1.
დოკუმენტის რეგისტრაცია ნიშნავს დოკუმენტზე ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას.
2.
დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისაგან. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით.
3.
დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით:
ა)
რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი;
ბ)
საქმეთა ნომენკლატურის ინდექსი;
გ)
გამოყენებული კლასიფიკატორის ინდექსი.
4.
რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც გამგეობის (თანამდებობის პირების) მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (ბრძანებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.).
5.
დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციას ახდენს მხოლოდ   გამგეობის ადმინისტრაციულ სამსახური.
6.
დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული – შემოსვლის დღეს, შექმნილი  – ხელმოწერის დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი სტრუქტურული ერთეულიდან მეორეში გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება. რეგისტრაციაში გაუტარებელი ნებისმიერი ოფიციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს სტრუქტურული ერთეულის თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს გამგეობის ადმინისტრაციულ სამსახურში.
7.
დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში.
8.
დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია:
ა)
ავტორი (კორესპონდენტი);
ბ)
დოკუმენტების სახეობის დასახელება;
გ)
დოკუმენტის თარიღი;
დ)
დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის);
ე)
დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი;
ვ)
რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი);
ზ)
შესრულების ვადა;
თ)
აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი);
ი)
საქმე №.
9.
საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით:
ა)
შემსრულებლები;
ბ)
შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე;
გ)
შესრულების მიმდინარეობა;
დ)
დანართები და სხვა