1. არქივის ავტომატიზებული სამეცნიერო-საცნობარო აპარატი ელექტრონული ცნობარების კომპლექსია (დოკუმენტთა აღწერილობების მონაცემთა ბაზაა), რომლებიც განკუთვნილია საარქივო დოკუმენტებისა და ინფორმაციის ეფექტური მოძებნისათვის.
2. ა) ავტომატიზებული სამეცნიერო-საცნობარო აპარატი შეიძლება ეფუძნებოდეს საინფორმაციო-საძებნ სისტემას, რომელიც იქმნება დაწესებულების მიმდინარე საქმისწარმოებაში, და უპირველეს ყოვლისა სისტემის ისეთ ელემენტებს, როგორებიცაა: ელექტრონული საცნობარო კარტოთეკები, საქმეთა ნომენკლატურები, კლასიფიკატორები (კორესპონდენტების, სტრუქტურული ქვედანაყოფების, დოკუმენტთა სახეობების სახელწოდებებისა და სხვა).
ბ) ელექტრონული სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის ძირითადი მინდვრებია: ავტორი (კორესპონდენტი), დოკუმენტის სახეობის სახელწოდება, თარიღი, დოკუმენტის ინდექსი, სათაური (მოკლე შინაარსი), რეზოლუცია, შესრულების ვადა, აღნიშვნა შესრულების შესახებ, საარქივო შიფრი.
გ) დოკუმენტის შესახებ ინფორმაციის ძებნა შეიძლება ხორციელდებოდეს სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის როგორც ერთი მინდვრის, ასევე მინდვრების კომბინაციის მიხედვით.
3. ა) სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის მინდორი ,,საქმის ნომერი ნომენკლატურის მიხედვით“ დამაკავშირებელი საძებნი რეკვიზიტია დოკუმენტის დონეზე ინფორმაციის ძებნიდან საქმის დონეზე ძებნამდე გადასვლისას.
ბ) საქმეთა ელექტრონული ნომენკლატურის არსებობისას ავტომატიზებულ რეჟიმში ხორციელდება დოკუმენტების ჩამოწერა საქმეში და საქმიდან დოკუმენტების ამოღება.
გ) თუ მოსარგებლე ინფორმაციის ძებნას ახორციელებს საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით, მაგრამ მას ესაჭიროება გადავიდეს კონკრეტულ დოკუმენტზე, ავტომატურად შეიძლება შეიქმნას საქმეებში შესული დოკუმენტების ნუსხები.
დ) საქმეთა ნომენკლატურის ძირითადი საძებნი რეკვიზიტებია საქმის ინდექსი, საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაური, საქმეების (ტომების, ნაწილების) რაოდენობა, შენახვის ვადა და მუხლი ნუსხის მიხედვით.
4. ა) საქმეთა ელექტრონული ნომენკლატურის საფუძველზე ავტომატიზებულ რეჟიმში ხორციელდება საქმეთა ანაწერების ფორმირება. ამასთან, ინფორმაციის შერჩევის ,,ფილტრია“ დოკუმენტების (მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი, პირადი შემადგენლობის) შენახვის ვადები.
ბ) ელექტრონული ანაწერი მოიცავს ინფორმაციის აღწერის რეკვიზიტებს საქმის დონეზე. აღწერის აუცილებელი რეკვიზიტებია: ჩაწერის რიგითი ნომერი (საქმის ნომერი), საქმის ინდექსი, საქმის სათაური, მითითება დედანზე (პირზე), დოკუმენტების კიდური თარიღები, ფურცლების რაოდენობა საქმეში, დოკუმენტების ანოტაცია.
გ) ელექტრონული ანაწერების ერთობლიობა გვაძლევს ინფორმაციას მთლიანად ფონდის შესახებ.
5.ა) ელექტრონული სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათები ავტომატიზებული კატალოგის შექმნის საფუძველია.
ბ) თუ ტრადიციულ სამეცნიერო-საცნობარო აპარატში კატალოგების სახეობები და ნაირსახეობები (სისტემატური, თემატური, სახეობრივი, დაწესებულებათა ისტორიის მიხედვით და სხვ.) ერთმანეთს შორის დაკავშირებულია მითითებების სისტემით, ავტომატიზებულ რეჟიმში ყალიბდება ერთი ელექტრონული კატალოგი, რომელიც შეიცავს აღწერას დოკუმენტის ან საქმის დონეზე.
