1. ა) დაწესებულების არქივში დგება საარქივო ფონდის ისტორიული ცნობა-დოკუმენტი, რომელიც მოიცავს ცნობებს ფონდშემქმნელისა და საარქივო ფონდის ისტორიის შესახებ, მისი დოკუმენტების შემადგენლობისა და შინაარსის, სამეცნიერო-საცნობარო სისტემის მოკლე დახასიათებას.
ბ) ისტორიული ცნობა შედგება შემდეგი ნაწილებისაგან: ფონდშემქმნელის ისტორია, ფონდის ისტორია, ფონდის დოკუმენტების დახასიათება.
2. ა) პირველი ნაწილი – ფონდშემქმნელის ისტორია – შეიცავს დაწესებულების შექმნის ისტორიული პირობების დახასიათებას, წინამორბედი დაწესებულების სახელწოდებას, ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით ყველა რეორგანიზაციას, მათ შორის, შემდეგ ცნობებს:
– დაწესებულების შექმნის, გარდაქმნისა და ლიკვიდაციის თარიღებს საკანონმდებლო ან სხვა ნორმატიული აქტების მითითებით; უფლებამონაცვლე დაწესებულების სახელწოდებას;
– დაწესებულების ამოცანებსა და ფუნქციებს, მათ ცვლილებებს;
– დაწესებულების საქმიანობის მასშტაბს, საქვეუწყებო დაწესებულებების სისტემის შემადგენლობას;
– დაწესებულების ადგილს სახელმწიფო აპარატის სისტემაში, ეკონომიკურ, საზოგადოებრივ-პოლიტიკურ, კულტურულ და სხვ., ცხოვრებაში;
– დაწესებულების სახელწოდებისა და დაქვემდებარების ცვლილებებს;
– დაწესებულების სტრუქტურასა და მის ცვლილებებს.
ბ) გაერთიანებული საარქივო ფონდისათვის შეიძლება შედგეს ფონდშემქმნელთა საერთო ისტორია.
გ) საარქივო კოლექციის მიმართ მიეთითება ცნობები მისი შექმნის ისტორიის მიხედვით, ცნობები შემდგენელზე, აგრეთვე არქივში შემოტანამდე კოლექციის ადგილმდებარეობის შესახებ (თუ ის არ იყო შექმნილი არქივში).
3. მეორე ნაწილი – ფონდის ისტორია – შეიცავს შემდეგ ცნობებს:
ა) არქივში ფონდის დოკუმენტების პირველი შემოსვლის თარიღი, მათი მოცულობა და კიდური თარიღები;
ბ) ცვლილებები შემადგენლობასა და მოცულობაში, მათი მიზეზები (შემფასებელი ექსპერტიზის ჩატარება, დანაკარგები და სხვ.);
გ) დოკუმენტების დაცვის დონე;
დ) დოკუმენტების ფორმირების, აღწერისა და სისტემატიზაციის თავისებურებანი; ცნობები იმ დოკუმენტების შესახებ, რომლებიც სცდება ფონდის ქრონოლოგიურ ფარგლებს;
ე) ცნობები სხვა ფონდების შემადგენლობასა და არქივსაცავებში ფონდშემქმნელის დოკუმენტების (მათ შორის, პირადი შემადგენლობის) არსებობისა და მათი შენახვის ადგილების შესახებ;
ვ) ცნობები სხვა დაწესებულებების თუ პირების დოკუმენტების არსებობის შესახებ (ფონდური ჩართვები);
ზ) ფონდის სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის შემადგენლობა.
4. ა) ფონდის ისტორიის ნაწილი მოიცავს აგრეთვე აღწერის ისეთ ელემენტებს, როგორებიცაა: ანოტაცია, ბიბლიოგრაფია, ინფორმაცია დოკუმენტებზე დაშვებისა და გამოყენების პირობების შესახებ.
ბ) ანოტაცია შეიცავს ფონდის სტრუქტურისა და დოკუმენტთა სახეობების მიხედვით დოკუმენტების შემადგენლობის, ფონდშემქმნელის საქმიანობის მიმართულებების ამსახველი თემების, საკითხების მიხედვით დოკუმენტების შინაარსის მოკლე განზოგადებულ დახასიათებას თემების ქრონოლოგიის მითითებითა და მათი გეოგრაფიული (ადმინისტრაციულ-ტერიტორიული) ფარგლების აღნიშვნით.
გ) ბიბლიოგრაფია შეიცავს ფონდის მიხედვით გამოქვეყნებული და გამოუქვეყნებელი ცნობარების და ფონდის საფუძველზე შესრულებული დოკუმენტური პუბლიკაციების სიას.
5. მესამე ნაწილი მოიცავს ფონდის განზოგადებულ დახასიათებას მთლიანად დოკუმენტებისა და დოკუმენტების ცალკეული ჯგუფების შემადგენლობისა და შინაარსის მიხედვით; ცნობებს ფონდის ქრონოლოგიური ჩარჩოების იქით არსებული დოკუმენტების, ფონდის სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის, ინფორმაციის მატარებლების სახეობათა შესახებ.
6. საარქივო კოლექციის ისტორიული ცნობის მეორე და მესამე ნაწილები აიგება დაწესებულების საარქივო ფონდის ისტორიული ცნობის შესაბამისი ნაწილების ანალოგიურად.
7. ა) ცნობას ხელს აწერენ შემსრულებელი და არქივის გამგე (არქივზე პასუხისმგებელი პირი).
ბ) ისტორიული ცნობა იბეჭდება ოთხ ეგზემპლარად: სამი ეგზემპლარი გადაეცემა საარქივო დაწესებულებას ფონდის დოკუმენტების პირველი გადაცემის დროს; ერთი ინახება დაწესებულების არქივის ფონდის საქმეში.
8. ისტორიული ცნობა შეივსება ფონდის შევსების დროს ან დაწესებულების რეორგანიზაციის, სტრუქტურისა და ფუნქციების შეცვლის შემთხვევაში. ისტორიული ცნობა (მისი ნაწილი) წარედგინება საარქივო დაწესებულებას თითოეულ დამთავრებულ ანაწერთან ერთად