1. ა) სოციალურ-სამართლებრივი ხასიათის ინფორმაცია მოქალაქეთა და დაწესებულებათა შეკითხვების მიხედვით გაიცემა საარქივო ცნობის, საარქივო პირისა და საარქივო ამონაწერის ფორმით.
ბ) საარქივო ცნობა შეკითხვის საგანზე საარქივო ინფორმაციის შემცველი დოკუმენტია დოკუმენტების საძებნი მონაცემების მითითებით, რომელთა საფუძველზეცაა იგი შედგენილი.
გ) საარქივო პირი საარქივო დოკუმენტის ტექსტის ან გამოსახულების განმეორებითი დოკუმენტია მისი საძებნი მონაცემების მითითებით.
დ) საარქივო ამონაწერი განსაზღვრული საკითხისადმი, ფაქტისა თუ პირისადმი მიკუთვნებული საარქივო დოკუმენტის ტექსტის ნაწილის სიტყვასიტყვით განმეორებული დოკუმენტია საძებნი მონაცემების მითითებით.
ე) საარქივო ცნობები, ამონაწერები და პირები გადაეცემა მოსარგებლეს წერილობითი შეკითხვის საფუძველზე, რომელიც უნდა შეიცავდეს დაწესებულების (არქივის) დასახელებას (და მისამართს გაგზავნის შემთხვევაში), სადაც ისინი იგზავნება; შეკითხვის არსის გადმოცემას; განმცხადებლის სახელსა და გვარს; მის მისამართს, საკონტაქტო ელსმენებს; თარიღსა და პირად ხელმოწერას.
ვ) მოქალაქეთა მიმართვები, რომლებშიც არ არის ნაჩვენები განმცხადებელთა გვარები, მისამართები და ხელმოწერები, ითვლება ანონიმურად და განხილვას არ ექვემდებარება; პირადი მიმართვის დროს გვარისა და მისამართის არსებობისას დანაკლისი ინფორმაცია შეიძლება შეივსოს.
ზ) მოქალაქეთა და დაწესებულებათა სოციალურ-სამართლებრივი ხასიათის შეკითხვების შესრულების ვადა არქივის მასალების მიხედვით არ უნდა აღემატებოდეს 10 დღეს მიმართვის რეგისტრაციის დღიდან.
თ) შეკითხვების შესრულების ვადა მხოლოდ არქივის სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის გამოყენებით არ უნდა აღემატებოდეს 5 დღეს მიმართვის რეგისტრაციის მომენტიდან.
ი) არაპროფილური შეკითხვების გადაგზავნა კუთვნილებისამებრ სხვა დაწესებულებებში ან არქივებში, აგრეთვე განმცხადებლის ინფორმირება ამის შესახებ უნდა ხორციელდებოდეს 5- დღიან ვადაში მიმართვის მომენტიდან.
2. ა) საარქივო ცნობები დგება არქივში დაცული დოკუმენტების (დედნებისა და დამოწმებული პირების) საფუძველზე; დაუმოწმებელი დოკუმენტების გამოყენება, რომლებიც მიეკუთვნება მიმართვის საკითხს, აღინიშნება ცნობის ტექსტში (,,დაუმოწმებელი პირი“). თუ არქივს არ გააჩნია შეკითხვის მიხედვით ცნობების შემცველი დოკუმენტები, საარქივო ცნობა შეიძლება გაიცეს არქივში დაცული ბეჭდვითი მასალების მიხედვით, რომლებიც მიეკუთვნება მიმართვის საგანს, წყაროს ზუსტი და სრული მითითებით.
ბ) საარქივო ცნობები დგება დადგენილი ფორმის მიხედვით (დანართი №42) საარქივო ცნობის ბლანკზე ან დაწესებულების საერთო ბლანკზე.
გ) ცნობაში მოყვანილ უნდა იქნეს დოკუმენტების სახელწოდებები, თარიღები და ნომრები, აგრეთვე გადმოიცემა ცნობები, რომლებიც ასახულია დასახელებულ დოკუმენტებში და განეკუთვნება მიმართვის საკითხს. შინაარსი გადმოიცემა მოვლენების და არა დოკუმენტების ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით, რომლებშიც გაშუქებულია ეს მოვლენები. ცნობაში შეიძლება დოკუმენტთა ამონაწერების შეტანა, რომლებიც ბრჭყალებში უნდა ჩაისვას. ცნობის ტექსტში დაწესებულებათა სახელწოდებები პირველად გამოყენების დროს იწერება მთლიანად, ხოლო ფრჩხილებში მათი ოფიციალურად მიღებული შემოკლებანი; განმეორებითი ხსენებისას იწერება შემოკლებული სახელწოდებებით.