გ) კატალოგი მარაგდება საკვანძო სიტყვებით, რომლებიც ასახავს თემას, გეოგრაფიულ დასახელებას, პერსონალიებს და ა.შ. კატალოგში გათვალისწინებული კლასიფიკაციის სქემა საშუალებას გვაძლევს მივაკუთნოთ დოკუმენტი ერთ ან რამდენიმე რუბრიკას. ინფორმაციის ძებნა კლასიფიკაციის სქემის მიხედვით საშუალებას გვაძლევს გამოვიყენოთ ელექტრონული კატალოგი როგორც სისტემატური, კატალოგი გეოგრაფიული სახელწოდებების მიხედვით როგორც გეოგრაფიული და ა.შ.
დ) დაწესებულებაში დოკუმენტების რეგისტრაციის ავტომატიზებული სისტემის არარსებობისას იქმნება აღწერების მონაცემთა ბაზა დოკუმენტის დონეზე (ელექტრონული კატალოგი).
ე) ელექტრონულ კატალოგში აღწერების ძირითადი რეკვიზიტებია: ინდექსი, რუბრიკა, ქვერუბრიკა, მოვლენის თარიღი, მოვლენის ადგილი, შინაარსი, ფონდის სახელწოდება, ფონდის ნომერი, ანაწერის ნომერი, საქმის ნომერი, ფურცლის ნომერი. რეკვიზიტები – ფონდის სახელწოდება, ფონდის ნომერი, ანაწერის ნომერი, საქმის ნომერი, ფურცლის ნომერი შეიცავენ სააღრიცხვო დახასიათებებს და შეიძლება ტრანსფორმირებულ იქნენ სააღრიცხვო ავტომატიზებული სისტემიდან.
6. ა) ავტომატიზებული სამეცნიერო-საცნობარო აპარატი ტრადიციულ სამეცნიერო-საცნობარო აპარატთან შედარებით საარქივო დოკუმენტების ოპერატიული და მრავალასპექტიანი ძებნის უფრო ფართო შესაძლებლობას იძლევა. სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის ფუნქციები სრულდება ინფორმაციის ძებნის, ეკრანული გასინჯვისათვის ან ფაილების სახით ძებნის შედეგების წარდგენის, ცნობარების ტექსტების ფორმირების პროცედურების დახმარებით.
ბ) საკვანძო სიტყვები, რომლებიც ახასიათებს აღწერის ობიექტს, შეიტანება სისტემაში აღწერის პროცესში ან მისი დამთავრების შემდეგ. საკვანძო სიტყვები მოსარგებლეს საშუალებას აძლევს სწრაფად მოძებნოს ინფორმაცია ფონდის, ანაწერის, საქმის, დოკუმენტის დონეზე.
გ) ინფორმაციის ძებნა სრულტექსტოვანი მონაცემთა ბაზების მიხედვით, რომლებიც შეიცავს მასალების სრულ ტექსტებს (საარქივო დოკუმენტებს, საჟურნალო სტატიებს, წიგნებს, ნორმატიულ აქტებს), ითვალისწინებს მოსარგებლის მიმართვას უპირველეს ყოვლისა რეფერატისა (შესავლისა) და დოკუმენტთა ნაწილების სათაურებისადმი, საჭიროების შემთხვევაში, შესაბამისი ტექსტისადმი გადასვლით. საჭიროების შემთხვევაში მოსარგებლეს ეძლევა ოპერატიული შესაძლებლობა მიიღოს დოკუმენტის სრული ტექსტის პირი.
დ) ინფორმაციის ძებნა სრულტექსტოვანი დოკუმენტების მიხედვით შეიძლება განხორციელდეს დესკრიპტორებით, რომლებიც შეირჩევა ტეზაურუსის საბეჭდი ვერსიებიდან ან საკლასიფიკაციო ინდექსების მიხედვით, აგრეთვე ბუნებრივი ენის სიტყვების მიხედვით დოკუმენტის ტექსტიდან.
7. ა) მუდმივ შესანახად გადასაცემი დოკუმენტები გადაეცემა საარქივო დაწესებულებას ავტომატიზებულ სამეცნიერო-საცნობარო აპარატთან ერთად.
ბ) ავტომატიზებული სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის მონაცემთა ბაზის სტრუქტურაში აუცილებელი რეკვიზიტების არსებობა და ამ რეკვიზიტების მიხედვით ინფორმაციის წარდგენა ელექტრონულ ფორმატში უზრუნველყოფს დაწესებულების არქივის მონაცემთა ბაზისა და საარქივო დაწესებულების ავტომატიზებული სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის შეთავსებადობას.
თავი IX
არქივის დოკუმენტების გამოყენებ