მუხლი 61. არქივის დოკუმენტების გამოყენების ცნება

1. საარქივო დოკუმენტების გამოყენება საარქივო დოკუმენტების ინფორმაციის გამოყენებაა კულტურული, სამეცნიერო, პოლიტიკური, ეკონომიკური მიზნებისათვის და მოქალაქეთა კანონიერი უფლებებისა და ინტერესების უზრუნველსაყოფად.
2. ა) დაწესებულებათა არქივების დოკუმენტები ღიაა არქივისა და მოსარგებლეების მიერ გამოსაყენებლად. გამონაკლისს შეადგენს დოკუმენტური ინფორმაცია, რომელიც საკანონმდებლო და სხვა ნორმატიული აქტებით მიეკუთვნება შეზღუდული დაშვების კატეგორიას.
ბ) დაწესებულებაში დროებით შესანახად არსებული ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების გამოყენების წესი განისაზღვრება მათ მიერ წინამდებარე წესების საფუძველზე.
3. არქივის დოკუმენტების გამოყენების ძირითადი ფორმებია:
ა) დაწესებულების ხელმძღვანელობისა და სტრუქტურული ქვედანაყოფების, აგრეთვე სხვა დაწესებულებების ინფორმირება არქივებში ამა თუ იმ დოკუმენტების არსებობისა და მათი შინაარსის შესახებ;
ბ) მოქალაქეთა და დაწესებულებათა სოციალურ-სამართლებრივი ხასიათის შეკითხვების შესრულება;
გ) დოკუმენტების გამოყენება მასობრივი ინფორმაციის საშუალებებში;
დ) საინფორმაციო ღონისძიებათა მომზადება: გამოფენების, კონფერენციების და სხვა;
ე) დოკუმენტების გაცემა არქივის სამკითხველო დარბაზში სამუშაოდ;
ვ) დოკუმენტების გაცემა დროებითი სარგებლობისათვის.
4. ა) დაწესებულების ხელმძღვანელებისა და სტრუქტურული ქვედანაყოფების, აგრეთვე სხვა დაწესებულებების ინფორმირება და შეკითხვების შესრულება არქივის მიერ ხორციელდება განსაზღვრული თემატიკის მიხედვით შეკითხვის შესაბამისად ან საინიციატივო წესით საინიციატივო წერილის ან ცნობის ფორმით არქივში შესაბამისი დოკუმენტების არსებობის შესახებ.
ბ) დაწესებულების ხელმძღვანელების ინფორმირება უნდა ხორციელდებოდეს საქმეების ან დოკუმენტების სათაურების ნუსხის ფორმით განსაზღვრული თემატიკის ან სახეობების მიხედვით დოკუმენტების თარიღებისა და საძებნი მონაცემების მითითებით. საჭიროების შემთხვევაში დგება ანოტაციები.
გ) დოკუმენტების თუ საქმეების სათაურები ნუსხაში განლაგდება განურჩევლად მათი ფონდური კუთვნილებისა: მოვლენათა ქრონოლოგიის, საკითხების, დოკუმენტების სახეობების ან შეკითხვიდან გამომდინარე მნიშვნელობის მიხედვით.
დ) ხელმძღვანელების ინფორმირება შეიძლება აგრეთვე ხორციელდებოდეს დოკუმენტთა პირების თემატიკური შერჩევის ფორმით. პირები განლაგდება ლოგიკური თანმიმდევრობით; პირების შერჩევას დაერთვის სატიტულო ფურცელი, აგრეთვე საჭიროების შემთხვევაში ისტორიული ცნობა, ნუსხა და სხვა მასალები.
ე) დაწესებულების შიგნით დასაგზავნ ნუსხას, წერილს, ცნობას ხელს აწერს არქივის გამგე; სხვა დაწესებულების შეკითხვის შესრულებისას წერილს, ცნობას, ნუსხას, დოკუმენტთა პირების თემატიკურ შენარჩევს ხელს აწერს არქივის გამგე და თანდართულ წერილთან ერთად ხელმოსაწერად წარუდგენს დაწესებულების ხელმძღვანელს