დ) ცნობაში შეიტანება მხოლოდ დოკუმენტებში მოხსენიებული მასალები.
ე) საარქივო ცნობის ტექსტში არ დაიშვება შემსრულებლის კომენტარები, საკუთარი დასკვნები გამოყენებული დოკუმენტების შინაარსზე.
ვ) ცნობის ტექსტის შემდეგ თავსდება დოკუმენტების საარქივო შიფრები (ფონდების, ანაწერებისა და საქმეების ნომრები, აგრეთვე ფურცლების ნომრები საქმეში), რომელთა საფუძველზეც შედგენილია ცნობის ტექსტი.
ზ) საარქივო ცნობას ხელს აწერენ დაწესებულების ან იმ ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი, რომლის შემადგენლობაშიც შედის არქივი, და არქივის ხელმძღვანელი; ცნობის ხელმოწერის უფლება დგება საქმისწარმოების სამსახურის დებულებით ან დაწესებულების არქივის დებულებით. ცნობა დასტურდება დაწესებულების ბეჭდით; საარქივო ცნობის მეორე ეგზემპლარი დასტურდება არქივის ხელმძღვანელის მიერ და ინახება არქივის საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად.
3. ა) საარქივო პირები და დოკუმენტთა ამონაწერები გაიცემა შეკითხვის შესაბამისად. გაცემული საარქივო პირებისა და ამონაწერების დედანთან იდენტურობა დასტურდება დაწესებულების ხელმძღვანელის ან მისი რწმუნებული პირის (იმ ქვედანაყოფის ხელმძღვანელის, რომლის შემადგენლობაშიც შედის არქივი) ხელმოწერითა და დაწესებულების გერბიანი ბეჭდით.
ბ) ამონაწერი წარმოებს მხოლოდ იმ დოკუმენტიდან, რომელიც მოიცავს რამდენიმე ცალკეულ, ერთმანეთის მიმართ დაკავშირებულ საკითხებს. ამონაწერმა უნდა ასახოს დოკუმენტის ნაწილის სრული ტექსტი, რომელიც მიეკუთვნება შეკითხვას.
გ) დედანი დოკუმენტის ცალკეული სიტყვები და გამოთქმები, აგრეთვე შესწორებები, ამოფხეკილები, რომლებიც ეჭვს იწვევენ მათ უტყუარობაში, აღინიშნება სიტყვებით: ,,ასეა დოკუმენტში“ ან ,,ტექსტში გაურკვევლადაა“.
დ) საბეჭდ მანქანაზე დაბეჭდილი საარქივო პირები და ამონაწერები მზადდება დაწესებულების წერილის ბლანკზე დოკუმენტის სახელწოდების აღნიშვნით: ,,საარქივო პირი“, ,,საარქივო ამონაწერი“. დოკუმენტის ქსერო – ან ფოტოპირების მომზადებისას დაწესებულების ბლანკი, როგორც წესი, არ გამოიყენება.
ე) საარქივო პირის თუ ამონაწერის ტექსტის შემდეგ მიეთითება დოკუმენტის საარქივო შიფრი. თუ პირს ან ამონაწერს დაკავებული აქვს ერთ ფურცელზე მეტი, საარქივო შიფრი მიეთითება ყოველი ფურცლის მეორე მხარეს. საარქივო პირის თუ ამონაწერის ყველა ფურცელი უნდა იყოს დამაგრებული, დანომრილი და დამაგრების ადგილზე დადასტურებული არქივის მიერ.
