოგის დანაყოფების სხვა საარქივო ცნობარებთან კავშირისათვის გამოიყენება მითითებათა სისტემა.
10. ა) კატალოგის წარმოება იმ სამუშაოთა კომპლექსია, რომლებიც უზრუნველყოფს მის ფუნქციონირებას, ანუ: სამუშაოთა სამეცნიერო-მეთოდიკურ უზრუნველყოფას; ბარათების ინდექსირებას; მათ სისტემატიზაციას ინდექსებისა და რუბრიკების მიხედვით; კატალოგის მითითებათა აპარატის შექმნას; კატალოგის სრულყოფას.
ბ) სამეცნიერო-მეთოდიკური უზრუნველყოფა მოიცავს ცალკეული ფონდების (ან მათი ჯგუფების) კატალოგიზაციის მეთოდიკური სახელმძღვანელოების, კატალოგების კლასიფიკაციის სამუშაო სქემების შემუშავებას, მათ დაზუსტებასა და შევსებას.
გ) ინდექსირება ინდექსის შერჩევა ან შედგენაა კლასიფიკაციის სქემის მიხედვით და მისი მიკუთვნება საკატალოგო ბარათის შესაბამისი ინფორმაციისადმი. სახეობრივ კატალოგში ინდექსებს ბარათებს არ უსვამენ. ბარათები განლაგდება ანბანის მიხედვით.
დ) კატალოგის სრულყოფა მოიცავს კლასიფიკაციის სქემის სრულყოფას; კატალოგის შინაარსისა და გაფორმების შემოწმებას; აღწერილობების შემოწმებას (რედაქტირებას, აღწერილობების გაერთიანებას ერთგვაროვან ინფორმაციასთან ერთი ფონდისა თუ ანაწერის მიხედვით, მათი სისტემატიზაციის დაზუსტებას).
11. კატალოგების სისტემის შევსების ერთ-ერთ წყაროთაგან შეიძლება იყოს თემატური და საგნობრივ-თემატური კარტოთეკები, ყველაზე ინფორმაციული და ხშირად გამოყენებადი ფონდების დოკუმენტების პირადი შემადგენლობის კარტოთეკები.
12. ა) როგორც წესი, დაწესებულების არქივში იქმნება საგნობრივი კარტოთეკების ნაირსახეობები (სახეობრივი, გეოგრაფიული) ან ქრონოლოგიური, დაწესებულების ისტორიის კარტოთეკები.
ბ) სახეობრივი კარტოთეკა (პირადი შემადგენლობის კარტოთეკა) იქმნება შრომის სტაჟის, ხელფასისა და სოციალურ-სამართლებრივი ხასიათის სხვა მონაცემების ცნობების მოსაძებნად. ბარათები შეიცავს მუშაკის სახელს, მამის სახელს, გვარს, მითითებებს მასზე ცნობების შემცველი ფონდის, ანაწერის, საქმეთა ფურცლების ნომრებზე. ბარათების სისტემატიზაცია ხდება გვარების ანბანური წესით, ხოლო გვარების ფარგლებში – სახელებისა და მამის სახელების ანბანის მიხედვით.
გ) გეოგრაფიულ კარტოთეკებში ინფორმაციის სისტემატიზაცია ხდება გეოგრაფიული ობიექტების ანბანის მიხედვით. კლასიფიკაციის საფუძველი შეიძლება შეადგინოს აგრეთვე ადნიმისტრაციულ-ტერიტორიულმა დაყოფამ. შემდგომი სისტემატიზაცია ტარდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით.
დ) დაწესებულების ისტორიის კარტოთეკა, როგორც წესი, იქმნება არქივში, რომელსაც გააჩნია დაკომპლექტების რამდენიმე წყარო. იგი შეიცავს ინფორმაციას ამ არქივში დოკუმენტების გადმომცემი დაწესებულების შექმნის, გარდაქმნის, ლიკვიდაციის შესახებ იმ ნორმატიულ აქტებზე მითითებით, რომლებიც წარმოადგენენ მათი შექმნის, გარდაქმნის, ლიკვიდაციის საფუძველს.
ე) ქრონოლოგიურ კარტოთეკაში შეიტანება ბარათები, რომლებიც მოიცავს ინფორმაციას მოვლენების, ფაქტების ან დოკუმენტების თარიღების შესახებ. ბარათები განლაგებულია ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით.
ვ) არქივებში, სადაც დაცულია ფონდების საკმაოდ დიდი რაოდენობა, დგება ფონდების სახელწოდებათა კარტოთეკა. ფონდის თითოეული სახელწოდებისათვის (სახელის გადარქმევისათვის) დგება ბარათი მისი ნომრისა და კიდური თარიღების მითითებით. ბარათები განლაგდება დაწესებულებათა სახეობების ანბანური წესით.
ზ) ერთი სახეობის რამდენიმე კარტოთეკა შეიძლება გაერთიანდეს კატალოგში.
თ) დამოუკიდებლად არსებული კარტოთეკები უკავშირდებიან კატალოგების სისტემას მითითებების გზით