4. ა) საარქივო ცნობები, საარქივო დოკუმენტების პირები და ამონაწერები განმცხადებელს ეგზავნება ფოსტით დაწესებულების ან იმ სტრუქტურული ხელმძღვანელის მიერ ხელმოწერილ თანდართულ წერილთან ერთად, რომლის შემადგენლობაშიც შედის არქივი. საარქივო ცნობები, პირები და ამონაწერები ხელზე გადაეცემა განმცხადებელს ხელწერილით პასპორტის, პირადობის მოწმობის ან პირადობის დამამოწმებელი სხვა დოკუმენტის წარდგენისას, ხოლო მათ ნათესავებს ან ნდობით აღჭურვილ პირებს, კანონმდებლობის შესაბამისად გაფორმებული და ნოტარიულად დადასტურებული მინდობილობის წარდგენისას.
ბ) საარქივო ცნობის, პირის თუ ამონაწერის მიმღები ხელს აწერს მიღებული დოკუმენტის მეორე ეგზემპლარზე, რომელიც რჩება არქივის საქმეებში, პასპორტის, პირადობის მოწმობის ან პირადობის დამამოწმებელი სხვა დოკუმენტის მონაცემების მითითებით.
5. ა) კანონმდებლობის შესაბამისად არქივი უზრუნველყოფს: მოქალაქეთა დაშვებას მათ შესახებ დოკუმენტირებულ ინფორმაციაზე; მათ უფლებას, იცოდეს ვინ და რა მიზნებისათვის იყენებს და იყენებდა ამ ინფორმაციას. თუ მოქალაქეს უარი ეთქვა მის შესახებ დოკუმენტებისადმი დაშვებაზე, მას შეუძლია იჩივლოს სასამართლოში.
ბ) დაწესებულების არქივი ვალდებულია უფასოდ წარუდგინოს ინფორმაცია იმ დაწესებულებებისა და პირების მოთხოვნაზე, რომლებსაც იგი ეხება. შეზღუდვები შესაძლებელია მხოლოდ საქართველოს კანონმდებლობით გათვალისწინებულ შემთხვევებში. არქივს შეუძლია შეასრულოს იურიდიული პირების თემატური შეკითხვები, აგრეთვე ფასიან საფუძველზე ქონებრივი და ფინანსური ხასიათის ფიზიკური პირების შეკითხვები.
6. ა) დაიშვება საარქივო საქმეებიდან ამოღება და მფლობელის ან მათი ნათესავებისადმი მოქალაქეობრივი მდგომარეობის, განათლების შესახებ, შრომის წიგნაკებისა და სხვა დედანი პირადი დოკუმენტების გაცემა, რომლებიც დოკუმენტის მფლობელებმა თავის დროზე არ მიიღეს.
ბ) დედანი პირადი დოკუმენტები დაწესებულების ხელმძღვანელის ნებართვით მიეცემა განმცხადებელს პასპორტის, პირადობის მოწმობის, პირადობის დამადასტურებელი სხვა დოკუმენტის წარმოდგენისას, მათ ნათესავებს ან ნდობით აღჭურვილ პირებს ნოტარიულად დამოწმებული მინდობილობის წარმოდგენისას. დედანი პირადი დოკუმენტები შეიძლება გაეგზავნოს განმცხადებელს ფასიანი წერილით.
გ) მართლწესრიგის ორგანოების მიერ არქივიდან შეიძლება ამოღებულ იქნეს დოკუმენტები საქართველოს კანონმდებლობის შესაბამისად.
დ) ამოღებული დოკუმენტის ადგილეზე საქმეში ჩაიდება ცნობა გაცემის შესახებ, მისგან გადაღებული პირი ან სააღრიცხვო საარქივო დოკუმენტებში შეიტანება აღნიშვნა დოკუმენტის ამოღების შესახებ, მიეთითება ამოღების საფუძველი დოკუმენტის ნომერი, თარიღი და სახელწოდება, აგრეთვე დოკუმენტის მიმღების ხელმოწერა (პირადი გადაცემისას).
7. მოთხოვნილი ცნობების არქივში არარსებობისას დგება უარყოფითი პასუხი დაწესებულების წერილის ბლანკზე. მასში მიეთითება არქივის დოკუმენტებში განმცხადებლისათვის საჭირო ცნობების არარსებობის ფაქტი და ეძლევა რეკომენდაციები, სად მიიღოს საჭირო ინფორმაცია. უარყოფითი პასუხის შემთხვევაში, რომელიც შეიცავს ცნობებს არქივში საჭირო დოკუმენტების არარსებობის შესახებ განადგურების ან დაკარგვის გამო, წერილის ტექსტი დასტურდება დაწესებულების ბეჭდით